Внутрішньою інформацією і даними можуть бути будь-які відомості, котрі отримані в результаті внутрішньої діяльності установи і є цінними для подальшого використання. Наприклад, результати експериментів, що проводяться при розробці і запуску продукції у виробництво, статистика і аналіз виявлених невідповідностей, результати внутрішнього аудиту, звіти відділу маркетингу, рейтинги постачальників, процедури і методики, циркуляри, директиви та ін.

Якщо організація входить у корпорацію, то зазвичай існує загальна корпоративна інформація, використовувана всередині корпорації і закрита для сторонніх організацій. Така інформація поширюється по закритій корпоративній системі Інтранет і може містити: корпоративні інструкції і директиви; звіти і листування з вищими організаціями; інформацію про корпоративні програми, стратегію, результати корпоративної діяльності; досвід організацій, рекомендований для ознайомлення; інформацію про замовників і партнерів; інформацію про публікації; інформацію про дискусії і семінари та ін.

Друга декомпозиція є структуризацією інформації, даних і знань по основних процесах організації, при цьому:

бізнес-процесом є процес, що безпосередньо пов'язаний з виготовленням продукту або наданням послуги, зазвичай складається з послідовних підпроцесів, де вихід з одного з них є входом для подальшого;

процеси управління – це процеси лінійного адміністративного управління або функціонального управління, що додаються до об'єкта регулювання;

як підтримуючі процеси необхідно розглядати процеси закупівлі, забезпечення людськими ресурсами, фінансування;

поліпшуючими процесами можуть бути, наприклад, самооцінка підприємства, бенчмаркінг, аналіз ефективності системи якості, планування розвитку та ін.

Третя декомпозиція охоплює всю внутрішню інформацію, дані і знання. Їх можна поділити на документовану, тобто отриману з офіційних документів, і приховану, яка міститься в голові співробітника організації або в його особистих архівах.

Четверта декомпозиція – це документована інформація, тобто технологічна документація, документація контролінгу, правила (наприклад, проектування, документообігу, процедури, інструкції), експериментальні дані, рекламації і дані про збої.

П'ята декомпозиція – спеціальні правила для окремих етапів процесу управління з рекомендованими типовими або перевіреними експериментально характеристиками.

Розпочинаючи впровадження СМЗ, необхідно чітко визначити, з якою метою це робиться, який результат має бути досягнутий. Створення СМЗ повинне відповідати загальним цілям організації і пов'язуватися з цілями другого рівня в різних сферах діяльності. СМЗ повинні підвищувати здатність організації генерувати і розвивати оригінальні й корисні ідеї та рішення [6].

Щоб СМЗ могла надати користувачеві знання, він повинен правильно сформулювати запит. Структура запиту повинна підлягати кодифікуванню і декодифікації, а процес його постановки – чітко описаний. При цьому необхідно зважати на те, документувалися або недокументувалися знання.

З урахуванням структури запиту, для кожної його частки створюються каталоги: цілей, сфер застосування і вибору з масиву даних. Користувачі повинні вміти правильно скласти запит, а особи, що вводять інформацію, – правильно її кодифікувати. Програмні засоби мають забезпечити швидкий пошук і декодифікацію, а також архівацію, розподіл і необхідну конфіденційність. У процесі проектування програмного забезпечення необхідно визначити стандартну форму подання інформації по запитах. З позицій МЗ деякі автори пропонують видачу інформації у вигляді новел, що описують ситуацію, яка мала місце, і рекомендації щодо набутого досвіду. Програми мають також забезпечувати перегляд і затвердження інформації і використовуваних знань так, щоб непотрібна або застаріла інформація своєчасно вилучалася.

Під документованими знаннями розуміються знання, які здобувають із зовнішньої і внутрішньої інформації, що перебуває в документообігу, і ідентифікованої і зареєстрованої за прийнятими в організації правилами. Вони можуть бути легко сформовані з електронних джерел або вводитися скануванням з друкарських текстів. Основне завдання – розробка і застосування правил кодифікування і декодифікування, виконання яких потребують спеціального навчання і досвіду у сфері дії документа, що вводиться.

На першому етапі впровадження МЗ необхідні ревізія існуючих архівів і відбір інформації для долучення її до системи МЗ. Подальший збір знань може бути визначений спеціальними процедурами. Наприклад, можна передбачити обов'язкові стандартні позначки про необхідність унесення даних у систему МЗ на всіх типах документів. У цьому разі виконавець документа, особа, що затверджує його, або його одержувач, автоматично долучаються до процесу збору інформації і уповноважені ухвалювати рішення про введення даних. Найскладнішим, як і раніше, залишається питання, куди підуть документи з позначками, і хто здійснюватиме остаточне введення інформації. Відсутність достатньої мотивації, складність процедури ухвалення рішень або введення знань можуть призвести до того, що вони просто не вводитимуться і система перестане працювати. Тому необхідно створити захисний механізм – вибірковий моніторинг або формалізований розгляд стану справ з уведенням знань. Головним при цьому має бути призначення власника процесу, який має нести відповідальність за конструювання такого механізму й оцінку ефективності розгляду і надходження даних.

Недокументовані знання, зазвичай, мають найбільшу цінність для МЗ, водночас вони найменше доступні для колективного використання в СМЗ.

Недокументовані знання складають страховий фонд працівника організації, який він ретельно оберігає і ніколи не надасть у колективне користування. Існують, правда, обдаровані особистості, готові безперервно ділитися своїм досвідом і знаннями, виходячи з переконання, що зростання їх знань і досвіду випереджає запозичення і використання колегами по роботі. Такі люди, зазвичай, мають своїх учнів