дешевше і матеріали можна підготувати швидше. Можна підготувати високоякісні графіки на прозорих плівках, маючи відповідне програмне забезпечення і плотер. Якщо ж ні, то легко отримати зображення на прозорій плівці з надрукованих оригіналів за допомогою копіювальної машини. За кілька годин можна підготувати до тридцяти плівок: надрукувавши оригінали на машинці (нижнім регістром клавіатури, а не великими буквами), збільшити їх на копіювальній машині і перевести на прозорі плівки. Проектором для прозорих плівок можна користуватися в приміщенні, достатньо освітленому для того, щоб слухачі могли читати та робити записи; освітлене приміщення також дасть можливість доповідачу краще орієнтуватись у своїх матеріалах.
Час від часу можна використовувати й інші наочні матеріали. Йдеться про плакати, планшети і навіть фільми. Якщо дослідження стосувалося виробів, розміри та вартість яких незначна, їх можна з великим ефектом використати як зразки.
Вибравши найкращий вид наочних матеріалів для інформації вашої аудиторії, можна розпочати підготовку таблиць. Дотримуйтесь і тут простоти, як і в усіх інших аспектах доповіді. Зображення не можна завантажувати деталями. На одному кадрі не повинно бути більше шести-семи рядків тексту по шість-сім слів. Послідовність виділяйте з лівого краю якимсь символом, порядковим номером, зірочкою або кружечком. Якщо користуєтеся прозорими плівками, можна проектувати зображення відразу все або поступово, пункт за пунктом, пересуваючи аркуш паперу, підкладений під плівку. Можна також комбінувати зображення, накладаючи дві плівки одна на одну.
Хоча проектор для прозорих плівок — один з найкращих засобів демонстрації ілюстративного матеріалу, часто ним користуються просто як технічно ускладненою дошкою. Необхідно продумати, як ви його застосуєте.
По-перше, підготовка проектора до роботи. Найкраще встановити екран навскіс у кутку кімнати так, щоб доповідач міг стати збоку від екрана, не заступаючи його. Верхня частина екрана повинна бути нахилена вперед, інакше зображення видовжиться. Нижня частина має знаходитися на рівні об'єктива. До початку доповіді необхідно відрегулювати фокус та перевірити, щоб зображення заповнювало весь екран.
По-друге, про безпосередню роботу з проектором. Якщо доповідач хоче, щоб увага аудиторії переключилася на нього, треба вимкнути проектор. Це також треба зробити відразу після закінчення доповіді. Коли переходите до наступної плівки, попередню акуратно складайте у визначеній послідовності: вона може знадобитися ще раз.
Показувати потрібні місця можна за допомогою ручки — на плівці або телескопічною указкою — на екрані. Особливого ефекту можна досягнути, підкреслюючи або обводячи ручкою слова чи цифри на плівці в той час, як зображення спроектоване на екран.
Нарешті, доповідач повинен передбачити усі можливі несподіванки. Треба мати запасну лампу для проектора. Якщо доповідь робитиметься у чужому приміщенні, зателефонуйте туди і переконайтеся, що всі потрібні технічні засоби знаходяться в робочому стані і що у власників є запасна лампа. Передумова успішної доповіді — продумане планування.