1 — після 5 друкарських знаків — для складання таблиць і трафаретних текстів;

2 — після 24 друкарських знаків — для складання таблиць і трафаретних текстів;

3 — після 24 друкарських знаків — для складання таблиць і трафаретних текстів;

4 — після 32 друкарських знаків — для реквізиту "Адресат";

5 — після 40 друкарських знаків — для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

6 — після 48 друкарських знаків — для розшифровки підпису в реквізиті "Підпис";

7 — після 56 друкарських знаків — для складання таблиць і трафаретних текстів, а також для кодів за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО) та Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

За наявності кількох грифів затвердження й погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від положень табулятора 0, 1,5.

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац посилання на документ, що став підставою для його

видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкуються від положення табулятора 0, а текст до них — через один міжрядковий інтервал.

Якщо документи оформляються на кількох сторінках, друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Друкований текст документа обов'язково перевіряє виконавець. На рукописі він зазначає, скільки примірників необхідно друкувати, на якому форматі, дату здачі матеріалів до тиражування.

Невеликі за обсягом документи розмножує безпосередньо секретар за допомогою оргтехніки на його робочому місці. Розмноження великих за обсягом документів повинно здійснюватись спеціалізованим підрозділом за такими правилами:*

для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;*

документи на розмноження передаються разом із замовленням. При цьому замовленню присвоюється номер, зазначається дата його передачі, встановлюється термін виконання замовлення;*

замовлення реєструється у спеціальному журналі обліку роботи. Особа, яка одержує розмножений документ, розписується на замовленні із зазначенням дати одержання;*

оригінали документів після виготовлення з них копії повертаються за належністю.

3. Вимоги до бланків

Бланк — це стандартний аркуш, на якому відображена постійна інформація й відведено місце для перемінної. Для складання службових документів в установах повинен використовуватися папір форматів А4 та А5. Складання документів на папері довільного формату не дозволяється. Як правило, усі службові документи повинні оформлятися на бланках установи, які виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства з обов'язковим додержанням таких правил:*

встановлюються два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів. Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік;*

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка

розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;*

бланки повинні виготовлятися на ПК на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору;*

бланки документів повинні мати такі поля: ліве — ЗО мм; верхнє — не менш ніж 10 мм; праве й нижнє — не менш ніж 8 мм.

Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох організацій, оформляють не на бланках.

Якщо документ створюється за допомогою комп'ютера, то потрібно врахувати, що шрифт, яким друкується текст, має бути максимально наближений за формою та розміром до шрифту друкарської машинки.

Загальний бланк містить реквізити:*

Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);*

емблема підприємства, установи, організації;*

найменування вищої організації;*

найменування підприємства, установи, організації;*

дата та індекс документа.

Бланк службових листів містить реквізити:*

Державний Герб України (порядок його використання визначається законом);*

емблема підприємства, установи, організації;*

код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО);*

найменування вищої організації;*

найменування підприємства, установи, організації;*

індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, телефон, факс, банківські дані;*

дата та індекс документа;*

посилання на дату й індекс вхідного документа (див. зразки бланків).

Загальний бланк

(герб)

УКРАЇНА

МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ

Бланки службових листів

І. ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ

при Кабінеті Міністрів України 02601, м. Київ-601, МСП

вул. Солом'янська, 24 Головархів України, тел. 277-27-77

________№________________

На №_____________________

2. ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ

при Кабінеті Міністрів України

________№________________

Список використаної літератури:

Список використаної літератури

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высш. шк., 1995.

2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. — М.: Высш. шк., 1989.

3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленнос-ти. — М.: Изд-во стандартов, 1990.

4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. — К.: ВЗУУП, 1990.

5. Головач А. С. Оформление документов. —К.; Донецк: Выщашк., 1983.

6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонден-ция. — М.: Русский язык, 1985.

7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998.

8. Коваль А. П. Ділове листування. — К.: Либідь, 1992.

9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 1998.

10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та пра-цівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. — К., 1994.

11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998.

12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1993.

13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП, 1997.

14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Кур-батовой. — Обнинск: Титул, 1995.

15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП,