Інформаційні системи і технології в менеджменті

План

I. Теоретичні питанняI. Теоретичні питання

Завдання 1.Завдання 1. Охарактеризуйте застосування інформаційних технологій в менеджменті

Менеджмент являє собою науку про ефективне управління. З точки зору кібернетики управління поділяється на обробку інформації та прийняття управлінських рішень. Практика підтверджує такий поділ і показує, що приниження кожної зі сторін знижує якість управління. Сам процес управління є специфічним видом людської діяльності, в якому інформація виступає як предмет праці і вся робота органів управління ззовні уявляється як обробка інформації. Прийняття рішення є вольовим актом, що здійснюється людиною за результатами обробки інформації. Істотність даного поділу і важливість кожної зі сторін процесу управління проявилися зокрема в ході масового створення автоматизованих систем управління (АСУ) в СРСР в період соціалістичних методів господарювання. В той же час, аналогічний досвід накопичений і при автоматизації роботи компаній в країнах з розвиненою ринковою економікою. Недооцінка ролі обробки інформації веде до прийняття волюнтаристських рішень, їх меншій обґрунтованості і взаємного узгодження. А це, в свою чергу, веде до великих втрат і зниження ефективності виробництва. В сучасних умовах вимоги до обґрунтованості і узгодженості управлінських рішень підвищуються, тому обробка інформації потребує усе більшої уваги. Вдосконалення методів обробки інформації є важливим фактором покращення управління. Підвищення ролі інформації, обумовлене науково-технічним прогресом, характерне для будь-яких управлінських задач, як в управлінні підприємствами, так і в державному та муніципальному управлінні. Менеджери великих фірм розглядають автоматизацію обробки інформації як ключ до корінних перетворень в методах управління фірмою. Інформація вважається таким самим важливим ресурсом в фірмі, як робоча сила, виробниче обладнання, матеріали і грошові засоби. Вона заслуговує не меншої уваги і потребує не менш ґрунтовного планування, ніж інші ресурси. Не будучи, власне, жодним з цих ресурсів, інформація слугує інфраструктурою, що визначає ефект використання ресурсів організації.

Провідне місце у сучасній проблематиці застосування інформаційних технологій у менеджменті посідає концепція електронного офісу. Вона базується на ідеях гнучкого вбудовування сучасних технологій обробки інформації в діяльність традиційних офісів (органів управління підприємствами і фірмами). Кінцевою метою реалізації концепції електронного офісу є зведення до мінімуму внутрішньоорганізаційних видатків процесу управління за рахунок переходу від традиційних (паперових) представлень документів до їх електронних аналогів. Останнє, в кінцевому рахунку, дозволяє керівництву і співробітникам офісних служб сконцентруватися на безпосередніх задачах їхньої діяльності. Серед основних функцій електронного офісу можуть бути названі:

- забезпечення життєвого циклу документів (створення, оформлення, реєстрація, верифікація, зберігання, видалення);

- забезпечення спільного доступу до документів;

- забезпечення автоматизованого процесу руху документів у відповідності з установленими технологіями їхньої обробки;

- контроль виконання;

- ведення індивідуальних розкладів діяльності співробітників, узгоджених в рамках єдиного плану роботи офісу;

- службові функції процесу документообігу (стилістичне та поліграфічне оформлення, тиражування, формування звітів і т. ін.).

Завдання 2.Завдання 2. Перелічіть сучасні корпоративні програмні системи, які пропонуються на ринку програмного забезпечення, стисло опишіть їх

Корпоративні програмні системи забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами та їхньої публікації, що доступна, як правило, усім працівникам організації.

Корпоративні програмні системи забезпечують різні функції, причому практично усі фірми-постачальники програмних продуктів цього класу гарантують адаптацію своїх програм до потреб конкретної організації.

Серед основних функцій корпоративних програмних систем можна зокрема відзначити конвертацію паперових документів в цифрову форму. Такі системи мають величезні переваги перед звичайними архівами завдяки ефективному зберіганню і пошуку інформації. Окрім того, електронною копією документа можуть користуватися одразу декілька співробітників, причому без загрози для подальшого зношення і “старіння” оригіналу.

Природно, попередньо доведеться перетворити інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило це TIFF або JPEG. Далі документ можна конвертувати в текстову форму за допомогою OCR-системи, що дозволить зменшити місце, яке займається електронним образом. Щоправда розпізнавання вихідного документу далеко не завжди є необхідним, наприклад, якщо це рукописний документ.

Наступне завдання, яке можна набагато ефективніше вирішувати за допомогою систем електронного документообігу – це реєстрація документів на кожному етапі їх обігу. Наприклад, це реєстрація тих або інших дій і подій, що відбулися з документом, - “Для відповіді замовнику”, “До відому”, “Для урахування в роботі”, “Документ на розгляді” і т. д. При цьому інформацію про те, на якому етапі обробки зараз знаходиться документ, заносить конкретний виконавець, а переглянути ці відомості може будь-який зі співробітників, що має відповідні повноваження.

Чергова проблема, яку можна вирішити – це підтримка спільної роботи і обміну електронними повідомленнями. В практиці дуже часто буває важко “спіймати” потрібну людину на місці, щоб отримати у неї потрібну резолюцію або необхідний підпис. Замість щохвилинних телефонних дзвінків і постійного заглядання до заповітного кабінету на підприємстві організовується внутрішня електронна пошта, і всі можливі запити і узгодження виконуються через e-mail. Природно, кожного співробітника необхідно зобов’язати декілька разів на день перевіряти свою пошту. Нерозривно з ідеєю обміну інформацією в електронній формі пов’язана концепція спільного інформаційного порталу. Такі портали являють собою сервіси зберігання, публікації і обговорення документів в інтранеті, пошуку інформації, засоби призначення зустрічей (як реальних, так і віртуальних). Подібні системи застосовуються як в комерційних компаніях, так і в державних структурах.

Значно автоматизувати різноманітні процедури, пов’язані з оформленням документів дозволяють системи управління робочими потоками (work-flow). Ці системи розраховані на забезпечення руху деяких об’єктів за заздалегідь визначеними маршрутами (так звана “жорстка маршрутизація”) окрім того в системах work-flow передбачається й довільна маршрутизація, коли маршрут