Бібліотека має організувати та забезпечити обслуговування студентів усіх факультетів. Оскільки, кожен факультет має дві форми навчання: денне та заочне відділення, тому кількість студентів, що має обслуговувати бібліотека, подвоюється. І це, у свою чергу, потребує наявності в бібліотеці добре укомплектованого фонду за спеціальностями та напрямами навчання як передумови ефективного обслуговування всіх категорій користувачів.

Охарактеризуємо послуги й основні процеси відділу обслуговування (абонемента)

1. Реєстрація користувачів: 1.1) присвоєння номера білетові користувача та одночасно ознайомлення користувачів з правилами користування та можливостями бібліотеки; 1.2) внесення реєстраційних даних про користувача до картотеки; 1.3) перереєстрація всіх користувачів на початку навчального року та продовження квитків користувача; 1.5) інформаційний пошук.

2. Видача та повернення літератури.

3. Щоденне розміщення видань, що повертають користувачі у підсобних фондах.

4. Виконання замовлень по МБА.

5. Обробка статистичних даних.

6. Опрацювання наказів на зміну прізвищ користувачів (шлюб чи інше).

7. Організація тематичних виставок і виставок нових надходжень.

8. Забезпечення своєчасного одержання нових надходжень з відділу книгозберігання.

9. Вилучення з фонду видань, що підлягають списанню.

10. Щоденний облік виконаної роботи за день та ін.

Таким чином, можна графічно подати модель предметної галузі відділу обслуговування, яка має ієрархічну структуру (Рис. 1) та відображає взаємозв'язки між користувачем й відділом обслуговування (абонементом).

Таким чином, після вивчення й аналізу предметної галузі відділу обслуговування можна переходити до переведення традиційних процесів та операцій обслуговування користувачів до автоматизованого режиму роботи на основі електронного абонемента. Причому, як стверджують фахівці з бібліотечної автоматизації, відповідність традиційних та автоматизованих процесів необхідно апробувати для подальшого введення в практичну діяльність.

Рис. 1. Модель предметної галузі відділу обслуговування

При впровадженні автоматизованих технологій після детального дослідження об'єкта (бібліотеки ВНЗ й відділу обслуговування) на основі отриманих результатів розроблюється алгоритм роботи автоматизованого абонементу, котрий являє собою узагальнюючу схему всіх процесів, що потребують автоматизації. Основні завдання при побудові алгоритму полягають у виявленні всіх об'єктів предметної галузі, процесів і зв'язків між ними.

Розробці моделі електронного абонемента передує розробка алгоритму роботи абонемента, що забезпечує наочність всіх процесів та надає можливість з'ясувати, які процеси потребують удосконалення.

Алгоритм відображає відносини між бібліотекарем і користувачем; стосується основних процесів, що відбуваються під час спілкування (запис, запит, повернення, відмова); відображає бази даних відділу обслуговування (абонемента) (користувачі та книгосховище), зв'язок абонентів з електронним каталогом бібліотеки ВНЗ.

Зважаючи на те, що робота відділу обслуговування і послуги, які він надає, потребують удосконалення в умовах використання інформаційно- комунікаційних технологій, а вирішення цього питання пов'язане з використанням автоматизованих технологій, розглянемо складові комплексу автоматизованого обслуговування користувачів. Іншими словами, йдеться про «електронний абонемент», що є головним, базовим модулем у комплексній структурі АІБС, якщо розглядати систему як комплекс модулів, що відповідають функціональним напрямам бібліотечної діяльності.

Як і для традиційної так і для електронної бібліотеки важливі такі групи проблем: формування фонду, забезпечення збереження та доступності фонду. Для електронної бібліотеки ці завдання доповнюються наступними: компактне зберігання великих обсягів інформації (каталог бібліотеки, списки користувачів); швидкий пошук потрібної інформації по різних критеріях у чималому масиві (пошук потрібної літератури, пошук користувача); організація віддаленого доступу до інформації; відстежування місцезнаходження кожного екземпляра в нинішній момент часу; постійне оновлення інформаційного банку даних.

На проектних стадіях розробки в електронних бібліотеках перебувають такі рішення: електронний каталог, який виконує реєстрацію книги, здійснює пошук по різних критеріях; електронний абонемент як комплекс засобів, що дозволяють контролювати рух книжкового фонду бібліотеки.

Комплекс засобів, що забезпечують роботу АІБС «Бібліотека», складається з таких елементів: особистий ідентифікатор — унікальна ознака кожного студента. Фізично ідентифікатор — це штриховий код, який генерується на основі номера залікової книжки; унікальний ідентифікатор книги фізично є штриховим кодом, що генерується на основі інвентарного номера книги; система ідентифікації, тобто комплекс устаткування,

призначеного для перевірки належності суб'єктові пред'явленого ним ідентифікатора, підтвердження його достовірності і внесення змін до його абонементної картки [10].

Необхідно зауважити, що відділ обслуговування повинен мати декілька баз даних, які матимуть зв'язок між собою, і кожна з котрих має своє призначення.

1. База даних користувачів (дані про студентів, професорсько-викладацький склад, аспірантів та ін., тобто електронні формуляри користувачів). Пошук по БД користувачів здійснюється за прізвищем, факультетом, групою. Обслуговування в усіх підрозділах бібліотеки має відбуватися по єдиному квитку користувача.

2. База даних фонду відділу обслуговування має містити декілька рівнів, тому пошук по базі здійснюватиметься по рубриках та підрубриках: автору, назві (навчальні, наукові, довідкові, художні видання); тематиці: (педагогіка, економіка, психологія, філософія, соціологія, релігія, етика, естетика, логіка, культура, історія, мистецтво, інформаційні технології, іноземна мова, біологія, методичні матеріали та ін.); ключовим словам.

В електронному формулярі користувача є поля, видимі для користувача, а є й невидимі. У видимі поля заповнюється те, що видається користувачеві. Після повернення ним видання до бібліотеки, в момент списання, інформація переноситься в інше, невидиме поле, де накопичуються статистичні дані. Після встановленого терміну відбувається обнуління бази даних і починається знову (Рис. 2).

№ | Назва поля

1. | Номер квитка користувача

2. | Прізвище, ім'я та по батькові

3. | Рік народження

4. | Освіта

5. | Категорія