Крім доцільної організації праці управлінських працівників, пропорційність досягається встановленням правильних пропорцій в чисельності окремих категорій управлінських працівників, взаємопов’язаними трудовими процесами, між засобами, предметами праці і працюючими.

Принцип паралельності передбачає одночасне виконання окремих процесів і операцій шляхом сумісництва в часі різних етапів роботи. Це дає змогу скоротити тривалість циклу виконання управлінських робіт.

Принцип прямоточності означає таку побудову управлінської праці в просторі, при якій розміщення окремих підрозділів апарату управління і робочих місць (співробітників, технічних засобів) відповідає напрямку руху потоків інформації, не допускаючи зворотних рухів, темпів, що затримують проходження інформації. З цією метою слід уважно аналізувати діючий документооборот і вносити в нього відповідні зміни (усунення непотрібних документів або зв’язаних з ними робіт, зміна послідовності операцій, їх сумісництво і спрощення), що зручніше робити, користуючись графічною формою зображення обробки документів.

Принцип безперервності – це така організація трудових процесів, за якою кожен наступний елемент операції є природним продовженням попереднього. Цей принцип передбачає усунення витрат робочого часу службовців, затримок в надходженні потрібної інформації та інших причин, що спричиняють перерви у виконанні функцій управління. Досягається це високою дисципліною праці, суворим дотримання встановленого регламенту виконання кожною ланкою апарату управління закріплених за нею функцій, широким використанням технічних засобів управлінської праці.

Принцип ритмічності – послідовне і рівномірне чергування трудових операцій і їх елементів у часі. Це означає вимогу рівномірної роботи всіх управлінських ланок, підпорядкування їх деякому єдиному ритму, що випливає з поставлених завдань. Принцип ритмічності несумісний зі штурмовщиною в роботі, при якій неможливо забезпечити якісне обслуговування виробництва.

Принцип виключності передбачає, що всякий працівник зайнятий в сфері менеджменту, повинен робити все можливе для виконання поставленої задачі і лише у виключних випадках звертатися до свого безпосереднього начальника. За такої організації менеджменту підвищується самостійність і відповідальність працівників за конкретну ділянку роботи і в той же час керівник розвантажується від вирішення дріб’язкових питань, що входить у компетенцію спеціалістів господарства чи керівників середньої ланки.

Існують і інші принципи раціональної організації управлінської праці: принцип оптимальної інтенсивності праці і оптимальної зайнятості виконавця, принцип мінімальних переміщень і економії рухів та інше.

Розглянуті основні принципи раціональної організації процесів управлінської праці тісно переплітаються між собою. Центральним завданням є оптимальний поділ праці апарату управління, що забезпечує доцільну спеціалізацію працівників і набуття ними необхідних навичок і знань, встановлення відповідальності кожного працівника за доручену справу, що усуває знеосібку, створення кооперації і досягнення на цій основі високої продуктивності праці.

Раціональний поділ праці повинен знайти відображення в технології виконання функцій управління. З цією метою повинні бути розроблені типові рішення оптимальних варіантів закріплення відповідних робіт за окремими працівниками з урахуванням індивідуальних можливостей і здібностей кожного з них. Не можна допускати такого явища, щоб робота апарату управління лімітувалося працездатністю працівника або окремого спеціаліста, надмірна завантаженість яких не дозволяє своєчасно і якісно виконувати функції, покладені на відповідний підрозділ або на підприємство в цілому.

Щоб в роботі персоналу управління не виникало „вузьких місць”, необхідно чітко встановлювати межу компетенції кожного працівника, маючи на увазі самостійне прийняття ним рішень, що відносяться до його службових обов’язків і пов’язані з використанням відповідних документів.

Творчий характер управлінської праці відкриває великі можливості для самоорганізації персоналу управління завдяки самовихованню і набуття потрібних для ефективної діяльності якостей (самодисципліна, концентрація уваги, пам’ять, витримка тощо), для розробки індивідуальних планів роботи на кожен робочий день, тиждень, місяць, рік, удосконалення організації робочого місця тощо. Якщо немає достатньо продуманого плану, діяльність керівника і спеціаліста, як відповідна реакція на сигнали, що надходять, часто має хаотичний характер, повністю підпорядковується ходу зовнішніх подій. Крім того, ще давньоримський письменник Публій Теренцій стверджував, що оскільки ми не можемо створити все що бажаємо, то потрібно бажати лише того, що ми можемо зробити. А ця вимога краще всього реалізується при плануванні.

Труднощі планування управлінської праці полягають у тому, що не можна детально запрограмувати насамперед усі майбутні роботи, оскільки менеджери щодня опиняються у нестандартних ситуаціях. Проте планування дає змогу систематизувати роботу, здійснити свідому і цілеспрямовану побудову трудового процесу, виробити звичку ощадливого ставлення до фактора часу, раціонального режиму праці, наперед готуватися до виконання тих чи інших операцій і тим самим економити час на входження у роботу. Крім того воно полегшує контроль і самоконтроль за ходом управлінських операцій, оперативну оцінку внеску кожного працівника у розв’язання поставі ленного завдання.

Завдання планування робочого дня такі: проектування найбільш доцільного розподілу робочого часу на виконання окремих функцій з урахування їх терміновості і важливості; забезпечення безперервного виробничого процесу; визначення переліку осіб, з якими потрібно підтримувати зв’язок, перелік об’єктів для відвідування і маршрутів руху менеджерів; тимчасове заміщення окремих працівників у разі відсутності їх.

На трудовий процес персоналу впливає багато випадкових факторів, врахувати які повною мірою практично не можна. Тому в індивідуальний план не слід включати поточні, щоденні роботи, які повторюються, для них резервувати 30-36% бюджету робочого часу. В плані потрібно зазначити роботи, що повторюються у більш тривалих циклах (п’ятиденка, декада, місяць), а також нерегулярні і виняткові. На такі роботи, як виклик у вище стоячи організації, прибуття перевіряючи, в індивідуальному плані доцільно передбачити приблизно 10-15% робочого часу. Кожен менеджер, плануючи свою роботу, повинен передбачати також час для підвищення кваліфікації, поповнення політичних, економічних і технічних знань. [8,с.297]

1.5. Особливості управління персоналом за