Психологія переговорів

Система підготовки і початок переговорного процесу

Усі ми ведемо зараз в усе більшому ступені неспокійне і хаотичне життя. Мається безліч можливих причин для почуття "постійної недостачі часу, щоб зробити всі так, як треба", коли настає момент підготуватися до ведення переговорів.

Підготовка до переговорів нагадує собою будь-яку діяльність, у яку на регулярній основі може утягувати та або інша людина. Досвід - найкращий учитель, проте, більшість людей не здатні скористатися їм для своєї вигоди. Для того щоб знати, на скількох ви готові до переговорів, пропоную скористатися тестом "Готовність до ведення переговорів" (додаток Б).

Усякий раз, коли ведуться переговори, їсти можливість оцінити, наскільки добре ви підготувалися, і зрозуміти, як можна поліпшити цю підготовку. Ігнорування цієї можливості аналогічно відмовленню від однієї з найкращих – причому найбільш дешевої - можливості навчання, що маються у вашому розпорядженні. Аналіз майбутніх переговорів може бути відбитий у виді таблиці "Чи готові ми до переговорів?" (додаток В).

Основні елементи підготовки до переговорів:

визначення предмета (проблем) переговорів;

пошук партнерів для їхнього рішення;

з'ясування своїх інтересів і інтересів партнерів;

розробка плану і програми переговорів;

підбор фахівців до складу делегації;

рішення організаційних питань і оформлення необхідних матеріалів (документів, креслень, таблиць, діаграм, зразків пропонованих виробів і т.д.).

Хід переговорів укладається в наступну схему: 1. Початок бесіди. 2. Обмін інформацією. 3. Аргументація і контраргументація. 4. Вироблення і прийняття рішень. 5. Завершення переговорів.

Першим етапом переговорного процесу може бути ознайомлювальна зустріч (бесіда), у процесі якої уточнюється предмет переговорів, вирішуються організаційні питання, або зустріч експертів, що випереджає переговори за участю керівників і членів делегацій. Успіх переговорів у цілому багато в чому залежить від результатів таких попередніх контактів.

Заслуговують на увагу шість основних правил налагодження відносин між партнерами на попередніх переговорах і рекомендації з їхній реалізації, пропоновані американськими фахівцями.

1. Раціональність. Необхідно вести себе стримано. Неконтрольовані емоції негативно позначаються на переговорному процесі і здатності прийняття розумних рішень.

2. Розуміння. Неуважність до точки зору партнера обмежує можливості вироблення взаємоприйнятих рішень.

3. Спілкування. Якщо ваші партнери не виявляють великої зацікавленості, усе-таки постарайтеся провести з ними консультації. Це дозволить зберегти і поліпшити відносини.

4. Вірогідність. Помилкова інформація послабляє силу аргументації, а також несприятливо впливає на репутацію.

5. Уникайте менторського тону. Неприпустимо повчати партнера. Основний метод - переконання.

6. Прийняття. Постарайтеся прийняти іншу сторону і будьте, відкриті для того, щоб довідатися щось нове від партнера.

Найбільш плідними днями для переговорів вважаються вівторок, середовище, четвер. Самий сприятливий час дня - через півгодини - година після обіду, коли думки про їжу не відволікають від рішення ділових питань. Сприятливе середовище для переговорів може бути створена, у залежності від обставин, у вашому офісі, представництві партнера або на нейтральній території (конференц-зал, пристосовані для переговорів номер готелю, зал ресторану і т.д.) [6].

Успіх переговорів багато в чому визначається умінням задавати питання й одержувати вичерпні відповіді на них. Питання служать для керування ходом переговорів і з'ясування точки зору опонента. Правильна постановка питань сприяє прийняттю потрібного вам рішення. Існують наступні види питань.

Інформаційні питання - призначені для збору зведень, що необхідні для складання представлення про що-небудь.

Контрольні питання - важливо використовувати під час будь-якої розмови, щоб з'ясувати, чи розуміє вас партнер. Приклад: "Що ви про це думаєте?", "Чи вважаєте ви так само, як і я?".

Направляючі питання - необхідні тоді, коли ви не хочете дозволити співрозмовникові нав'язати вам небажаний напрямок бесіди. За допомогою таких питань ви можете взяти у свої руки керування ходом переговорів і направити них у необхідне вам русло.

Провокаційні питання - дозволяють установити, чого в дійсності хоче ваш партнер і чи вірно він розуміє положення справ. Провокувати - значить кидати виклик, підбурювати. Приклад: "Ви упевнені, що зможете ...?", "Ви дійсно вважаєте, що...?"

Альтернативні питання - представляють співрозмовникові, можливість вибору. Число варіантів, однак, не повинно перевищувати трьох. Такі питання припускають швидку відповідь. При цьому слово "або" найчастіше є основним компонентом питання. Приклад: "Який термін обговорення підходить вам більше всього - понеділок, середовище або четвер?".

Підтверджуючі питання - задають, щоб вийти на взаєморозуміння. Якщо ваш партнер п'ять, раз погодився з вами, то на вирішальне шосте питання він також дасть позитивну відповідь. Приклади: "Ви дотримуєте тієї ж думки, що ...?", "Напевно ви раді тому, що...?"

Зустрічні питання - спрямовані на поступове звуження розмови і підводять партнера по переговорам до остаточного рішення. Вважається нечемним відповідати питанням на питання, однак зустрічне питання є митецьким психологічним прийомом, правильне використання якого може дати значні переваги.

Ознайомлювальні питання - призначені для виявлення думки співрозмовника по розглянутому питанню. Це відкриті питання, що вимагають розгорнутої відповіді. Приклад: "На який ефект ви розраховуєте при прийнятті цього рішення?".

Питання для орієнтації - задаються, щоб установити, чи продовжує ваш партнер дотримувати висловленого раніше думки. Приклад: "Яке ваша думка по цьому пункті?", "До яких висновків ви при цьому прийшли?".

Однополюсні питання - мають на увазі повторення співрозмовником вашого питання в знак того, що він зрозумів, про що мова йде. При цьому ви переконуєтеся, що питання зрозуміле правильно, а що відповідає одержує час для обмірковування відповіді.

Питання, що відкривають переговори - досить важливі для ефективного і зацікавленого обговорення. У партнерів по переговорам відразу ж виникає стан позитивного чекання. Наприклад: "Якщо я запропоную вам спосіб, за допомогою якого можна швидко вирішити проблему ..., нічим при цьому,