6. | Місце роботи

7. | Факультет

8. | 8.1.Спеціалізація. 8.2.Курс. 8.3. Група. 8.4. Форма навчання

9. | Домашня адреса (телефон)

10. | Дата запису до бібліотеки

11. | Дата отримання видання

12. | Видані видання

13. | Термін повернення видань

14. | Дата повернення видань (відмітка)

15. | Відділ (у якому обслуговувався користувач)

16. | Замітки

Рис. 2. Модель електронного формуляра користувача

У результаті розробки таких БД вирішуються декілька завдань, а саме: БД надає можливість швидко знаходити формуляр користувача та вести запис виданого або поверненого видання, що значно оптимізує процес обслуговування.

На абонементі важливою є автоматизація процесів обслуговування користувачів виданнями з основного книгосховища (фонд бібліотеки). Тому створення БД фонду відділу є необхідним етапом. БД надає можливість бібліотекарям швидко надавати користувачам інформацію про видання, що знаходиться у фонді (або про видані екземпляри і коли вони будуть повернені; в якому форматі і на якому носієві зафіксоване необхідне видання (на звичайному чи електронному)).

Важливою умовою ефективного функціонування кожної бази є пошукові засоби. При впровадженні автоматизованого обслуговування важливим є використання допоміжних засобів, таких як: словники, тезауруси тощо.

Необхідним заходом є опанування штрих-кодової технології обслуговування. Для спрощення процесів видачі та повернення видань необхідно застосовувати штрих-кодову систему, тобто присвоєння кожному екземпляру видання свого штрих-коду. Штрих-кодова етикетка (аналог інвентарного номера), котра обробляє всі видання, відповідає лише одному конкретному екземпляру, що залишає мало місця для помилок та неточностей [11, 12]. Завдяки впровадженню штрих-коду спроститься процес видачі/повернення видань, відбувається зчитування штрих-коду з квитка користувача та з видання і в базі даних, у формулярі змінюється інформація (записується або ставиться відмітка про повернення видання). Користувач зможе повернути бібліотечну літературу, залишивши її в абонентській скриньці для повернення літератури, а бібліотекар уже сам зніме її з електронного формуляра користувача, цей процес значно спроститься. Отже, введення штрих-кодування суттєво зменшує час обслуговування та значно впливає на точність і чіткість праці.

Запропонована методика створення електронного абонемента в межах АІБС збігається із загальними етапами впровадження інформаційних технологій у систему обслуговування бібліотеки ВНЗ, яку пропонують інші бібліотеки України та зарубіжжя [13, 14].

Перший етап — створення електронної бази користувачів і освоєння режиму реєстрації. Система обслуговування передбачає попередню реєстрацію користувачів і з початку календарного року — перереєстрацію.

Другий етап — технологічне опанування модуля «Обслуговування користувачів» та впровадження автоматизованої книговидачі на навчальному абонементі та в читальному залі наукової й навчальної літератури. Використання штрих-кодових технологій та здійснення ретроконверсії активної частини книжкового фонду для переходу до автоматизованої книговидачі в

цих підрозділах. На електронній видачі навчального абонемента база даних обробляється та формується на основі використання електронного формуляра. Тут же здійснюється видача квитка користувача з штрих-кодом, а з користувачами підписується договір про обслуговування в автоматизованому режимі.

Слід зазначити, що надалі слід скористатися методичними рекомендаціями ретровведення книжкового фонду для повноцінного опанування модуля «Обслуговування користувачів».

Крім того, необхідно приділити особливу увагу створенню підсистеми автоматизованого обслуговування абонентів по МБА з урахуванням таких вимог: забезпечення повноти інформації про циркуляцію замовлень на літературу та про абонентів МБА; відстежування термінів видачі/повернення літератури; забезпечення статистичного аналізу й звітності; друк супровідних і статистичних форм та ін. Для цього інформація накопичується у двох взаємопов'язаних базах даних: БД Абонентів, яка містить відомості про зареєстрованих абонентів МБА і про замовлення, по яких абонентові надіслане видання (оригінал) в електронному варіанті; БД замовлень, яка містить оперативні відомості про виконання замовлень абонентів, їх місцезнаходження на кожному етапі обробки і про видачу/повернення видання.

Перехід на електронну видачу надає можливість позбавитися численних паперових носіїв (квитки користувачів, формуляри користувачів, книжкові формуляри, реєстраційні картки), сприятиме спрощенню операцій «видача-повернення» літератури, реєстрації користувачів і, як результат, економії робочого часу. Скорочення рутинних і трудомістких операцій, дублювання дій та відмова від паперових технологій не лише полегшать працю бібліотекаря, але й дозволять кількісно і якісно підвищити рівень обслуговування користувачів. Час, що звільнився, співробітники відділів обслуговування можуть використовувати на розширення бібліотечних послуг: консультацій, виконання довідок по пошуку й отриманню видань та ін.

Необхідно відзначити, що опанування цих технологій — достатньо складний процес, як у технічному сенсі, так і в психологічному. Але поетапне впровадження технології автоматизованої книговидачі та постійний контакт з розробниками АІБС дозволяє успішно здійснити цей процес. Інтерактивна електронна база надає можливість бібліотекареві з будь-якого відділу обслуговування отримати різні відомості про користувача: кількість документів, виданих йому нині, або протягом семестру, або за весь час його навчання у ВНЗ, порушення ним бібліотечних правил та ін. Це надає нам можливість підписувати обхідний лист в одному місці — на електронній видачі навчального абонемента. Результатом є зручність, оперативність для користувачів, істотна економія робочого часу для співробітників інших підрозділів бібліотеки.

Крім того, автоматизована система необхідна при отриманні відомостей по всіх аспектах діяльності бібліотеки. Інтерактивна статистика

дозволяє отримати відомості про користувачів, відвідуваність, визначити навантаження на бібліотекаря протягом будь-якого періоду робочого дня і надає можливість раціонально використовувати співробітників у момент «пікового» навантаження, встановити оптимальний час роботи відділів. Аналіз, отриманий за допомогою АІБС, не лише скорочує трудомісткість роботи зі збору даних, але й підвищує їх об'єктивність, а головне — він ефективний, тому що надає можливість здійснювати оперативне управління.

Таким чином, можна застосувати етапи автоматизації таких стадій