Найменші витрати пов'язані із транспортуванням необхідних матеріалів підприємство понесе в тому випадку, якщо всі постачальники будуть перебувати в безпосередній близькості. І безсумнівно, прагнучи окремо зменшити витрати пов'язані із транспортуванням треба вибирати тих постачальників, які найбільше близько розташовані. Однак, так як треба прагнути до зниження всіх витрат у комплексі, а не тільки транспортних, часто доцільніше вибрати більше віддалених постачальників. Коли необхідно зробити закупівлі в декількох постачальників, що перебувають на досить великих відстанях, щоб значно скоротити автотранспортні витрати, необхідно ретельно підходити до визначення маршруту перевезення. Тому при розрахунку транспортних витрат необхідно обов'язково враховувати ступінь ефективності організації транспортних перевезень.

Визначення загальних витрат пов'язаних із транспортуванням необхідної продукції за даною методикою починається з визначення прямих витрат пов'язаних з експлуатацією власних транспортних засобів. Розрахунок ведеться по тих транспортних засобах, які використовувалися як для перевезення матеріалів, так і іншої продукції, рух якої за межі підприємства можна відбити в інформаційній системі. Коло таких автотранспортних засобів необхідно визначити заздалегідь, і намагатися їх використати тільки для перевезень заздалегідь певних видів продукції. Для визначення прямих витрат пов'язаних з експлуатацією кожного автомобіля можна використати два легкодоступних показники, а саме витрати бензину й пробіг автомобіля. Щоб довідатися про витрату бензину, достатньо точно організувати його облік, як і будь-якого іншого складського матеріалу з тим застереженням, що даний матеріал майже ніколи не повинен бути присутнім реально на складі. Даний матеріал доцільно розглядати окремо від інших майже у всіх аспектах, він не може бути серед більшості матеріалів, за загальну якість роботи з якими співробітники відділу постачання можуть одержати премію. Щоб спростити облік руху бензину, а також уникнути створення реальних зайвих складських запасів або уникнути використання коштів не по цільовому призначенню доцільно використати талони на бензин. При передачі водієві талонів на певну кількість літрів у програмі необхідно зафіксувати передачу бензину на водія або на транспортний засіб за умови, що в цього транспортного засобу є тільки один водій. Для знаходження величини транспортних витрат необхідно знати загальну кількість переданого бензину для всіх автотранспортних засобів за певний період часу. Величина витрат на бензин розраховується як добуток останньої вартості бензину кожної марки на споживання бензину аналогічної марки, потім береться сума по всіх марках бензину.

Всі інші статті витрат пов'язані з експлуатацією автомобіля на відміну від витрат пов'язаних з використанням бензину, характеризуються нерегулярністю виникнення через тривалі проміжки часу. Це значить, що транспортні витрати виникають нерівномірно і їх доцільно нараховувати пропорційно по великому проміжку часу або кілометражу. Більша частина цих статей залежить від величини пробігу. Так чи інакше, від величини пробігу залежить дуже багато статей транспортних витрат, головними з яких є витрати на ремонт і заміну механізмів і деталей автомашини (ця стаття містить у собі вартість ремонтних робіт і вартість матеріалів), витрати на пально-мастильні матеріали, витрати на оплату сторонніх послуг. Також від величини пробігу залежить імовірність попадання машини в ДТП або іншу неприємну ситуацію, пов'язану з витратами. Тому витрати, пов'язані з величиною пробігу також містять у собі або пропорційно кілометражу нараховані страхові внески або пропорційно кілометражу нараховану величину збитку. Всі інші категорії витрат теж повинні нараховуватися пропорційно на кожен кілометр пробігу.

Для того, щоб визначити транспортні витрати, пов'язані із пробігом, необхідно виділити розрахунковий проміжок часу, найкраще якщо він буде дорівнює року, за який вони будуть розраховуватися. Всі розрахунки можна провести, користуючись модулем автотранспортних засобів. Програма визначає загальні витрати пов'язані з експлуатацією машини за певний проміжок часу на підставі введених у неї даних по передачі на неї матеріалів (за винятком бензину), а також фіксації інших витрат. Так як рік - це досить великий строк, за який може істотно зменшиться вартість грошей, отриману величину можна помножити на певний коефіцієнт, що враховує рівень інфляції. Для того, щоб зробити розрахунок необхідно раз на місяць знімати дані лічильника фіксуючого пробіг і вводити його показання в систему. Якщо транспортний засіб все-таки необхідно використати по іншим призначенням крім тих випадків, коли рух виробів або матеріалів можна фіксувати в системі, то дані лічильника необхідно вносити в спеціальний журнал. У даному журналі підписами відповідальної посадової особи повинні підтверджуватися внесені в нього записи. На підставі даних журналу провадиться розрахунок загальної пройденої відстані пов'язаної з перевезенням того, що не можна зафіксувати в системі, ці дані теж фіксуються в системі. Розрахунок загальних витрат пов'язаних з експлуатацією одного транспортного засобу за певний період провадиться по формулі:

Веа= ; (2.8)

де, Вмn — вартість матеріалів переданих на автотранспортний засіб протягом останніх n періодів, рух яких відбито в інформаційній системі;

Вгn -зафіксована в системі передача грошей на автомобіль протягом останніх n періодів (гроші на ремонт, надання сервісних послуг,