Документ Ї це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності. Діяльність пов’язану із створенням документів та організацією роботи з ними в процесі управління, називають діловодством. Існує три системи діловодства: 1) централізована; 2) децентралізована; 3) змішана.

На даному підприємстві в зв’язку з тим, що воно відноситься до малих підприємств використовується централізована система діловодства, тобто всі операції пов’язані з документацією зосереджується в єдиному підрозділі: в секретаря директора, канцелярії.

Ухвалення рішень Ї це основа діяльності фірми. Від якості розробки, прийняття та впровадження управлінських рішень залежить ефективність використання людських, матеріальних, фінансових, енергетичних та інформаційних ресурсів конкретної фірми чи організації.

Ухвалення та виконання управлінських рішень Ї це найголовніший оцінюючий критерій керівних здібностей. Адже від оцінки рішень та процесу їх ухвалення, форм впровадження, виконання залежить продуктивність праці, економне та раціональне використання споживчих ресурсів, рівень інформаційної системи, мотивація персоналу та багато інших аспектів управління.

Ухвалення управлінського рішення Ї це вибір однієї з кількох можливих альтернатив. Тобто, це модель у якій фігурує певне число варіантів та можливість обрати кращий з них. У досліджувальній фірмі управлінські рішення приймаються двох типів: програмовані та непрограмовані.

Програмовані рішення базуються на звичці, заведеному порядкові або процедурній політиці і ухвалюються за типових обставин. Програмовані рішення найкраще впроваджуються у бюрократичних організаціях. Програмовані рішення Ї це результат послідовних кроків, заходів чи дій, що сприяють вирішенню проблеми. Як правило, у цих випадках число альтернатив обмежене і вибір повинен бути зроблений в межах напрямів, що визначені динамікою розвитку срганізації.

Коли виникають проблеми або ситуації, для яких програмоване рішення непридатне або невідоме, то керівник або особи, від яких залежить ухвалення рішення повинні звернутися до непрограмованого. Характеристики непрограмованих рішень передбачають слабку структуру, що зумовлена браком інформації, незатверджену структуру та відсутність цілей або завдань. Ці рішення приймаються у ситуаціях, які внутрішньо не струкктуровані, відносно нові або зустрічаються вперше. Такі ситуації залежать від невизначених обставин, від неконтрольованих сил, від впливу непередбачених чинників.

Результатом обраного рішення повинна бути якась дія. Можна дійти висновку, що “прийняття рішень означає процес, завдяки якому обирається лінія поведінки, як вирішення певної проблеми”. Тут ключовим поняттям є процес, лінія поведінки, вибір, вирішення і проблема. Звідси, дві умови ухвалення рішення Ї визначення проблеми і вибір рішення.

Процес ухвалення управлінського рішення цілком залежить від конкретної ситуації в якій воно приймається. Крім цього на прийняття управлінських рішень впливає безліч факторів: 1) ризик; 2)мотивація; 3)контроль; 4)фінанси і т.д.

До всьго вище викладеного в цьму розділі можна зазначити, що крім прогорамованих і непрограмованих рішень є ще групові та індивідуальні управлінські рішення.

Група Ї це дві або більше осіб, які поділяють мету або кілька спеціальних завдань, керуються нормативною системою поведінки та взаємин, взаємодіють одна з одною так, що кожна особа впливає на інших і одночасно перебуває під впливом інших осіб.

Як і на будь якому діючому підприємстві у даній фірмі створено декілька груп до складу яких входять працівники фірми. Ці групи розділені на два класи : формальні і неформальні.

1.Формальні групи Ї це такі утворення в межах організації, які створюються за рішенням керівництва для виконання певних виробничих або управлінських функцій. Під формальною організацією розуміють модель поведінки та стосунків, яка передбачена заздалегіть та на законних підставах планується для членів організації. Формальна група починає своє існування тоді, коли з’являється узгоджена загальновизнана процедура “узаконення” плану діяльності та поведінки групи. Керівництво створює групу через виробничу необхідність, коли здійснює розподіл праці по горизонталі та вертикалі. В організаціях існує три типи формальних груп:

На фірмі існують три формальні групи працівників. Дві з них Ї виробничі групи, складаються з працівників,які разом працюють над одним завданням. Чисельність даних груп: 8 чоловік входить в одну групу і 5 чоловік в другу. Крім виробничих груп існує командна група керівника , яка складається з 4 осіб, керівника та його безпосередніх підлеглих, які в свою чергу, токож є керівниками.

2. Неформальні групи Ї це такі групи, створення та функціонування яких не передбачалося. Вони виникають спонтанно.

Управління формальними стосунками та групами в будь-якій організації має вирішальне значення, однак неформальні групи, що створюються не з ініціативи керівництва, є потужною силою, яка при певних умовах може стати домінуючою і зводити до мінімуму зусилля керівництва. Крім того, неформальні організації мають властивість взаємопроникати. Неформальні організації мають багато спільного з формальними : в них є певні завдання, ієрархії, лідери.

Процес створення та розвитку неформальних груп, а також причини вступу людей до них, характеризуєть певними особливостями:

В даній фірмі існує одна неформальна група. Ця група створена працівниками фірми без втручання керівництва та існує на добровільній основі. В цю групу входять 12 чоловік, які мають певні спільні інтереси, в тій чи іншій сфері неформальних відносин.

Ефективність діяльності будь-якої групи залежить від її стадій розвитку. На початкових стадіях розвитку, коли в групі немає єдності, спостерігаються часті помилки в роботі. Далі група починає зосиреджувати увагу на взаємодопомозі та підтримці у досягненні мети.