Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з певного питання документів. Його текст може бути оформлений у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст містить граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, у другій — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист — прохання без пояснення. Форма анкети використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових, документах з матеріально-технічного постачання й збуту тощо.

Форма таблиці використовується в разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об'єкти ознаки та їх показники у разі потреби кодуються. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників установ. За зміст документа, який візується кількома особами, відповідальність несуть однаковою мірою всі ці особи.

У тексті документа, підготовленого іншими організаціями чи на основі виданих раніше документів, вказують їх реквізити:*

назву документа;*

назву організації — автора документа;*

дату;*

реєстраційний номер;*

заголовок до тексту.

Якщо в тексті міститься кілька рішень, висновків тощо, то його потрібно розбити на розділи, пункти і пронумерувати арабськими цифрами.

У розпорядчих документах колегіальних органів текст подають від третьої особи (постановляє, вирішив).

Текст протоколу подається від третьої особи множини (слухали, виступили, ухвалили).

У документах, що встановлюють права та обов'язки організацій, їхніх структурних підрозділів (положення, інструкції), а також тих, що вміщують опис, оцінку фактів чи висновки (акт, довідка), використовують форму викладу від третьої особи однини чи множини (відділ виконує функції, комісія постановила).

У листах використовуються такі форми викладу:*

від першої особи множини ("Просимо направити", "Направляємо на розгляд");*

від першої особи однини ("Вважаю за необхідне", "Прошу виділити");*

від третьої особи однини ("Міністерство не заперечує", "Академія управління вважає можливим").

Постійна інформація може бути оформлена у вигляді трафаретного тексту, наприклад тексту довідки про заробітну плату робітника.

Підпис — обов'язковий реквізит службового документа. Він складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.

Документи підписують посадові особи установи відповідно до їхньої компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

Начальник Головного архівного

управління при Кабінеті Міністрів

України (тдпж) (ініціали, прізвище)

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником відповідно до їхніх повноважень.

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники. Коли документ надсилається одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи — автора, а на місця розсилаються засвідчені копії.

Документи підписуються, як правило, однією особою, якщо за зміст документа відповідають кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) — двома або більше особами. При цьому їхні підписи розміщуються один під одним відповідно до посади. Наприклад:

Директор інституту (підпис) (ініціали, прізвище) Головний бухгалтер (підпис) (ініціали, прізвище)

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться машинописним способом або на ПК, наприклад, "в. о.", "заст.").

Не допускається підписання документа з прийменником "за" або поставлення скісної риски перед найменуванням посади.

Печатка. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою.

Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, дорученнях.

Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі чинних нормативно-правових актів (див. зразок 1).

Печатка (негербова), яка відтворює найменування відповідної установи, її структурного підрозділу, ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Погодження документів. Візи. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як в установі (зі структурними підрозділами) посадовими особами, які відповідно до її компетенції займаються питаннями, порушеними у проекті документа, — внутрішнє, так і за її межами — зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник відділу постачання (підпис) (ініціали, прізвище) Дата

Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ. Проекти нормативно-правових актів установи перевіряють працівники юридичної служби установи на відповідність їх законодавству й візують на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проекту акта.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа й включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи, з якою погоджується проект документа (включаючи найменування установи), особистий підпис,