Якщо ж керівник не буде постійно контролювати ситуацію, то навряд чи досягне очікуваних результатів. Йому необхідно розро-бити систему контролю за досягнутими результатами і впевнитися в тому, що завдання вирішуються правильно.

Метод контролю і вимірювання діяльності праці Ваших спів-робітників у вирішенні поставлених завдань залежить від суті цих завдань. Вести контроль і вимірювання результатів одних завдань можна, наприклад, в одиницях часу (дні, тижні, місяці), других -кількості одиниць продукції (штуки, комплекти), а третіх - в пев-них документах, в яких підбиваються підсумки роботи (це можуть бути звіти або договори на поставку).

Наприклад.

Завдання. Підготувати і здати до кінця другого кварталу поточ-ного року звіт про стан справ у фірмі.

Одиниця вимірювання результату: час - конкретна дата (на-приклад, ЗО червня), до якої звіт повинен бути готовим.

Завдання. Підвищити на 20 % прибуток, одержаний від реалі-зації проекту в 2002 фінансовому році.

Одиниця вимірювання результату: відсоткове збільшення -загальний відсоток збільшення прибутку за період з 31 січня по 31 грудня 2002 року.

Секрет сили впливу контролю і вимірювання результатів ро-боти полягає в наявності позитивного зворотного зв'язку. Коли керівник використовує позитивний зворотний зв'язок (повідомляє про збільшення випуску продукції, підвищення кількості продаж тощо), він стимулює ті результати, яких досяг персонал у процесі виконання завдання. І навпаки, коли керівник використовує нега-тивний зворотний зв'язок (повідомляє про допущені помилки, кількість витрачених днів тощо), він лише показує небажану для нього поведінку його співробітників. Саме цим відрізняються пози-тивний і негативний зворотні зв'язки.

Слід пам'ятати такі правила:

- не рахувати кількість бракованих картриджів.

- підраховувати кількість правильно зібраних картриджів.

- не рахувати кількість днів із запізненнями.

- підраховувати кількість днів без запізнень.

- не рахувати кількість відмінених операцій.

- підраховувати кількість виконаних операцій. Безперечно, найкращий спосіб досягнути мети поставленого

завдання - перетворити намагання до кращих результатів діяльно-сті співробітників у частину їхнього повсякденного життя. Для цього необхідно оголошувати дані про результати діяльності кож-ного працівника, зробивши їх доступними для всіх.

Як же розробити систему зворотного зв'язку за поточними результатами роботи? Тут доцільно взяти за основу вже існуючу систему МАРС. МАРС - це абревіатура чотирьох основних складо-вих даної системи - маяки, активність, розміреність і своєчасність.

Маяки - це контрольні точки, події або відмітки, які повідом-ляють керівнику та його працівникам, наскільки далеко він просу-нувся на шляху вирішення спільно поставленого завдання.

Наприклад, керівником поставлене завдання закінчити підго-товку проекту фінансового плану підприємства за три місяці. Тре-тій маяк, поставлений керівником на шляху виконання завдання, -це вимога представити проекти планів підрозділів їх керівниками не пізніше 1 червня.

Активність передбачає індивідуальну діяльність працівників, яка спрямована на рух від одного встановленого для завдання маяка до другого. Після того, як досягнуто другого маяка, для досягнення третьої контрольної точки в підготовці проекту бюджету працівники повинні почати і завершити декілька різних дій. Наприклад, ці дії будуть виглядати так:*

Проаналізувати звіти витрат засобів за минулий рік і визна-чити статті, які переходять на поточний рік, якщо такі є.*

Проаналізувати звіти витрат засобів за поточний рік і визна-чити планові витрати до кінця року.*

Зустрітися з персоналом підрозділів для визначення витрат, які передбачені на навчання, відрядження, а також капіталовкла-дення в основне обладнання на наступний рік.*

Проаналізувати можливість розширення штатів, призупи-нення поставок і підвищення цін для визначення розмірів непе-редбачених платежів.*

Зробити електронну таблицю з проектом плану на основі даних, одержаних раніше.*

Роздрукувати проект плану і виконати повторну перевірку результатів вручну, а за необхідності внести в нього виправлення.*

Представити проект плану керівнику.

Кожна така дія просуває Ваших працівників вперед на шляху досягнення третього, маяка (закінчення проекту фінансового плану підприємства до 1 червня).

Розміреність визначає, як встановлені маяки і як реальні дії співвідносяться між собою. Вона вказує на правильну послідовність прийнятих Вами кроків, які приведуть до успішного й ефективного вирішення поставлених завдань.

Своєчасність - це визначення потрібного Вам часу для подолан-ня шляху від одного маяка до другого (встановивши тим самим контрольні точки), а також на повне вирішення всього завдання. Для цього слід підготувати графік, який передбачив би строки виконання кожної окремої дії в плані вирішення завдання.

Застосування кожної із характеристик (маяків, активності, розміреності, своєчасності) дозволяє ставити завдання, які може контролювати керівник і результати виконання яких можна вимірю-вати. Якщо ж керівник не може контролювати процес вирішення завдання, то велика вірогідність того, що його не вирішать, а керів-ник буде не в змозі це визначити.

Одним із найпростіших і найбільш поширених прийомів, які використовуються для ілюстрації і контролю процесу виконання завдань, є лінійні діаграми, або як їх називають, діаграми Гантта. Керівнику достатньо лише глянути на них, щоб зрозуміти, на якій точно стадії знаходиться виконання проекту на будь-яку дату, а також мати можливість порівняти реальне становище справ з планом (рисунок 9.3).

Рис. 9.3. Діаграма часу

Лінійні діаграми мають три основні елементи:*

Вісь часу. Вона показує шкалу, на якій оцінюється досягну-тий результат. На ній розташовують будь-які необхідні одиниці виміру: дні, тижні, місяці або інші. Час відкладається на горизон-тальній осі ОХ.*

Етапи. Вони показують окремі дії, які повинні бути виконані Вашими працівниками, просуваючись від однієї контрольної точ-ки до іншої. У лінійних діаграмах кожен етап відмічається в хро-нологічному порядку по вертикалі з лівої сторони діаграми, тобто по