В залежності від задач конкретної організації, можуть використовуватися як вузько спеціалізовані (автоматизація якоїсь однієї функції або обмеженого аспекту управлінської діяльності) так і універсальні корпоративні системи.

Нижче коротко розглянуті корпоративні системи, які є найбільш популярними на вітчизняному ринку.

LanDocs.

Система LanDocs призначена для автоматизації процесів управління документами, документообігом і діловодством на підприємствах і в організаціях різного профілю і масштабу. Система LanDocs реалізована як адаптивна CASE-модель електронного офісного документообігу і діловодства. Настроювання системи на конкретні умови експлуатації здійснюються модифікацією параметрів CASE-моделей без зміни програмного коду. Поставляється в двох варіантах: як закінчена система (програмне забезпечення, документація, навчання користувачів) чи як відкритий до розвитку варіант (базовий набір CASE-моделей, спеціалізована бібліотека діалогових елементів, CASE-технологія адаптації і підтримки, навчання користувачів, розроблювачів і фахівців групи підтримки).

Staffware.

Концепція системи Stаffwаrе передбачає рух документа по визначеним для нього маршрутам. Самі маршрути описуються за допомогою бізнес-функцій. Бізнес-функція складається з кроків, для кожного з яких задаються мета, вихідні дані і порядок дій користувача. Кроки бувають нормальними, автоматичними і подіями. Нормальні кроки визначають організацію взаємодії з користувачем через екранні форми. Автоматичні кроки застосовуються для автоматизації деяких видів діяльності, наприклад виклику потрібного додатка, зміни бази даних. Подія керує ходом виконання (розгалуженням) бізнес-функції. За допомогою механізмів очікування і нагадування забезпечується синхронізація нормальних кроків.

Loturs Notes.

Продукт Lotus Notes фірми Lotus Development Corporation являє собою засіб проектування систем підтримки групової роботи і може розглядатися як стандарт у цій області.

Середовище Lotus Notes і додатки, створені на його основі, задовольняють основним вимогам до єдиної системи управління документообігом великих організацій і мають наступні функціональні можливості:

1. Облікова обробка усіх видів документів. У базах даних Notes можна зберігати інформацію практично будь-якого типу й організовувати внутрішніми засобами облік і контроль за проходженням документів. Система Lotus Notes забезпечує побудову різних форм для реєстрації документів, що включають у себе як формальні реквізити, так і сам зміст документів. При необхідності власне зміст документа може зберігатися в окремій базі даних, у тому числі як образ сканованого паперового документа.

2. Унікальність номера. У системі мається можливість присвоювання документам унікальних номерів, у тому числі й у розподіленій обчислювальній мережі.

3. Узгодженість з іншими підсистемами. Система Notes, поряд із засобами її розширення, забезпечує можливість інтеграції з іншими інформаційними підсистемами, зокрема поштовими, а також із системами, що працюють з реляційними базами даних. Підтримується доступ на рівні ODBC.

4. Розподілений документообіг. Notes являє собою систему, що масштабується в широких межах, від окремо узятого ПК до систем з десятками серверів, до кожного з яких можуть бути підключені до декількох сотень користувачів. На кожному сервері можуть розміщатися кілька баз даних. Необхідна інформація розподіляється між цими базами, а інформація, необхідна для всіх користувачів, періодично синхронізується.

5. Обмеження доступу. Захист даних реалізується на всіх рівнях: сервер, база даних, форма, документ, секція документа й окреме поле. При встановленні сеансу зв'язку обов'язково здійснюється аутентифікація користувача. Підтримується електронний підпис і шифрування даних.

Починаючи з 4 версії система Lotus Notes включає Web Navigator для безпосереднього доступу до інформації в мережі Internet / WWW.

Завдання 3.Завдання 3. Опишіть сферу застосування в Excel зведених таблиць

Зведена таблиця – це таблиця, котра використовується для швидкого підведення підсумків або об’єднання великих обсягів даних. Змінюючи місцями рядки і стовпці, можна створювати нові підсумки для вихідних даних.

Зведену таблицю можна створити на підставі списку (бази даних) Microsoft Excel, зовнішньої бази даних а також іншої зведеної таблиці. Аналіз даних в зведеній таблиці відбувається за допомогою підсумкових функцій (сума, середнє, кількість значень та ін.).

Змінюючи представлення даних можна групувати підсумкові дані по різних полях.

Наприклад, на фірмі ведеться електронна таблиця Excel з відомостями про діяльність менеджерів з продажу. Кожний рядок позначає один продаж. У таблиці наявні поля: “Прізвище менеджера”, “Місяць продажу”, “Продукція”, “Вартість”. Можна згрупувати дані за прізвищем менеджера з груповою операцією “Сума”, щоб дізнатися, на яку суму кожний менеджер продав яких товарів в який місяць (табл. ) або провести групування за полем “Місяць”, щоб дізнатися, як продавалися різні товари в різні місяці (табл. ) і т. п.

Таблиця .

Групування зведеної таблиці за прізвищем менеджера

Прізвище менеджера | Іванов

Сумма по полю Вартість | Місяць продажу

Продукція | Січень | Лютий | Березень | Общий итог

гречка | 1000 | 1000 | 2000

рис | 2000 | 2000

Общий итог | 1000 | 2000 | 1000 | 4000

Таблиця .

Групування зведеної таблиці за місяцем продажу

Місяць продажу | Січень

Сумма по полю Вартість | Продукція

гречка | рис | Общий итог

Всего | 2000 | 2000 | 4000

Завдання 4.2Завдання 4. Опишіть, для чого потрібні таблиці Access і як вони зв’язуються між собою

Таблиці Access потрібні для зберігання даних користувача і являють собою аналог звичайних (паперових) таблиць для обліку даних. В таблицях Access може міститися будь-яка інформація – від простого тексту (наприклад, ім’я і адреса) до складної структури даних, включаючи малюнки, звуки і відеозображення. Зберігання даних в табличній структурі дозволяє системі управління базами даних (СУБД) Access виводити дані в обробленому та узагальненому вигляді завдяки використанню запитів та звітів.

Зв’язок між таблицями встановлює відношення між співпадаючими значеннями полів різних таблиць, часто, хоча й не завжди, такі поля мають