До закупівельного комітету входять співробітники, які за посадою повинні брати участь у прийнятті рішень про закупівлю. Так, наприклад, якщо компанія має намір придбати літак, то в рішенні цього питання напевне будуть брати участь виконавчий.

Оцінка характеристик товару

Далі компанія-покупець починає розробку специфікацій товару; зазвичай для цього звертаються до фахівців з функціонально-вартісного аналізу. Функціонально-вартісний аналіз — це спосіб зменшення витрат, що передбачає досконале вивчення усіх необхідних компонентів з метою з'ясувати, чи не можна за допомогою внесення змін до конструкції, стандартів чи технології зменшити витрати на виготовлення това-ру. Спеціалісти обирають оптимальне поєднання якостей товару та складають специ-фікації. Продавці також можуть використовувати вартісний аналіз як інструмент для залучення нових клієнтів. Якщо продавець покаже покупцю кращий спосіб виробниц-тва будь-якого товару, то він може перетворити ситуацію звичайної повторної закупі-влі в ситуацію здійснення нової закупівлі, в такий спосіб отримати нового клієнта.

Пошук постачальників

Тепер покупець має дослідити постачальників з метою обрання найкращих. Поку-пець може скласти перелік кваліфікованих постачальників за допомогою торгових до-відників, електронних баз даних або інформації, отриманої від інших компаній. Чим новіший товар, що купується, а також чим вища його складність та ціна, тим більше часу потребує відбір постачальників. Завдання постачальника полягає в тому, щоб по-пасти в основні довідники, а також створити собі бездоганну репутацію на ринку. Продавці мають шукати компанії, якім потрібні постачальники, і наполягати на тому, щоб їхній товар розглядався нарівні з конкуруючими. Багато компаній організують ці-леспрямовану кампанію з пошуку та оцінки постачальників. Компанія Xerox, наприк-лад, дуже серйозно ставиться до цього питання.

Xerox розглядає в якості потенційних постачальників тільки ті компанії, товари яких відповідають міжнародному стандарту ISO 9000 (про який ми розповіли в розділі 1). Для : і того щоб отримати вищу оцінку — статус сертифікованого постачальника компанії ; Xerox, — претендент на це звання повинен пройти особливу систему контролю за якістю | для багатонаціональних постачальників Xerox (система, яка розроблена самою компанією Xerox). Для цього постачальник повинен надати документи, що підтверджують високу ; якість його товарів, дотримуватись принципів постійного покращання якості та проде-j монструвати ефективну систему реалізації цих принципів. Якщо Xerox включила компанію до переліку своїх потенційних постачальників, вона повинна брати участь в постійному процесі покращання роботи постачальників (ще один задум Xerox), під час якого Xerox разом з постачальником розробляють стандарти якості, ціни, час доставки та особливості процесу виробництва товару. Останній, перед отриманням сертифікату, етап ви-магає від компанії-постачальника додаткового навчання якості та отримання оцінки, при вирахуванні якої використовуються ті ж самі критерії, що й при визначенні лауреатів Національної премії якості імені Малколма Болдриджа. Не дивно, що у всьому світі тільки 176 компаній змогли набрати 95% очок, необхідних для отримання сертифікату офіційного постачальника компанії Xerox [33].

Запит пропозицій

На етапі запиту пропозицій покупець пропонує обраним постачальникам виступи-ти зі своїми пропозиціями. Деякі постачальники обмежуються лише надсиланням ка-талогу або відрядженням торгового агента. Однак, коли мова йде про технічно склад-ний або дорогий товар, покупець зазвичай вимагає від кожного потенційного поста-чальника детальних пропозицій у письмовій формі або офіційної презентації. Маркетолог товарів виробничого призначення повинен вміти зробити дослідження, скласти пропозицію та провести презентацію, якщо на цьому наполягає потенційний покупець. Пропозиції постачальника — це не тільки технічна документація, але й вид маркетингової діяльності. Вони повинні викликати довіру до компанії-постачальника і виділяти її на фоні конкурентів.

Вибір постачальника

На наступному етапі члени закупівельного комітету вивчають пропозиції, що на-дійшли, і обирають одного або кількох постачальників. При обранні постачальника треба скласти список необхідних якостей постачальника в порядку пріоритетності. За даними одного з опитувань, керівники відділів закупки серед найважливіших факто-рів, що впливають на взаємовідносини постачальника та покупця, виділяють наступні: якість товарів та послуг, своєчасність доставки, дотримання принципів корпоративної етики, доступність інформації про компанію та конкурентні ціни. Інші важливі фак-тори включають: виконання ремонту та технічне обслуговування продукції, що поста-чається, допомога та консультування з технічних питань, зручне місцезнаходження постачальника, його попередні здобутки та репутація [34]. Члени закупівельного комі-тету оцінюють постачальників згідно з цими якостями та обирають найкращих.

Перед тим як прийняти остаточне рішення, покупці можуть провести переговори з постачальниками стосовно вигідніших цін та умов поставки. Врешті-решт, покупець зупиняє свій вибір на одному або кількох постачальниках. Для того щоб не потрапити в абсолютну залежність від єдиного постачальника, багато з компаній-покупців ви-знають за краще користуватися послугами кількох одразу. До того ж такий підхід до-зволяє постійно порівнювати ціни та якість товарів різних постачальників.

Оформлення замовлення

Тепер покупець розпочинає оформлення замовлення. В замовлення вносять технічні характеристики товару, потрібну якість, можливий термін доставки, умови повернення та гарантії. Якщо покупець хоче додатково отримати від постачальника технічне обслу-говування, ремонт та допомогу в експлуатації обладнання, то замість системи періодич-них замовлень використовується генеральний контракт. Генеральний контракт передба-чає довгострокове співробітництво між постачальником і покупцем, під час якого поста-чальник бере на себе зобов'язання в разі потреби здійснювати повторні поставки товару за вказаними цінами протягом усього терміну дії контракту. Генеральний контракт до-зволяє запобігти дорого процесу переговорів кожного разу, коли необхідно здійснити за-купівлю певного товару. Крім того, він також дозволяє покупцю робити маленькі замов-лення частіше, що скорочує термін зберігання запасів та витрати на доставку. Укладення генерального контракту спричиняє перехід на комплексну систему закупівель у одного постачальника та розширення асортименту товарів, які в нього купують. Таким чином, зв'язок між постачальником і покупцем стає все тіснішим, і іншим постачальникам дуже важко втрутитися у ці стосунки. Це може статися лише тоді, коли сервіс або ціни даного постачальника перестають задовольняти покупця.

Оцінка ефективності роботи постачальника

На цьому етапі покупець оцінює ефективність роботи постачальника. Він може зв'язатися з кінцевими користувачами товару і дізнатися, наскільки їх задовольняє цей продукт. Виходячи з оцінки ефективності роботи постачальника, покупець може продовжити, змінити або припинити угоду. Завдання продавця полягає в тому, щоб його продукція й обслуговування якнайбільше відповідали потребам покупця.

Таким чином, ми розглянули етапи, через які зазвичай проходить компанія-покупець при здійсненні нової купівлі. Ця модель, що складається з восьми етапів, дає спрощену уяву про процес прийняття рішення та здійснення купівлі. В реальному житті цей процес складніший. При звичайній або зміненій повторній купівлі деякі етапи спрощуються або пропускаються. В будь-якому разі кожна компанія по-своєму здійснює закупівлі і кожна конкретна ситуація має свої особливості. На різних стадіях процесу прийняття рішення про купівлю співробітники закупівельного комітету мо-жуть проявляти себе по-різному. Незважаючи на те, що майже кожен покупець про-ходить через описані етапи, він не обов'язково дотримується тієї ж послідовності, а може додати будь-які інші етапи або кілька разів повторити один й той самий.