Для чіткої організації забезпечення матеріально-технічними ресурсами необхідно проводити аналіз можливих джерел задоволення потреб і розрахунок забезпечення по кожному з них. До таких основних джерел відносяться: очікувані залишки матеріальних ресурсів на початок планового періоду, грошові засоби які виділяються підприємством під придбання матеріалів, внутрішні джерела постачання, а також власне виробництво. Маючи розрахункові дані потреб в матеріалах і кількісні характеристики по джерелам їх задоволення , можна отримати баланс матеріально-технічного забезпечення. Матеріали, які можна отримати в результаті мобілізації внутрішніх джерел, включають в себе відходи власного виробництва, відходи інших виробництв, повторне використання матеріалів і виробів за рахунок ремонту або відновлення, замінники, матеріали, що вдалося зекономити покращивши технологію або організацію виробництва.

Дуже важливою ланкою інструментарію по підвищенню якості управління є покращення ритмічності постачання і реалізації. Матеріально-технічне забезпечення можна розглядати як єдиний процес і як сукупність окремих процесів. В другому випадку можна випадку можна говорити о ритмічності надходжень сировини і матеріалів на склади підприємств. Однією з основних цілей матеріально-технічного забезпечення є забезпечення матеріально-технічними ресурсами підприємства в необхідній кількості, асортименті і в заплановані строки. Тому під ритмічністю поставок слід розуміти своєчасне та повне забезпечення підприємства сировиною, матеріалами і комплектуючому виробів в відповідності з оперативними потребами і планом матеріально-технічного забезпечення. Як показують дослідження, неритмічне постачання є однією з важливих причин які негативно впливають на роботу виробничих підрозділів. Обсяг виробничих запасів здобуває важливе значення при плануванні і залежить від різних умов котрі включають в себе обсяги споживання, швидкість, регулярність та надійність постачання, а також складові витрат пов’язані з постачанням. Неритмічні поставки сировини, матеріалів комплектуючих виробів призводять в основному до двох основних видів втрат: втрати від іммобілізації засобів в виробничих запасах, витрати від дефіциту матеріальних ресурсів. При відсутності необхідних для виробництва матеріалів, працівники підприємства в першу чергу шукають заміну матеріалів в цьому випадку підприємство несе втрати внаслідок їх придбання та додаткової обробки. Надалі при збереженні дефіциту втрати будуть зростати , оскільки воно буде вимушено перейти до більш дорогих методів компенсації наслідків дефіциту (переналадка обладнання, оплата простоїв роботи працівників. Якщо дефіцит буде зберігатися, то втрати ще більше зростуть. Отже, тривалість дефіцитної ситуації суттєво впливає на рівень втрат.

Рис 1.2 Графік зміни втрат від дефіциту матеріально-технічних ресурсів

Для підвищення ефективності матеріально-технічного постачання необхідно проводити облік і аналіз всіх факторів, які впливають на процесів забезпечення підприємства матеріально-технічними ресурсами. Ігнорування або недооблік тих або інших факторів веде до диспропорцій, порушення ритмічності постачання сировини, матеріалів, комплектуючих виробів. В практиці роботи відділу матеріально-технічного забезпечення використовуються і інші засоби підвищення ритмічності поставок. З цією ціллю удосконалюються методи планування матеріально-технічного забезпечення, нормування запасів сировини, обліку складських запасів, контролю за реалізацією виділених матеріальних цінностей, застосовують методи прогнозування. Крім того запроваджуються економічні важелі впливу на ритмічність і забезпечення сировиною, матеріалами і комплектуючими виробів, удосконалюється договірно-правовий механізм, механізм матеріального стимулювання. Проводиться також робота по автоматизації управління постачанням, по впровадженню прогресивних переміщення вантажів, розвитку складського господарства.

Ще одним з можливих шляхів підвищення ефективності роботи по управлінню матеріально-технічними ресурсами є робота з постачальниками. Складовою роботи постачальниками є робота по удосконаленню обліку і головне контролю за поставками. Задача обліку і контролю за надходженням матеріальних ресурсів важлива тоді коли існує багато партнерських зв’язків і на підприємстві використовується багато різних матеріалів і комплектуючих виробів. Необхідно зазначити, що задачі обліку та контролю за надходженням матеріалів залежать від специфіки виробничої підприємства і здійснюються в тісному взаємозв’язку з іншими відділами підприємства. Щоденний контроль за виконанням договірних умов по поставкам дозволяє відхилення в ході виконання договірних зобов’язань по поставкам продукції. У випадку недопоставки матеріалів відділ постачання готує матеріали по пред’явленню претензій підприємствам які порушили договірні зобов’язання. Для своєчасного та повного отримання сировини, матеріалів, і комплектуючих виробів встановленої якості важливо забезпечити чітку взаємодію відділів матеріально-технічного забезпечення з юридичними службами підприємства. Для запобігання зайвих витрат в відділах постачання необхідно проводити оцінку постачальників продукції по якості, сортності, обсягу, номенклатурі, асортименту, своєчасності та ритмічності поставок. Якщо продукція не відповідає договірним умовам відділ постачання також готує матеріали по пред’явленню претензій підприємствам які порушили договірні зобов’язання.

Якісне управління матеріально-технічними ресурсами не можливе без проведення аналізу за використанням матеріально-технічних ресурсів. Для всіх виробничих об’єднань необхідні оборотні засоби, котрі функціонують у виді виробничих запасів, незавершеного виробництва, готової продукції. Для служб постачання першочергову роль займає аналіз виробничих запасів, оскільки вони забезпечують безперервність виробничого процесу. Наприклад, занадто високий рівень запасів матеріальних ресурсів збільшує рівень витрат на утримання запасів, зменшує оборотність і ефективність використання оборотних запасів. Однак виробничі запаси слід формувати таким чином, щоб фактори які будуть перераховані далі не відобразились на ритмічності постачання. Тому для покращення процесу управління матеріально-технічними ресурсами необхідно застосовувати методи нормування і управління виробничих запасів. Нормування матеріальних запасів необхідно проводити для визначення його мінімального рівня. При формуванні мінімального нормативного рівня виробничих запасів необхідно враховувати організаційно-технічні та економічні умови матеріально-технічного забезпечення виробництва. Мінімальний нормативний рівень виробничих запасів повинен змінюватись, оскільки можуть змінюватись фактори, що впливають на його на його формування, крім цього ця норма повинна забезпечувати безперервність та ритмічність виробничого процесу та стимулювати до пошуку резервів економії матеріально-технічних ресурсів.

Рис 1.3 Класифікація факторів, що впливають на формування виробничих запасів.

Одним з основних організаційно-економічних