Забезпечення ефективної підтримки та залучення волонтерів до праці в

організації базується на таких принципах:

1.Волонтери будуть залучені до роботи в кожному підрозділі, як дозволяють закони держави та особливості внутрішньої політики даного відділу.

2.Волонтерська програма може офіційно бути представленою на управлінському та адміністративному рівні. З працівників постійного персо-налу призначається професійний координатор волонтерів для керування залученням волонтерів, перевірок, проведення тренувань та адаптації.

3. Волонтери можуть використовуватися для надання як прямих, так і опосередкованих послуг, а персонал зможе використовувати такий цінний ресурс у плануванні програмних заходів.

4. Персонал та волонтери повинні залучатися до спільного планування та підтримки волонтерської програми.

5. Організація повинна бути впевненою, що її персонал підготовлений та бере активну участь у підтримці волонтерської програми. Для цього для нових працівників повинні проводитися збори для загальної орієнтації стосовно використання громадськості у роботі відділу, і персонал набуде навичок, як працювати та наглядати за роботою волонтерів. Такі тренінги будуть включені у звичайні програми з розвитку персоналу.

6. Всі аспекти волонтерської програми та її підтримка мають контролюватися (шляхом моніторингу та оцінювання у процесі іх перебігу). Потреба розвивати різновиди послуг, які є ефективними, рентабельними, обумовлює необхідність таких заходів.

7. Волонтери не повинні прагнути зайняти робочі місця постійного персоналу. Волонтери винагороджуються саме як неоплачувальні робіт-ники, які працюють разом із персоналом, щоб:

використовувати унікальну можливість перейняти їхні навички та можливості;

розповісти про різноманітність послуг відділу на користь суспільства;

здійснювати безпосередній внесок забезпечення ефективності ро-боти постійного персоналу;

допомагати суспільству загалом, надаючи йому додаткову інформацію про справи неповнолітніх та молоді.

Наступним кроком є співбесіда з волонтером мета якої перед призначенням на посаду — визначити, чи підходить потенційний волонтер вашій програмі, і підібрати таке заняття, яке задовольнить як потреби волонтера, так і програми. Така співбесіда важлива, оскільки успіх вашої волонтерської програми значною мірою залежить від підбору потрібної людини на потрібне місце. Відповідно кожний, хто погодився, повинен пройти співбесіду, незалежно від того як добре ви його знаєте і хто його рекомендував. Крім цього, перша співбесіда дозволить познайомитися, встановити свого роду партнерські стосунки і почати процес орієнтації волонтера.

Перед співбесідою можна попросити волонтера заповнити анкету (якщо ви вирішили використовувати її), з якої отримаєте загальну інформацію про людину і будете говорити більш предметно на інтерв’ю. Анкета має декілька переваг для вас і волонтера:

На співбесіду ви запрошуєте найкращі кандидатури після розгляду анкет;

Дає можливість волонтеру сконцентруватися на тому, що він дійсно хотів би робити;

Економить час на співбесіді оскільки багато інформації про людину ви вже знаєте;

Заповнені анкети завжди у вас зберігаються і в будь-який момент ви зможете звернутися до них.

Для проведення співбесіди потрібно підготовити:

Список можливих волонтерських посад з описом та переліком потрібних навичок;

Список питань, які потрібно поставити стосовно кожної роботи;

Анкета, заповнена волонтером, з його даними;

Низка питань для з’ясування мотивації волонтера;

Інформація та матеріали про організацію та її програми.

Волонтерська програма може включати перевірку потенційних волонтерів або не включати, в залежності від специфіки організації і опису робіт волонтерів. Особливо це необхідно у випадках, коли волонтерська позиція вимагає довідки (наприклад, робота з дітьми) чи диплома, або якщо залучають до роботи людей з обмеженими можливостями. Цей процес завжди є складним для керівника волонтерської програми, тому, що він боїться, щоб волонтер, який прийшов допомогти, не втратив бажання стати волонтером. З іншого боку, завжди можна пояснити важливість цієї процедури, зважаючи на складність чи специфіку роботи. Якщо ви беретеся перевіряти дані волонтерів, то треба повідомити їх про це і спитати дозволу. Єдиний спосіб — це дати підписати спеціальний договір. Варто зауважити, що не всі види даних для кожного волонтера ви будете перевіряти. Під час перевірки слід перевірити наявність кримінального минулого; минулу професійну діяльність; фінансове становище; професійний статус, освіта; особисті дані; медичні дані.

Першою важливою угодою, про яку домовляються волонтер і органі-зація, повинно бути визначення тривалості початкового випробувального терміну. Обидві сторони повинні бути готові припинити стосунки в кі-нці цього терміну без усіляких образ.

Випробувальний термін дає сторонам можливість розібратися у то-му, як можуть бути вирішені проблеми, що виникають, дає їм час дізнатися одне про одного і дозволяє їм створити найбільш сприятливі умови для завершення відносин, якщо це необхідно чи бажано.

Найчастіше випробувальний термін становить ЗО днів, проте, можуть бути довшим в залежності від роботи, яку виконує волонтер чи графіка його відвідувань офісу.

Наступним кроком є підписання чи не підписання угоди з волонтером, адже це питання вимагає зваженого рішення від керівництва організації. Завжди існують за і проти цієї угоди, тому що вона стосується не лише кадрового мененджменту, а й психологічних моментів.

За укладання угоди:

Угода чітко окреслює стосунки між організацією та волонтером;

Серйозне (професійне) ставлення до волонтера;

Усунення конфліктів або способи вирішення їх;

Чітка система звітності;

Проектування майбутньої оплачуваної роботи (підписання угоди спонукає волонтера, особливо молоду людину, до професійної діяльності).

Проти укладання угоди:

Відлякує волонтера;

“Прив’язує” волонтера до організації чим губить сенс “доброї волі”;

Не має юридичних сил;

Угода не потрібна в короткотермінових заходах.

Предметом угоди (див. Додаток А) є надання волонтером організації