Визначення персоналу, подане Храмовим В.О., найповніше відображає його сутність, оскільки між термінами „персонал”, „кадри” та „трудові ресурси” є певна різниця і ототожнювати їх не варто.

Кадри – це штатні, постійні кваліфіковані працівники, які пройшли попередню професійну підготовку, володіють трудовими навичками, досвідом роботи, спеціальними знаннями в обраній сфері діяльності та перебувають у трудових відносинах з керівництвом фірми, організації чи установи [46, с.25], а „трудові ресурси” – це частина населення, яка характеризується фізичними та розумовими здібностями до праці [43, с.27].

Термін “трудові ресурси” було введено в науку в 20-ті роки XX століття академіком С. Струміліним. Цей термін використовували його як планово-економічний показник вимірювання робочої сили. Сучасне розуміння трудових ресурсів трактується як людські ресурси, що є значно ширшим і включає в себе такі поняття, як трудовий потенціал, стан здоров'я, рівень освіти, здібностей і культури, професійні знання для роботи в сфері суспільно корисної діяльності [43, с.28].

Отже, характеристикою всього економічно активного населення є трудові ресурси, персонал визначає всю облікову кількість штату певного підприємства чи установи, а кадри – це тільки кваліфіковані і досвідчені спеціалісти з певного напрямку. Наприклад, для зайняття вакантних посад в управлінні освіти і науки залучають трудові ресурси, які проходять конкурсний відбір відповідно до Закону України „Про державну службу”; зайнявши посаду головного спеціаліста з певного напрямку чи навіть керівну посаду, ці ресурси стають кадрами; зайнявши будь-яку посаду допоміжного складу (технічні спеціалісти, виконавці, водії, прибиральниці тощо), ці ресурси стають обліковими одиницями персоналу.

Персонал організації чи установи в сучасних умовах – це та основа, завдяки якій можливо досягти ринкового успіху. Успіху досягають ті компанії, які орієнтуються на інноваційне управління праці, розширення знань, підвищення кваліфікації, збільшення повноважень працівників у прийнятті рішень. Це означає формування нових моральних цінностей, адаптивне використання людських ресурсів, підвищення творчої та організаторської активності персоналу. Сучасне ефективне управління – це мистецтво управляти процесами праці людей. До завдань керівника входить концепція управління трудовим колективом. Формування команди – ключ до ділового успіху, коли всі працівники підкоряються загальним цілям і базовим цінностям організації. Проте, як правило, сформувати команду нелегко, ця проблема для будь-якого керівника є першочерговою і вимагає знань критеріїв підбору персоналу фірми та основних категорій, які характеризують його сутність.

Усі категорії персоналу можуть структуруватися відповідно до професій, спеціальностей, кваліфікаційних ознак. Умови наймання, рівень якісних характеристик, їхній розвиток визначають діяльність на конкретній посаді і конкретному робочому місці, тобто визначають положення працівника в організаційній структурі [33,с.19]. Це положення пов'язане з виконанням якого-небудь завдання. Персонал працює на забезпечення визначених цілей організації. Крім того, працівники володіють власними цільовими настановами.

Ефективність роботи персоналу багато в чому визначається тим, наскільки цілі кожного працівника адекватні цілям організації. Найважливішою сферою діяльності будь-якого підприємства, організації залишається кадрове забезпечення, тобто залучення робочої сили, необхідної підготовки, створення умов для раціонального використання. При цьому виникає необхідність у постійному управлінському впливі на структуру робочих місць, чисельність і склад працівників.

Серед основних категорій персоналу виділяють такі: чисельність персоналу (облікова та не облікова кількість); кваліфікація персоналу; професійні характеристики; компетенція; вікова структура та стаж роботи; освітній рівень; якісні характеристики працівника [43, с. 28].

Чисельність персоналу визначається характером, масштабами, складністю, трудомісткістю виробничих процесів, ступенем їхньої механізації, автоматизації, комп'ютеризації. Ці фактори задають її нормативну (планову) величину, що на практиці майже ніколи не вдається забезпечити. Тому персонал більш об'єктивно характеризується обліковою (фактичною) чисельністю, тобто кількістю співробітників, які офіційно працюють в організації в даний момент.

В обліковий склад працівників на кожний календарний день включаються як фізично працюючі, так і відсутні з будь-яких причин. В умовах дефіциту кадрів облікова чисельність може істотно відрізнятися від нормативної, тому доцільно постійно контролювати співвідношення цих двох показників як в абсолютному, так і у відносному значенні, і не допускати їхньої значної розбіжності. Облікова чисельність персоналу станом на визначену календарну дату включає всіх працівників, у тому числі прийнятих з певної дати, та всіх звільнених, починаючи з неї. У складі облікової чисельності виділяють три категорії працівників:

- постійні, які працюють у даній організації більше одного року на основі контракту чи на безтерміновій основі;

- тимчасові – на 2–4 місяці;

- сезонні – на виконання сезонних робіт терміном до 6 місяців.

Не включаються в облікову чисельність і відносяться до працівників облікового складу зовнішні сумісники, які виконують разові роботи, які працюють на основі договорів цивільно-правового характеру, а також ті, які направлені на навчання з відривом від виробництва і отримують стипендії за рахунок підприємства; деякі інші.

Персонал організації характеризується кількістю, структурою, професійною придатністю та компетентністю. Кількість персоналу визначається характером, масштабами, складністю, трудомісткістю виробничих процесів, рівнем їх механізації, автоматизації та комп'ютеризації. Ці фактори визначають нормативну кількість працюючих, якої у виробничих умовах практично не буває. Тому більш об'єктивною характеристикою кількості персоналу вважається середньооблікова кількість, тобто кількість працівників, що офіційно працюють в організації на