Система фізичного розподілу товарів складається з таких складових:

Обслуговування замовників: який рівень обслуговування замовників треба забезпечити?

Обробка замовлень: як повинні оброблятися замовлення?

Управління запасами: яким повинен бути рівень товарного запасу?

Організація складського господарства: де повинен розміщатися товарний запас? Скільки складів необхідно використовувати?

Транспортування: як буде здійснюватися транспортування товару?

Переробка вантажів: як повинен оброблятися товар при транспортуванні?

Розглянемо питання прийняття рішень з кожної із складових.

Обслуговування замовників.

Необхідно встановити певні стандарти обслуговування замовників. Стандарт обслуговування замовників може полягати, наприклад, в тому, щоб 90% всіх замовлень виконувалося протягом 48 годин після їх надходження, а стовідсоткове виконання замовлень не перевищувало 72 години. Більш високі стандарти обслуговування замовників, як правило, означають більші витрати, оскільки при цьому зростає рівень необхідного запасу товару. Створення такого запасу зв’язує оборотний капітал, оскільки чим більші запаси, тим більше коштів повинно бути вкладено в оборотний капітал. Менеджер, який керує фізичним розподілом, повинен знати витрати на підтримання різних стандартів обслуговування замовників (наприклад, для 80, 90 і 100 відсотків замовлень, доставка яких здійснюється протягом 48 годин) і на додаткові послуги замовникам, які виникають внаслідок підвищення стандартів.

В деяких випадках замовники оцінюють постійність поставок вище, аніж їх швидкість. Наприклад, стандарт обслуговування замовників з гарантованою доставкою протягом п’яти робочих днів може оцінюватися вище, ніж виконання 60% замовлень в межах двох днів, 90% – в межах п’яти і 100% – в межах семи днів. Оскільки в останньому випадку стандарт вимагає доставки 60% замовлених товарів протягом двох днів, він передбачає більший товарний запас, ніж попередні стандарти. Таким чином, знання вимог замовників може підвищити рівень задоволення їх потреб при зниженні витрат.

Обробка замовлень.

Ретельний аналіз елементів, з яких складається час проходження замовлень, дозволяє скоротити час між розміщенням замовлення покупцем і моментом отримання ним товарів. Корисним тут буде комп’ютерний зв’язок між продавцем і відділом, який приймає замовлення. Обмін даними в електронному вигляді дає можливість також зменшити час обробки замовлення за рахунок швидкої перевірки платоспроможності замовника, отримання інформації про наявність запасу відповідного товару, видачі замовлення зі складу, виставлення покупцю рахунку-фактури та оновлення інвентарних даних.

Управління запасами.

Питання про рівень необхідного товарного запасу може стати джерелом конфлікту між менеджером з фінансів і менеджером з маркетингу. Оскільки створення запасів вимагає певних витрат, фінансові менеджери шукають можливості зниження запасів товарів, які зберігаються на складах, до мінімального рівня. Менеджери з маркетингу, знаючи про проблеми, які виникають у замовників внаслідок вичерпання запасів, прагнуть до їх збільшення. В реальній ситуації необхідно знайти компроміс між цими двома протилежними прагненнями, зокрема в зв’язку з тим, що витрати на підтримання запасів збільшуються особливо швидко при наближенні стандартів обслуговування покупців до 100%.

Це означає, що постійне підтримування запасу кожного із товарів, який може бути замовлений покупцем, виявляється зазвичай для компаній, які торгують великою кількістю найменувань товару, неприйнятно дорогим. Одне з можливих вирішень цієї проблеми – поділ товарів на ті, на які є постійний попит, і ті, які обертаються більш повільно. Це правило іноді називають правилом 80:20, оскільки для багатьох компаній 80% збуту припадає на 20% виробів. Потім встановлюється високий стандарт обслуговування замовників для 20% товарів, на які є постійний попит (наприклад, їх наявність на складі протягом 95% часу), і значно нижчий стандарт для товарів, які користуються меншим попитом (наприклад, наявність їх на складі протягом 70% часу).

У зв’язку з цим мусять бути прийняті два рішення щодо створення товарного запасу, суть яких зводиться до визначення того, скільки і коли необхідно замовляти товарів для поповнення запасів. При зниженні запасу якого-небудь виробу до певного рівня виникає необхідність в поповненні його запасу. За винятком того випадку, коли допускається вичерпування запасу, точка замовлення повинна бути розташована раніше того моменту, коли запас знижується до нуля. Це пов’язано з існуванням часу реалізації замовлення між моментом подання заявки і надходженням товару. Система поповнення запасу за принципом “доставка вчасно” розроблена таким чином, щоб скоротити час проходження заявки. При цьому як точка замовлення (рівень товарного запасу на складі, за яким подається повторне замовлення), так і загальні рівні запасів товару знижуються. Ключем до впровадження системи своєчасного поповнення є надійне забезпечення стислого проміжку часу проходження замовлення – так, щоб товар, який відвантажується для поповнення запасів, надходив незадовго до виникнення в ньому потреби.

Точка замовлення залежить від трьох чинників: усталеності часу проходження замовлення, коливань купівельного попиту, а також стандарту обслуговування покупців. Чим більше змінюється час проходження замовлення між поданням замовлення і отриманням товару, а також чим вищі коливання купівельного попиту, тим вище знаходиться точка замовлення. Це пов’язано з невизначеністю, яка виникає внаслідок таких змін і спричиняє необхідність створення страхового запасу на випадок непередбачено великого часу проходження замовлення чи незвичайно високого купівельного попиту. Чим вищим є стандарт обслуговування покупців, тим вищою буде потреба в страхових запасах і, таким чином, вище буде знаходитись точка замовлення.

Складське господарство.

Управління складським господарством включає всі дії, які необхідні для зберігання товарів від моменту їх виробництва до відвантаження замовнику: поділ великих партій товару на більш дрібні, підбір асортименту товарів для поставки замовникам, зберігання та відвантаження. Склади-сховища призначені для зберігання товарів протягом тривалого часу, в той час як функції регіональних розподільчих центрів полягають в забезпеченні швидкого руху товарів. Торгові посередники використовують регіональні розподільчі центри, коли постачальники транспортують величезні партії товарів, які потім розподіляють на дрібніші і швидко доставляють