Доступність інформації при прийнятті управлінського рішення в комп'ютерних системах забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і обробки.

Актуальність визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних ха-рактеристик відображуваного об'єкта, від інтервалу змін цих характерис-тик, від інтервалу часу, який минув із моменту виникнення даної інформації. Своєчасність інформації. Своєчасною є така інформація, яка може бути врахована при виробленні управлінського рішення без порушення встановленої процедури і регламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи інший рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв'язування задач управління.

Стійкість - це властивість управлінської інформації реагувати на зміни вхідних даних, зберігати необхідну точність. Стійкість інформації, як і її репрезентативність, зумовлена методичною правильністю її відбору і формування.

Точність інформації визначається ступенем наближення відображува-ного інформацією параметра і його істинного значення. Для економічних показників, які відображаються цифровими кодами, відомі чотири класи-фікаційні поняття точності: формальна точність, вимірювана значенням одиниці молодшого розряду числа, яким подано показник; реальна точність, що визначається значенням одиниці останнього розряду числа, правильність якого гарантована; досяжна точність - максимальна точність, якої можна досягти в даних конкретних умовах функціонування системи; необхідна точність, яка визначається функціональним призначенням показника.

Достовірність (вірогідність) інформації — це властивість інформації відображати реально діючі об'єкти з необхідною точністю. Вимірюється достовірність інформації довірчою ймовірністю необхідної точності, тобто ймовірністю того, що відображувані інформацією значення параметра відрізняються від істинного значення цього параметра в межах необхідної точності. Поряд із поняттям «достовірність інформації» існує поняття «достовірність даних», яке передбачає розгляд інформації в синтаксичному аспекті. Під достовірністю даних розуміють їх безпомилковість; вимірюється вона ймовірністю появи помилок у даних.

Недостовірність даних може не впливати на розмір даних, а може й збільшити, його на відміну від недостовірності інформації, завжди зменшуючи її кількість.

Цінність інформації - комплексний показник її якості, її міри напрагматичному рівні.

2.3. Елемента системи обміну інформацією.

Процес обміну інформацією в організаціях умовно поділяють на дві категорії: формальну (або таку, що планують) і неформальну (або таку, що не планують).

Формальна передача інформації

У великих організаціях адміністративні інструкції обумовлю-ють, хто кому може офіційно писати папери, хто кому повинен доповідати і в яких випадках, хто переглядає записки, хто видає інформацію тощо.Якщо робота організації полягає в обробці письмових заяв або вимог, правила, процедури до подробиць обумовлюють шлях прохо-дження заяви: яка інформація повинна бути зібрана і на якому етапі, що конкретно потрібно зробити. Таким же чином майже завжди формально визначаються форма, зміст і відповідальність за підготовку фінансових звітів.Одним з найважливіших засобів формалізації передачі відомостей є використання стандартних форм (бланків), в які заноситься інфор-мація. В багатьох організаціях доповненням до форм звітності є різні види бланків, форми особистих анкет, бланки заяв і офіційних листів. Стандартні форми дають переваги ініціатору інформації, що передається, якщо людина знову пише текст, який повторю-ється, то введення в оборот відповідного бланка значно економить час. Бланки вигідні також одержувачу інформації: використовуючи форму, він може уточнити, які саме дані йому необхідні в роботі.Головний недолік будь-якої стандартної форми полягає у відсутності в ній гнучкості. Оскільки в ній точно визначено, яку інформацію і яким чином необхідно передати, то вона повідомляє і неправдиву інформацію, якщо матеріал не відповідає формі [15;531].

Формальна система обміну інформацією має обмеження. Вона не задовольняє повністю потреб організації - неможливо формалі-зувати все, що проходить в організації. Встановлені канали не можуть вмістити багаточисленні потреби в обміні інформацією. Крім того, передача інформації по каналах, як правило, не доносить усіх змістових тонкощів того, що необхідно повідомити. Формаль-ний обмін інформацією часто не може виразити реальні потреби організації через свою повільність і негнучкість.Щоб бути ефективним, обмін інформацією повинен бути ширшим, ніж офіційна схема.

Неформальна передача інформації

Існує багато шляхів неформального поширення інформації.Але неформальна передача інформації - це в деякій мірі незаконні всередині організації розмови та чутки. Вони охоплюють будь-яку інформацію поза офіційними каналами. В багатьох організаціях більша частина інформації, яка використовується в прийнятті ди-рективних рішень, передається неофіційно. Неформальна передача інформації будує свої головні канали на основі соціальних груп, які визначаються структурою організа-ції. Часте спілкування і ототожнення себе з організацією є одночасно причиною і наслідком структури соціальних груп, які забезпечують засоби для ефективної передачі інформації. Отже, неформальна передача інформації знаходиться в такому ж спів-відношенні з повноваженнями ототожнюючих себе груп і осіб, як і офіційна передача інформації в співвідношенні з ієрархічною структурою повноважень.

Наслідки неформальної передачі інформації. Система неформальної передачі інформації є одночасно необ-хідною, неминучою та інколи роздратовуючою. Досить часто неофіційно передана інформація буває викривленою і неправди-вою, оскільки вона не належить офіційному контролю.

Один з найбільш дієвих засобів посилити свій вплив в організа-ції полягає в інтенсивному розвитку каналів неформальних зв'язків. Люди, які використовують неофіційні канали інформації, стають особливо впливовими, коли формальна система передачі перестає відповідати вимогам організації.

Розвинута система неформальної передачі інформації, яка доповнює формальну, часто дає можливість організації виконувати свої завдання швидко й оперативно[15;532].

Внутрішні та зовнішні канали обміну інформацією. Урядові установи повинні підтримувати постійний потік інформації не тільки між своїми штатними співробітниками, а й іншими установами, організаціями населенням.При використанні внутрішніх і зовнішніх каналів обміну інформація інколи накладається одна на другу, що викликає ряд адміністративно-управлінських проблем.

Розділ 3. Документальне забезпечення інформаційного менеджменту: характерні ознаки і