Аналіз діяльності торгового відділу

Так як ми аналізуємо комерційну організацію, то головним підрозділом в її структурі є торговий відділ, від успішного функціонування якого залежіть успіх всієї організації, тому він заслуговує більшої уваги. Проведемо детальний аналіз цього відділу. Торговим відділом керує начальник, який підпорядковується директору організації, тобто призначається, переміщується і звільняється з даної посади директором. В своїй діяльності керується правилами роботи оптово-роздрібної торгової мережі, питаннями розповсюдження товарів оптом та у роздріб, нормативними документами та посадовими інструкціями. В свою чергу у підпорядкуванні організатора оптово-роздрібної торгівлі по м.Киів знаходиться завідуючі магазинами "Господарка" , а також 40 продавців, що працюють в магазинах. У підпорядкуванні організатора оптово-роздрібної торгівлі по м. Біла Церква знаходяться організатори роздрібної торгівлі на місці, а вже йому підпорядковується 22 продавці, що працюють в магазинах і електромеханік. (рис. 2.5)

Директор

Начальник торгового відділу

Організатор оптово-роздрібної Організатор оптово-роздрібної інструктор по

Торгівлі по м. Київ Торгівлі по м. Біла Церква експлуатації,

Виробничо

Техничними

Та організаційним

Питанням

Завідуючий Завідуючий організатор електромеханік

магазином 1 магазином 2 оптово-

роздрібної

торгівлі

Рис. 2.5 Організаційна структура торгового відділу ТОВ «Зоя»

Одним з напрямків розподілу праці в організації є формування задач. Задача - це преписана робота, серія робіт або частина роботи, яка повинна бути виконана , раніш встановленим способом і в раніш обумовлений термін. Задачі призначаються не працівникові, а його посаді. Задачі організації традиційно поділяються на три категорії: робота з людьми, предметами та інформацією. [20, с. 92-93] В даному випадку начальник торгового відділу займається в основному, роботою, яка полягає у контактуванні з людьми та складанні документів. В його задачі входить: організація вивчення попиту, укладання угод на постачання товарів; надання методичної та практичної допомоги продавцям оптово-роздрібної торгівлі, налагодження реклами, організація вивчення та розповсюдження досвіду з питань торгівлі оптом та роздріб; організація контролю за виконанням на робочих місцях правил охорони праці; здійснення заходів по зменшенню скарг на роботу відділу, організація розслідування заяв і пропозицій, що надходять; здійснення якісного складання замовлень на товари, які включені до каталогу ТОВ “Зоя”, контролювання відповідності цін на товари.

Отже, аналізуючи задачі начальника торгового відділу можна судити про функціонування відділу в цілому. Начальник виконує свої завдання делегуючи частину своїх повноважень організаторам оптово-роздрібної торгівлі по м. Київ, м. Б.Церква , які в свою чергу приймають замовлення на постачання окремих видів товарів, які користуються підвищеним попитом. Заяви надходять до начальника, який, на їх основі, вивчає попит і укладає угоди на постачання потрібних товарів. Отримавши, згідно укладених угод, товари він встановлює на них відповідні ціни.

Потім начальник готує розпорядження по регіонам на товари, складає накладні і необхідна продукція в необхідній кількості надходить до торговельної мережі в м. Київ. В м. Біла Церква її одержує організатор оптово-роздрібної торгівлі, який розподіляє її по 17 магазинам.

Якщо ж продукція залишається нереалізованою, то вони повертаються до складу. Це фіксується у звітній формі кожним продавцем і передається до відповідного організатора оптово-роздрібної торгівлі.

Далі цикл повторюється , керівники магазинів складають звіти про реалізовану продукцію, вони надходять до організаторів оптово-роздрібної торгівлі, які на їх основі складають заяви на постачання того чи іншого товару, проводять аналіз діяльності і реалізації продукції. На основі цієї інформації начальник вивчає попит, приймає певні рішення і заходи по покрашенню реалізації товарів.

Також, у звітні періоди, начальник відділу організовує перевірку магазинової мережі в містах, яку здійснюють організатори оптово-роздрібної торгівлі по м. Київ та м. Б.Церква.

Таким чином відбувається спеціалізація тобто поділ роботи на більш мілкі операції, що підвищують продуктивність, а отже знижуються потенційні витрати, які вимірюються витратами часу. Чим швидше організація відреагує на зміну попиту споживачів тим більша ймовірність одержання прибутку від цього.

Зміст кожного завдання визначається рядом факторів: вимогами ринку; кваліфікацією працівників; вибором технології; характером послуги (індивідуальна чи колективна).

По суті торговий відділ в організації виконує одну з важливіших функцій, без якої неможливе успішне функціонування організації, це функція маркетингу. Ця функція визначає поведінку організації на ринку і внутрішні процеси функціонування організації, що дозволяють їй здійснювати той варіант поведінки, який виявляється найбільш успішним. Основою цієї функції є забезпечення збуту товарів та послуг, а в умовах ринкової економіки це не так просто. Тому на думку автора, доцільно вести до штату працівників організації посади маркетолога та менеджера.

Діяльність торгового відділу залежить від здійснення багатьох процесів іншими відділами, таких як експедирування товарів, відділ виробничо-технічного забезпечення та бухгалтерія. Всі ці відділи беруть участь у збуті товарів. Так відділ виробничо-технічного забезпечення відповідає за транспортування. Тип транспортування в значній мірі залежить від виду товару, відстані та типу самого ринку.

Функція збуту також передбачає стандартизацію і сортування отриманого товару. Цю функцію здійснює відділ експедирування. Необхідно забезпечити відповідність товару необхідним стандартам, а також сортуванню, тобто розподілу по сортам різних категорій товару. Саме цим займаються сортувальники відділу експедирування при отриманні товарів від постачальників. Стандартизація і сортування дозволяють бути впевненим, що товар є таким, яким його уявляє покупець.

Акт фінансування теж є необхідним елементом функції збуту. Цією проблемою займаються бухгалтерія і економіст. Іноді виникає необхідність зберігати товар, тому що він є, наприклад, сезонним або тому, що необхідний час для його транспортування до оптово-роздрібної торговельної мережі.