Почати слід з аналізу завдань - це метод оцінки та пріоритетності завдань, які повинні бути виконані. Схожі завдання можна згрупувати з метою створення робочих місць. Спробуйте розрізнити розумові завдання та фізичні. Наприклад, планування є розумовим завданням, прибирання - фізичним. Корисно ставити наступні запитання:

Після того, як Ви дали відповіді на ці запитання та згрупували подібні завдання, можна розпочати визначати конкретні робочі місця. Обсяг роботи, яку потрібно виконати, покаже, скільки робочих місць Вам необхідно буде створити для кожного виду діяльності.

Опис Робочих Функцій - це основні принципи, які пояснюють вміння, навики та відношення, необхідні для виконання поставлених завдань. Опис робочих функцій прояснює Ваше розуміння відносно тієї роботи, яку потрібно виконати, та тих людей, які можуть її виконати. Опис, як правило, включає назву робочих функцій, діяльність, яку потрібно здійснити, основні та другорядні обов’язки і відповідальності, а також взаємозв’язок між робочими функціями в межах організації. Опис робочих функцій допомагає в підборі, співбесіді та навчанні нових працівників. Він також допомагає в координації працівників, встановленні зарплати та визначенні відношення працівників. Опис робочих функцій визначає обов’язки та відповідальность, а особисті якості визначають здібності та досвід людини. Ви повинні поєднати ці якості з обов’язками та відповідальностями для того, щоб перетворити опис робочих функцій на якості, необхідні для виконання роботи. Таку роботу потрібно виконати, якщо Ви чітко визначите, які саме люди Вам потрібні для діяльності у Вашому бізнесі. Існує чотири головні точки зору –

Відношення - ретельно складіть перелік бажаного відношення людини до кожної роботи, наприклад: чи повинна людина бути старанною, сумлінною, готовою співпрацювати, тощо?

Вміння - які вміння потрібні для виконання необхідних обов’язків та робочих функцій? Чи такі вміння потрібно мати ще до того, як людина починає працювати, чи працівнику необхідно буде пройти відповідний курс навчання по спеціальності? Коли Ви визначаєте завдання, чи повинні вони узгоджуватися з вміннями працівника?

Освіта - який рівень та вид освіти необхідний для Ваших працівників? Узгоджуйте освіту з характеристикою конкретної роботи. Некваліфіковані працівники можуть бути тягарем для Вашого бізнесу, якщо Ви їх вчасно не заміните. Люди з надто високою кваліфікацією можуть не принести користі Вашій компанії, а Ви тільки марно витратите кошти.

Досвід - якщо вміння та освіта мають надзвичайно важливе значення, то практичний досвід демонструє їхнє використання. Рівень досвіду людини може показати, чи вона може працювати з або без керівництва.

На онові виконаної роботи можна визначити, скільки працівників, якого фаху і якої кваліфікації потрібно, щоб виконати поставлені завдання. На підставі цієї інформації складають кваліфікаційні характеристики, посадові інструкції і штатний розклад.

В бізнес-плані інформація щодо потреб в персоналі подається у формі:

Категорії працівників   |

Якості необхідні для виконання завдань (кваліфікація, досвід, тощо) | Необхідна чисельність персоналу | Заробітна плата та система стимулювання | Джерела покриття потреб у персоналі

Спеціалісти     

Службовці     

Робітники     

Для кожного бізнесу потрібно розробити організаційну структуру або модель, яка покаже зв’язки між підрозділами, розподіл повноважень з управлівння. Кількість структурних підрозділів, схема їх підпорядкування залежатимуть від виду бізнесу, організаційної форми, форми власності, виробничих потужностей, частково від характеру технологічного процесу. Згідно цієї моделі бізнес повинен бути інноваційним. Він повинен пристосовуватися до змінних потреб споживача.

5.3. Складові частини ефективного менеджменту

Менеджмент базується на чотирьох функціях – плануванні, керівництві, організації та контролі, які здійснюються за допомогою людей та інформації. Такий процес здійснюється ефективно та вміло за допомогою людей і через них. На схемі продемонстровано взаємозв’язок між чотирма функціями менеджменту:

Планування - це встановлення цілей та шляхів, за допомогою який людина зможе досягнути їх на постійній основі. Найбільш важливим є те, що як менеджеру, так і власнику, Вам потрібно сконцентрувати зусилля на встановленні цілей. Основні цілі та завдання, які Ви встановлюєте для свого бізнесу повинні узгоджуватися з особистими цілями та завданнями. Вам потрібно належним чином висвітлити цілі та завдання діяльності підприємства.

Управління - є ключовою функцією менеджменту яка дозволяє заохочувати людей виконувати роботу, яку від них очікують. Бути власником бізнесу не означає бути його керівником. Чи доцільно Вам займати посаду керівника - це буде залежати від Ваших знань, ефективних управлінських навичок та бачення майбутнього. Вам також потрібно розробити стратегію для того, щоб заохотити Ваших працівників досягнути цілей, які зроблять Ваш бізнес успішним.

Організація - відноситься до координації діяльності для досягнення поставлених цілей. Потрібно прийняти рішення стосовно того, які завдання слід виконати, хто буде їх здійснювати та як ці завдання будуть згруповані. Ви також виконуєте організаційну функцію, коли визначаєте методи звітування і спілкування та відповідаєте за процес прийняття рішень відносно функціонування бізнесу.

Контроль - відноситься до моніторингу. Для того, щоб досягти успіху потрібно виконати певні завдання згідно плану. Контроль - це відповідальність кожного працівника. Працівники, як і адміністратори, повинні концентрувати свою увагу на досягненні узгоджених цілей бізнесу. Власникам бізнесу потрібно запропонувати допомогу та усунути всі перешкоди, які заважають працівникам досягти поставлених цілей. Функція контролю допомагає власникові бізнесу створити робочу групу для підтримки компанії.

Про функції менеджменту слід пам’ятати при формуванні