На першому етапі співробітники (як правило одного рівня) зустрічаються з вищими керівниками і висловлюють їм всі «наболілі» проблеми, що нагромадилися за минулий рік. Персональна критика при цьому не допускається, оскільки вважається, що вона знижує ефективність подібних заходів. Обгрунтованість отриманих відомостей і скарг перевіряється на місці.

На другому керівники, базуючись на отриманій інформації, шукають можливі шляхи вирішення поставлених проблем.

На третьому етапі скликаються загальні збори, на яких розроблені на попередньому етапі варіанти всебічно обговорюються і приймаються найбільш відповідний відповідно до якого все і зобов'язані діяти.

7. Організація ділових бесід.

Ділова бесіда це форма обміну інформацією між двома або декількома особами у «вузькому колу». Від нарад і зборів вона відрізняється не тільки кількістю учасників, але і більш вільним характером, як відносно проблематики, так і наслідків: офіційні рішення по підсумках бесід приймаються не завжди, але при цьому для них створюється необхідний грунт (учасники отримують інформацію для роздумів, за якими можуть піти, а можуть і не піти відповідні дії).

Бесіди є необхідним складовим елементом таких управлінських процедур, як оформлення на роботу або звільнення співробітників; атестація працівників; прийом відвідувачів; консультування; ділові переговори; неофіційні зустрічі і

По характеру бесіди можуть бути офіційними і неофіційними, так званими «робітниками»; по спрямованості цільовими (переслідуючими конкретні задачі) і вільними (наприклад, ознайомлювальний); регламентованими, що тобто здійснюються за певними правилами і в наказаній послідовності (анкетування) і нерегламентованими, безсистемними (дружня розмова).

На відміну від інших форм обміну інформацією бесіди характеризуються високою мірою тісноти контактів, безпосередністю спілкування, обов’язковістю зворотного зв'язку. У результаті бесіди створюють сприятливі умови для розвитку неформальних, особистих відносин.

Цикл ділової бесіди складається з трьох етапів: підготовчого, основного і заключного. Розглянемо їх більш детально.

Підготовка бесіди починається з визначення мети, яку з її допомогою необхідно досягнути, і відповідно кола питань, що обговорюються в зв'язку з цим з урахуванням інтересів партнера.

Другий крок на цьому етапі (якщо це необхідне) складання попереднього портрета партнера на основі даних про його службове положення, політичних поглядах, відношенні до навколишніх, суспільній діяльності і заслугах, любимих і заборонних темах для розмов. Таку інформацію звичайно отримують у знайомих, партнерів, клієнтів, журналістів і т. п. В те. же час до неї необхідно відноситися обережно, оскільки вона перебуває під впливом ряду суб'єктивних обставин, зокрема: міри знайомства з тим, про кого йде мова; незалежність або залежність від нього; передвзятості або непередвзятості по відношенню до нього;

Міри розвитку у того, що характеризує ті якості, про які він говорить (бо кожний міряє інших передусім, орієнтуючись на себе); ситуацією, в якій ці якості спостерігалися.

Третій крок буде перебувати у виробленні стратегії бесіди і її плану, а також різних тактичних «заготівель», потреба в яких може виникнути по ходу справи. План бесіди включає схему викладу матеріалу, зумовлюючу багато в чому її структуру; причому, цією схемою допустимо користуватися відкрито. Однак наскільки близько їй слідувати, визначається, виходячи із значущості бесіди, числа її учасників, запасу часу, а також досвіду проведення подібного роду заходів.

Крім плану на підготовчому етапі складається попередній текст виступу, що складається з набору ключових понять і слів, а також детально розробляються, освоюються його окремі фрагменти, що включають повні формулювання ділових пропозицій, які повинні бути зроблені партнерам.

Четвертим кроком підготовчого етапу бесіди може бути її репетиція спочатку віч-на-віч з собою, а потім, можливо, з ким-небудь з колег. Репетиції передує осмислення матеріалу, запам'ятовування черговості його викладу і окремих фрагментів тексту, так щоб їм можна було б вільно оперував» і при необхідності точно відтворювати по пам'яті (особливо це торкається цифрових даних і цитат).

П'ятий крок підготовчого етапу бесіди складається у визначенні часу і місця її проведення; при цьому необхідно враховувати їх можливий вплив на її результат (вдома, як говориться рідні стіни допомагають). І все це обов'язково узгоджується з партнерами.

Якщо учасниками бесіди є співробітники однієї організації, то місце бесіди залежить лише від того, де простіше встановлюються контакти. Це може бути кабінет керівника, робоче місце підлеглого, спеціальна кімната для засідань, а також позаслужбова обстановка, аж до домашньої. З сторонніми особами бесіди проводяться або в кабінеті що запросив їх, або в спеціальній кімнаті для гостей.

У будь-якому випадку бажано, щоб приміщення для бесіди було світлим, з теплим забарвленням стін. Освітлення добре мати регульоване, чого можна добитися за рахунок застосування декількох видів світильників (в кінці дня наприклад, яскраве освітлення не рекомендується). Бесіду краще провести, сидячи в кріслах у невеликих столиків (великі столи розділяють, а не зближують партнерів, особливо при розміщенні один проти одного, а на стільці неможливо прийняти розслаблену позу. При несприятливому розвитку бесіди некомфортна обстановка може привести це учасників в агресивний стан). Крісла (або стільці) повинні бути однаковою висоти, що підкреслює рівність сторін. Учасники повинні мати вільний доступ до олівців, паперу для записів, а також до попільнички (але курити можна тільки із згоди всіх присутніх). Загалом вся обстановка повинна настроювати на дружній діловий лад.

Другий етап циклу, сама бесіда, починається з привітання і осмислення перших вражень про партнерів, включаючи їх настрій, багато в чому що зумовлює результат. Основи сприйняття партнерів, як вже було показано, закладаються на попередньому етапі і загалом формуються після першого контакту під впливом таких обставин, як "гало-ефект» (цілісна оцінка