Заключний контроль - це збір і аналіз інформації про фактичні результати використання всіх ресурсів усіма користувачами. Це усі види статистичної, фінансової звітності, звітність про стан технічних засобів, про результати проведення ремонтних робіт, а також розробки, впровадження й експлуатації задач,

Хоча заключний контроль здійснюється занадто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їхнього виникнення, проте, він має дві важливі функції. Одна з них полягає в тому, що заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачається проводити в майбутньому. Порівнюючи фактично отримані і результати, що вимагалися, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичні були складені їм плани. Ця процедура дозволяє також одержати інформацію про виниклі проблемах і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому. Друга функція заключного контролю полягає в тому, щоб сприяти мотивації. Якщо керівництво організації зв'язує мотиваційні винагороди з досягненням визначеного рівня результативності, то, мабуть, що фактично досягнуті результати треба вимірювати точно й об'єктивно.

Ми розглянули чотири функції управління, вони мають дві загальні характеристики: вимагають прийняття рішень і для усіх необхідна комунікація, обмін інформацією [13].

Прийняття рішень - це вибір того, як і що планувати, організувати, мотивувати, контролювати. Основною вимогою для прийняття ефективного об'єктивного рішення є наявність точної інформації, єдиним способом одержання якої є комунікація [7].

2.5. Комунікації.

Керівник від 50 до 90% усього часу витрачає на комунікації. Це здається неймовірним, але стає зрозумілим, якщо врахувати, що керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистих відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень, не говорячи про управлінські функції планування, організації, мотивації і контролю. Саме тому, що обмін інформацією входить в усі основні види управлінської діяльності, комунікація називається сполучним процесом [15].

Оскільки керівник виконує три своїх ролі і здійснює чотири основних функції, для того, щоб сформулювати мету організації і досягти її, якість обміну інформацією може прямо впливати на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організацій необхідні ефективні комунікації.

Організації користаються різноманітними засобами для комунікацій зі складовими свого зовнішнього оточення.

Комунікації між рівнями і підрозділами.

Міжрівневі комунікації

Інформація переміщається усередині організації з рівня на рівень у рамках вертикальних комунікацій. Вона може передаватися по спадної, тобто з вищого рівня на нижчі. Таким шляхом підлеглим повідомляється про поточні задачі, зміни пріоритетів, конкретні завдання, процедурах що рекомендуються і так далі.

Крім обміну по спадної, організація має потребу в комунікаціях по висхідної, тобто знизу нагору, коли здійснюються функції оповіщення верха про те, що робиться на нижчих рівнях.

Комунікації між різними відділами (підрозділами)

На додаток до обміну інформацією зі спадного чи висхідного організація має потребу в горизонтальних комунікаціях. Організація складається з безлічі підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації задач і дій. Оскільки організація - це система взаємозалежних елементів, керівництво повинне домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали спільно, просуваючи організацію в потрібному напрямку.

Комунікації керівник-підлеглий

Деякі з численних різновидів обміну інформацією між керівником і підлеглим зв'язані з проясненням задач, пріоритетів і очікуваних результатів; забезпеченням зацікавленості в рішенні задач відділу; з обговоренням проблем ефективності роботи; досягнення визнання і винагороди з метою мотивації; удосконалюванням і розвитком здібностей підлеглих; зі збором інформації про назріваючу чи реально існуючою проблемою; а також одержанням звітів про ідеї, удосконалення і пропозиції.

Комунікації між керівником і робочою групою

На додаток до обміну інформацією між керівником і підлеглим має місце обмін між керівником і його робочою групою. Комунікації з робочою групою в цілому дозволяє керівнику підвищити ефективність дій групи. Оскільки в обміні беруть участь усі члени групи, кожний має можливість поміркувати про нові задачі і пріоритети відділу, про те, як варто було б працювати разом, про майбутні зміни і можливі їхні наслідки для цього й іншого відділів, про недавні проблеми і досягнення, пропозиції раціоналізаторського характеру.

Впровадження техніки і технології в область обробки інформації привело до значного підвищення продуктивності. В інформаційному суспільстві не можуть конкурувати організації, що не використовують інформаційну техніку.

Хмельницька обласна служба зайнятості має на своєму озброєнні прогресивну технологію обміну і керування інформаційними потоками.

Основними ж засобами комунікації Хмельницької обласної служби зайнятості, крім традиційних, є локальні комп'ютерні мережі і глобальна мережа, ядром якої є відділ АСУ обласного центра.

У структурі Хмельницької служби зайнятості сьогодні функціонує 23 локальних мереж: у 23 районних і міських центрах.

Переваги експлуатації локальних мереж особливо наочно при виконанні робіт, що носять періодичний характер: це бухгалтерська і статистична звітність, підготовка й обробка в кожнім центрі зайнятості даних для регіональної програми зайнятості та інше, коли з тими самими базами можуть працювати кілька людей, тобто здійснювати набір, контроль, коректування даних.

Усі локальні мережі підрозділів області зв'язані в єдину глобальну комп'ютерну мережу Хмельницької обласної служби зайнятості за допомогою так званої електронної пошти - програмним забезпеченням, що базується на модемному зв'язку, що використовує виділені лінії зв'язку, при якій виконується обмін інформацією між сервером обласного центру і локальними мережами міських і районних центрів.

За допомогою електронної пошти оперативно розсилаються в підрозділи області розпорядження керівництва обласного центру, різного роду інформація відділів, нові програми і рекомендації з їхнього використання. З