Таким чином, інформаційна система може бути визначена з технічної точки зору як набір взаємозалежних компонентів, які збирають, обробляють, запасають і розподіляють інформацію, щоб підтримати прийняття рішень і управління в організації. На додаток до підтримки прийняття рішень, координації й управління інформаційні системи можуть також допомагати менеджерам проводити аналіз проблеми, роблять видимими комплексні об'єкти й створюють нові вироби.

Інформаційні системи містять інформацію про важливих людей, місця й об'єкти усередині організації або в навколишньому середовищі. Інформацією ми називаємо дані, перетворені у форму, що є значимою й корисною для користувачів. Дані, навпаки, є потоками сирих фактів, що представляють результати, що зустрічаються в організаціях або у фізичному середовищі, перш ніж вони були організовані й перетворені у форму, що користувачі можуть розуміти й використовувати.

За джерелами надходження інформацію можна розділити на зовнішню й внутрішню. Зовнішня інформація складається з директивних вказівок вищих органів, різних матеріалів центральних і місцевих органів управління, документів, що надходять від інших організацій і підприємств-суміжників. Внутрішня інформація відображає дані про хід виробництва на підприємстві, про виконання плану, про роботу цехів, ділянок служб, про збут виробництва.

Всі види інформації, необхідної для управління на підприємстві, являють собою інформаційну систему. Система управління й система інформації на будь-якому рівні управління утворює єдине ціле. Управління без інформації неможливе[14;25].

Три процеси в інформаційній системі виробляють інформацію, яку потребують організації для прийняття рішень, управління, аналізу проблем і створення нових виробів або послуг, - це введення, обробка й виведення. У процесі введення фіксуються або збираються неперевірені відомості усередині організації або із зовнішнього оточення. У процесі обробки цей сирий матеріал перетвориться в більш значиму форму. На стадії виведення оброблені дані передаються персоналу або процесам, де вони будуть використовуватися. Інформаційні системи також мають потребу у зворотному зв'язку, який є повернутими обробленими даними. Вони потрібні для того, щоб пристосувати елементи організації для допомоги в оцінці або виправленні оброблених даних.

Існують формальні й неформальні організаційні комп'ютерні інформаційні системи. Формальні системи опираються на прийняті й упорядковані дані й процедури збору, зберігання, виготовлення, поширення й використання цих даних.

Неформальні інформаційні системи (типу пліток) засновані на неявних угодах і неписаних правилах поведінки. Немає ніяких правил, що є інформацією або як вона буде накопичуватися й оброблятися. Такі системи необхідні для життя організації. До інформаційних технологій вони мають досить віддалене відношення.

Хоча комп'ютерні інформаційні системи використовують комп'ютерні технології, щоб переробити неперевірені відомості в значиму інформацію, існує відчутне розходження між комп'ютером і комп'ютерною програмою, з одного боку, і інформаційною системою - з іншої. Електронні обчислювальні машини й програми для них - технічна підстава, інструментальні засоби й матеріали сучасних інформаційних систем. Комп'ютери забезпечують устаткування для зберігання й виготовлення інформації. Комп'ютерні програми, або програмне забезпечення, є наборами систем по обслуговуванню, які управляють роботою комп'ютерів. Але комп'ютери - тільки частина інформаційної системи.

Можна як аналогію привести будинок. Будинки побудовані за допомогою молотків, цвяхів і дерева, але вони самі по собі не роблять будинок. Архітектура, проект, установка й всі рішення на шляху до створення елементів - це теж частини будинку. Комп'ютери й програми - це тільки інструменти й матеріали, але вони самі по собі не можуть виробляти потрібну для організації інформацію. Щоб представити інформаційні системи, потрібно зрозуміти проблеми, для яких вони розроблені, визначити їхню архітектуру, що становлять й організаційні процеси, які приведуть до цих рішень. Сьогоднішні менеджери повинні об'єднати комп'ютерну грамотність із системною інформаційною грамотністю.

З позиції ділового бачення інформаційна система являє собою організаційні й управлінські рішення, засновані на інформаційних технологіях, у відповідь на виклик, що посилає навколишнім середовищем. Розглянемо це вираження, тому що воно підкреслює організаційну сторону й природу управлінських інформаційних систем. Розуміти інформаційні системи - це не означає бути грамотним у використанні комп'ютерів, менеджер повинен більш широко розуміти сутність організації, Управління й технологій інформаційних систем і їхня можливість забезпечити рішення проблем у діловому навколишньому середовищі.

З ростом технічної сили ІТ комп'ютери почали не просто полегшувати роботу людини, а дозволяють виконувати те, що без ІТ було неможливим. У зв'язку з тим, що менеджерові доводиться приймати рішення в умовах великої невизначеності й ризику, нові можливості інформаційних систем дуже швидко починають знаходити застосування в бізнесі.

Говорячи про «нові» можливості ІС у менеджменті, більш справедливо називати деякі з них новими тільки для нас. Наприклад, системи підтримки прийняття рішень уже більше двох десятиліть використовуються в розвинених країнах, але поки ще не отримали широкого поширення в нашій країні.

2. Взаємозв’язок організацій та інформаційних систем

Розглянемо взаємозв'язок між організаціями й інформаційними системами. В організаціях є різні рівні управління, для яких потрібні свої типи інформаційних систем. У свою чергу, співвідношення ролей менеджерів і комп'ютерів у прийнятті рішень також залежить від типів інформаційних систем.

Інформаційні системи й організації мають взаємний вплив один на одного. З однієї сторони ІС повинні приєднуватися до організації, щоб забезпечити необхідною інформацією важливі групи усередині організації. У той же час організація повинна усвідомлювати й відкривати себе для впливів інформаційних систем, щоб знайти вигоду в нових технологіях.

Взаємодія між інформаційними технологіями й організаціями є дуже складною і піддається впливу великої кількості факторів, включаючи структуру організації, стандартну техніку експлуатації, політику, культуру, навколишнє середовище й рішення управління. Менеджери повинні усвідомлювати, що інформаційні системи можуть помітно змінювати життя в організації. Вони не в змозі