процесу 1 “Ведення журналу операцій” вхідними є дані, отримані з розхідних накладних, що надходять від постачальника і дані, отримані з проплачених платіжних доручень, які надходять з банку. В результаті ведення журналу операцій утворюються дані про операції, які є вхідними для процесу 2 “Формуванння результатних документів”. Цей процес також використовує вхідні дані для процесу 1 для звірки і виявлення помилок. На виході процесу 2 формуються в електронному вигляді ті ж самі документи, які будуть вихідними документами для всієї системи. За допомогою процесу 3 ці документи роздруковуються і передаються в бухгалтерію підприємства.
Розглянемо детальніше процес 1 “Ведення журналу операцій” за допомогою діаграми другого рівня, що наведена в додатку 5. Даний процес складається з наступних дрібніших процесів:
ввід і контроль інформації (процес 1.1);
запис на магнітний носій (процес 1.2);
звірка і корекція БД (процес 1.3).
Інформація з розхідних накладних і платіжних доручень є вхідною для процесів 1.1 “Ввід і контроль інформації” та 1.3 “Звірка і корекція БД”. Після процесу 1.1 введена інформація про операції записується на магнітний носій (вінчестер) в файл операцій. Записана інформація використовується в процесі 1.3 при звірці і корекції БД. На виході процесу 1.3 (і всього процесу 1) – дані про операції.
Деталізація процесу 2 “Формування результатних документів” за допомогою діаграми другого рівня наведена в додатку 6. В результаті декомпозиції даного процесу одержуємо наступні дрібніші процеси:
формування оборотних відомостей (процес 2.1);
формування узагальнених оборотних відомостей (процес 2.2);
формування сальдових відомостей (процес 2.3);
формування узагальнених сальдових відомостей (процес 2.4);
формування журнала-ордера (процес 2.5);
формування акту звірки (процес 2.6).
Дані про операції є вхідними для процесів 2.1, 2.3, 2.5 та 2.6, на виході яких формуються відповідно оборотні відомості, сальдові відомості, журнал-ордер та акт звірки. Оборотні і сальдові відомості є вхідними даними відповідно для процесів 2.2 та 2.4, в яких формуються узагальнені відомості.
Процес 3 “Друк і передача результатних документів” не вимагає деталізації.
Для висвітлення технології рішення даної задачі у системі, що проектується і для порівняння її з існуючою технологією, систему зручно представити у вигляді техпроцесу, який зображено в додатку 7. При оприбуткуванні товару дані з накладних вводяться в пам’ять ЕОМ. В процесі введення даних ідбувається їх перевірка на правильність, повідомлення про помилки (якщо вони виявлені) виводяться на екран монітора, і процедура вводу повторюється. Після того, як дані введені і перевірені, вони записуються на жорсткий диск ЕОМ в наступні файли: “Журнал операцій”, “Партнер” та “Товар”.
Аналогічно здійснюється ввід даних з платіжних доручень і корекція помилок при оплаті рахунку. В цьому випадку дані записуються на жорсткий диск ЕОМ у файли “Журнал операцій” і “Платіжні доручення”.
В результаті наступних етапів формуються результатні документи, для чого використовується інформація з файлу “Журнал операцій”. Це етапи: “Формування журнала-ордера”, “Формування оборотно-сальдових відомостей” і “Аналіз оплати і оприбуткування”.
2.2 Математично-алгоритмічне забезпечення
При роботі система використовує ряд показників, які зручно представити у вигляді таблиць, виділивши реквізити-основи і реквізити-ознаки (див. таблицю 1 і таблицю 2).
Таблиця . Реквізити-основи
Показник | Назва реквізиту | Позначення у файлі
R1 | Сальдо дебетове на початок місяця | SDP
R2 | Сальдо дебетове на кінець місяця | SDK
R3 | Сальдо кредитове на початок місяця | SKP
R4 | Сальдо кредитове на кінець місяця | SKK
R5 | Дебетовий оборот | OD
R6 | Кредитовий оборот | OK
R7 | Загальний дебетовий оборот | ZOD
R8 | Загальний кредитовий оборот | ZOK
R9 | Сума операції | O
R10 | Сума операцій | SO
R11 | Сума операцій по дебету | SOD
R12 | Сума операцій по кредиту | SOK
W1 | Сума | S
W2 | Загальна сума | SS
V1 | Кількість | K
V2 | Ціна | P
V3 | Проплачена сума | PS
Таблиця . Реквізити-ознаки
Показник | Назва реквізиту | Позначення у файлі
P1 | Товар | I
P2 | Постачальник | J
P3 | Дата | D
P4 | Номер накладної | N
P5 | Дебетовий рахунок | RD
P6 | Кредитовий рахунок | RK
P7 | Дебет рахунка № 60 | RRD
P8 | Кредит рахунка № 60 | RRK
P9 | Місяць | M
P10 | Дата початку місяця | DP
P11 | Дата кінця місяця | DK
P12 | Дата оплати | Z
Граф взаємозв’язку показників зображений в додатку 8.
Розглянемо кожен з використовуваних в системі показників і наведемо формули, за якими вони обчислюються:
– сума товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
, (1)
де: – кількість товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n;
– ціна товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
– загальна сума товару, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
. (2)
– сума операції по дебету рахунка rd і по кредиту рахунка rk по накладній n постачальника j на дату d.
; (3)
, (4)
де – сума, проплачена постачальнику j на дату z згідно накладної n за дату d.
– оборот по дебету рахунка №60 і кредиту рахунка rk по партнеру j на дату d. Показник формується шляхом вибірки без арифметичних обчислень.
– оборот по кредиту рахунка №60 і дебету рахунка rd по партнеру j на дату d. Формується шляхом вибірки.
– загальний оборот по дебету рахунка №60 по партнеру j за місяць m.
. (5)
– загальний оборот по кредиту рахунка №60 по партнеру j за місяць m.
. (6)
– сальдо на кінець місяця m по дебету рахунка №60 по партнеру j.
.