1. Управління запасами - це функціональна діяльність, мета якої - довести загальну суму щорічних витрат на утримування запасів до мінімуму за умови задовільного обслуговування клієнтів.

Згідно з іншим визначенням, управління запасами - це забезпечення і підтримування оптимальної кількості і типів фізичних ресурсів, необхідних для реалізації стратегічного плану організації.

Важливість управління запасами пояснюється, насамперед, тим, що виробництво - це потік матеріальних ресурсів через процес, який змінює форму цих матеріалів, перетворюючи їх у готову продукцію.

Типи запасів найчастіше розглядають у контексті конкретної організації (стосовно банку - це запаси грошей, школи - запаси навчальних засобів, лікарні - ліків). Детальніше зупинимося на типах запасів промислового підприємства:

1. Сировина (це інгредієнти, які перетворюються в кінцевий продукт, і характер яких залежить від призначення продукції та особливостей виробничого процесу).

2. Допоміжні матеріали (матеріали, які не є часткою готового виробу:

мастило, миючі засоби тощо).

3. Незавершене виробництво (вироби, що не пройшли повний тех-нологічний цикл обробки).

4. Готова продукція (нереалізовані кінцеві продукти, які зберігаються на складах підприємства-виробника або на підприємствах роздріб-ної торгівлі).

Запаси створюються з метою:*

сприяння обслуговуванню споживачів (наявність запасів - важливий чинник утримування споживачів, пов'язаний із можливістю постав-ки продукції в будь-який час);*

сприяння гнучкості виробництва (здатність швидко переходити на виробництво іншої продукції завдяки запасам, можливість задоволь-нити попит на продукцію, яка в даний час не виробляється);*

сприяння визначеності виробництва (чим більш невизначена си-туація на ринку, тим більша необхідність страхування створенням резервних запасів);*

сприяння згладжуванню виробництва (здатність задовольняти попит у періоди максимального збуту без збільшення обсягу виробництва);*

отримання прибутку шляхом цінової спекуляції (в період інфляції можна отримати прибуток купівлею запасів за нижчою ціною і продажем їх у майбутньому).

Створення та зберігання запасів потребують значних витрат, і Щорічна їх сума перевищує чверть вартості самих запасів. Тому важливо керувати запасами, щоб зазначені витрати були мінімальними і щоб забезпечувався той рівень обслуговування та задоволення запитів клієнтів, до якого прагне компанія.

Затрати, пов'язані зі створенням і зберіганням запасів, охоплюють:

А. Затрати на підтримування запасів, тобто пов'язані з володін-ням запасами.

Б. Затрати, пов'язані з розміром партій, тобто затрати, пропор-ційні до кількості замовлених партій, а не кількості виробленої продукції.

В. Затрати, пов'язані з дефіцитом запасів, тобто такі, що виника-ють при відсутності необхідних матеріалів.

Г. Затрати на управління запасами.

Ефективність системи управління запасами залежить від виду попиту на конкретний тип запасів. Теорія менеджменту виділяє залежний і незалежний попит.

Предмет має залежний попит, якщо його використання прямо пов'язане з планами виробництва інших виробів. Цей вид попиту існує, в основному, на матеріали та комплектуючі вироби, що використовуються при виробництві продукції.

Предмет користується незалежним попитом, якщо попит на нього не зумовлюється планами виробництва інших виробів. Прогно-зувати його значно важче, ніж залежний попит.

Система управління запасами при залежному попиті на продукцію має можливість чітко планувати потреби виробництва в матеріальних ресурсах, оскільки в цій ситуації основою планування є план виробництва. Метою такого планування матеріальних потреб є забезпечення виробничого процесу лише тим, що безпосередньо необхідне для виконання планів поточного періоду.

Система управління запасами при залежному попиті реалізує два підходи: фіксована кількість продукції та фіксований час.

У системах з фіксованою кількістю продукції постійно контро-люється рівень запасів. У момент падіння кількості запасів нижче від встановленого рівня видається замовлення на поповнення запасів, причому замовляється завжди одна й та ж кількість виробів. Отже, фіксованими величинами в цій системі є рівень запасів, при якому повторюється замовлення, та кількість замовлених виробів. Система управління запасами за фіксованою кількістю продукції є ефективною за таких умов:*

висока питома вартість виробів, що постачаються;*

високі витрати зберігання матеріально-технічних запасів;*

високий рівень збитків у випадку відсутності запасів;*

скидка у ціні залежно від замовленої кількості:*

відносно непередбачений або випадковий характер попиту.

У системах з фіксованим часом замовлення на поповнення запасів розмішуються із заданою періодичністю. Кількість виробів, що замовляється, нестабільна і залежить від наявного залишку. Така система є найбільш ефективною для матеріально-технічних запасів, що мають такі характеристики:*

малоцінні предмети;*

низькі витрати на зберігання матеріально-технічних запасів;*

незначні втрати при відсутності запасів у конкретний момент часу;*

даний вид запасів - один з багатьох, що закуповується у конкрет-ного постачальника;*

скидка у ціні залежить від вартості замовлень відразу на кілька виробів;*

відносно стабільний рівень попиту тощо.

Для визначення вартості оптимального розміру замовлення доцільно розглянути таку залежність:

На рис.1 пряма (1) характеризує поточні витрати на утримування запасів (це кошти, інвестовані в запаси, орендна плата, страхові витрати тощо). Крива (2) характеризує вартість виконання замовлення. Щоб звести до мінімуму витрати на запаси, менеджер повинен звести до мінімуму вартість виконання замовлення, а також поточні витрати. Як видно з рис.1, ці величини зв'язані між собою протилежно: із збільшенням розміру кожного замовлення кількість і вартість замовлень зменшується, але, з іншого боку, оскільки великі кількості ресурсів замовляються та розміщуються в запасах, витрати на утримання зростають. Складання залежностей (1) та (2) дає криву сукупних витрат (3), екстремальна точка якої відповідає оптималь-ному розмірові замовлення.

Більшість американських теоретиків і практиків менеджменту вважають, що при встановленій меті управління запасами (утримуван-ня на мінімальному рівні щорічної загальної суми витрат на забезпе-чення запасів) необхідно зводити до мінімуму такі показники:*

кількість замовлень за рік;*

тривалість страхових циклів;*

тривалість часу поставки, виготовлення та внутрізаводського транспортування;*

тривалість циклів зберігання на складі:*

кількість товарів, що знаходяться на складі;*

кількість складів і комор.

Американські фахівці вважають, що добре виконана програма управління запасами повинна дати такі результати:

1. Більш як на 10% зменшити