ПОГОДЖЕНО

Заступник міністра економіки України

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Вищої атестаційної комісії

Дата

№____

У разі коли зміст документа стосується більш ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження, наприклад:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Найменування посади Найменування посади

(підпис) (ініціали, прізвище) (підпис) (ініціали, прізвище)

Дата Дата

Відмітка про засвідчення копії. Засвідчують копію документа для надання їй юридичної сили. Відмітка "Копія" зазначається у верхній правій частині лицьового боку першого аркуша документа.

Копія документа виготовляється й видається тільки з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній (це правило не поширюється на архівні установи, державні нотаріальні контори й приватних нотаріусів). Під час вирішення питання про прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їхніх трудових, житлових та інших прав, а також формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо). Копія документа виготовляється рукописним і машинописним способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи елементи бланка, і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу.

Засвідчення документа складається зі слова "Згідно", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів і прізвища, дати засвідчення копії й проставляється нижче реквізиту "Підпис", наприклад:

Згідно

Інспектор відділу кадрів

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

На копіях виданих документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її підпис і дата засвідчення, наприклад:

Дата, індекс

Начальник відділу

(підпис) (ініціали, прізвище)

Згідно

Інспектор відділу кадрів

(підпис) (ініціали, прізвище)

Дата

Також на копіях вихідних документів мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців: напис про засвідчення документа, завірений печаткою (негербовою) з найменуванням відповідної установи або її структурного підрозділу. Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.

Зразок 1

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

1. Акти (прийому, закінчених об'єктів будівництва, обладнання, виконання робіт: списання, експертиза тощо).

2. Аркуші погодження нормативно-правових актів.

3. Висновки й відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України.

4. Довідки (лімітні: про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; нараховану й належну зарплату тощо).

5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення.

6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, про здійснення робіт тощо).

7. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).

8. Заяви (на акредитив, про відмову від акцепту тощо).

9. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).

10. Зразки й відбитки печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.

11. Посвідчення про відрядження.

12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництв нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).

13. Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо).

14. Подання й клопотання (про нагородження орденами й медалями, преміями).

15. Протоколи (погодження планів поставок).

16. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

17. Специфікації (виробів, продукції тощо).

18. Статути державних підприємств (об'єднань).

19. Титульні списки.

20. Штатні розписи.

Зразок 2

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню

1. Акти (перевірок, ревізій, прийому закінчених об'єктів будівництва, списання, експертизи, передачі справ, ліквідації установ).

2. Звіти (про виборчу діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо).

3. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт, технічні тощо).

4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд, на підготовку та освоєння виробництва нової продукції, на капітальне будівництво тощо).

5. Нормативи (витрати сировини, матеріалів, електроенергії, технологічного проектування, чисельності працівників тощо).

6. Переліки (посад працівників з нормованим робочим днем, типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо).

7. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних робіт; упровадження нової техніки, кооперативних поставок продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, вченої ради тощо).

8. Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо).

9. Розцінки на здійснення робіт.

10. Статути державних підприємств (об'єднань).

11. Структура й штатна чисельність.

12. Форми уніфікованих документів.

13. Штатні розписи.

Контрольні питання

1. Назвіть основні реквізити документа.

2. Опишіть основні випадки адресування документа.

3. Вкажіть, як здійснюється внутрішнє та зовнішнє погодження документа.

4. Перелічіть основні вимоги до тексту документів.

5. Перелічіть основні позначки на документах.

2. Вимоги до документів, підготовлених до друкування

Текст документів на папері формату А4 друкують через 1,5 міжрядкових інтервалу, а формату А5 — через 1 міжрядковий інтервал. Тексти документів, що готуються до друку, друкуються через 2 міжрядкових інтервали.

Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Відмітка про наявність додатка", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами, наприклад:

Погоджено

2

Заступник міністра

1,5

(підпис) (ініціали, прізвище)

1

Дата

Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами. Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифровку реквізиту "Підпис" друкують на рівні останнього рядка найменування посади без інтервалів між ініціалами й прізвищем.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів — 28 знаків.

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Під час друкування документів використовують вісім стандартних положень табулятора:

0 — від межі лівого поля — для реквізитів "Заголовок до тексту", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатка", "Прізвище виконавця та номер його телефону", "Відмітка про виконання документа й направлення його до справи", найменування