Гриф затвердження. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах, за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово "Затверджую", посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка затвердила цей документ, дата затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України ___________

ініціали, прізвище

(підпис)

Дата

Якщо документ затверджується розпорядчим актом, то на ньому зазначається гриф за такою формою:

Затверджено Наказ Міністерства фінансів України 20.05.02 № 15

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа.

Перелік документів, які потребують грифа "Затверджую", визначається організацією на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 2).

Резолюція — це напис на документі, зроблений керівником установи, що містить вказівки щодо виконання документа. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата. Якщо доручення дано кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, але за умови, що в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їхню роботу. На документах з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата. Але на документі повинно бути не більше однієї резолюції, крім випадків, коли необхідно деталізувати порядок виконання документа.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту. Якщо місця недостатньо, її можна проставляти у верхній частині лицьового боку першого аркуша, але не на полі документа, призначеному для підшивки. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.

Відмітки про проходження та виконання документів. Під час проходження документа в установі обов'язково роблять такі помітки:*

про надходження (реєстрацію) документа — на нижньому правому полі першого аркуша документа (скорочене найменування установи, дата надходження документа, індекс документа);*

про взяття документа на контроль — на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту) пишеться слово "Контроль" або літера "К";*

про виконання документа й направлення його до справи — на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання), якщо немає документа про виконання, слова "До справи" й номер справи, у якій документ зберігатиметься, дата направлення документа до справи, найменування й підпис виконавця, наприклад:

До справи № 04/24

Питання вирішено позитивно у телефонній розмові 10.06.02 (посада, ініціали, прізвище) Відмітка "До справи"свідчить:*

про те, що робота над документом завершена;*

про перенесення даних на машинний носій — на нижньому правому полі першого аркуша документа слова "Перенесений на машинний носій", дата перенесення, номер масиву, підпис особи, відповідальної за перенесення даних.

Відмітка про виконавця. Кожний документ повинен мати відмітку про прізвище та номер службового телефону виконавця, які зазначаються на лицьовому або зворотному боці останнього аркуша документа, наприклад:

Петренко 224 50 70

У разі потреби під прізвищем виконавця документа й номером його телефону зазначається індекс друкарки (перші літери й прізвище, кількість надрукованих примірників і дата друкування), наприклад:

Хоменко 444 18 61 ВП 5 12.01.02

Оформлення додатків до документів. Додатки доповнюють, пояснюють окремі частини документа або документ у цілому. Про їх наявність зазначається в тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка в тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів бувають трьох видів:

1) що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

2) що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

3) що є самостійними документами й надсилаються із супровідним листом.

Додатки оформлюються на стандартних аркушах і мають усі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються в тексті, наприклад:

"Розробити й подати на затвердження графік комплексного плану наукової організації праці за формою, зазначеною в Додатку 1".

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату й номер, яка робиться на верхньому правому полі першого його аркуша, наприклад:

Додаток

до наказу Міністерства освіти і науки України 30.05.02 № 17

За наявності кількох додатків на них зазначаються номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться. Додатки до розпорядчих документів повинні підписувати керівники структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша додатка. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:*

якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням, наприклад:

Додаток: 1. Інструкція з діловодства на 10 арк., у 3 прим.

2. Відгук на проект інструкції на 4 арк., у 2 прим.;*

якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказують. На самих додатках у правому верхньому куті пишеться слово "Додатки", номер додатка (якщо їх кілька), назва, дата й номер основного документа.

Текст — головний елемент документа. Підготовка текстової частини — одна з найважливіших операцій у документуванні. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторів та вживання слів