Зовнішньомашинна інформаційна база формується на основі документів (закази, списки товарів, списки нових наджоджень товарів, клієнтів, постачальників, співпрацівників), що надходять до підприємства «Темекс» .

Інформаційну базу можна розглядати як інформаційну модель об'єкту, від точності і достовірності якої залежить ефективність системи управління об'єктом. При розробці внутрішньомашинної інформаційної бази особливу увагу приділяють тому, щоб дані, які зберігаються в ній, можна було широко використовувати і щоб способи використання даних можна було легко змінити. Для забезпечення гнучкості використання даних і їх ефективного використання в даному проекті пропонується файлова організація внутрішньомашинної інформаційної бази. Характерною особливістю пропонуємої інформаційної бази є наявність ряду нормативно-довідкових даних.

Основними вимогами до організації масивів є: повнота представлення даних; мінімальність складу даних; мінімізація часу вибірки даних; незалежність структури масивів від програмних засобів їх організації; динамічність структури ІБ.

В даній інформаційній системі проектується база даних, яка складається з наступних масивів:

PROD - масив продаж;

EMKR - масив ємності ринку;

TYPE - масив типів товарів;

TOVAR - масив товарів;

KLIENT - масив клієнтів;

POSTACH - масив постачальників;

WORKER - масив співпрацівників;

DOSTAV - масив доставки;

SSTR - масив країн;

SOBL - масив регіонів;

APROD - масив архіву продаж;

ADOLI - масив архіву часток продаж.

Опис масивів поданий в таблицях 7-18 .

Всі перераховані масиви використовуються для розрахунку та формування вихідних повідомлень.

Масиви нормативно-довідкової інформації можуть використовуватись при реалізації вводу даних, вони також використовуються для контролю введеної інформації на наявність її в файлах нормативно-довідкової інформації.

Головними носіями інформації є паперовий носій, дисплей, магнітний диск.

Інформація розподіляється між типами носіїв відповідно до міркувань доцільності розміщення інформації, зручності для користувачів, економії машинної пам'яті, захисту від несанкціонованого доступу.

Основними типами контролю в маршрутах обробки даних є візуальний і програмний.

Візуальний контроль - це перегляд введеної інформації на екрані чи порівняння введеної і роздрукованої інформації з документом.

Програмний контроль виконується за допомогою спеціальних програм, які перевіряють взаємозв'язок атрибутів, порівнюють значення з допустимими, контролюють наявність кодів в масивах нормативно-довідкової інформації, перевіряють оперативну інформацію.

Контроль інформації проводять на відповідність вимогам повноти, достовірності, ненадмірності даних.

3.6.2. Опис організації збору та передачі первинної інформації на обробку

Обробка інформації включає операції збору, реєстрації, передачі, контролю і коригування.

Основними джерелами інформації даного комплексу задач є наступна інформація:

Ввід даних ведеться на АРМ-маркетолога. При наборі даних на клавіатурі, для їх подальшої обробки за допомогою обчислювальної техніки, обов'язково перевіряється правильність набраної інформації. В даному комплексі використовують два види контролю: візуальний; програмний.

Візуальний режим контролю дозволяє користувачу переглядати інформацію, яка вводиться і на випадок необхідності коригувати її.

Програмний метод контролю дозволяє за допомогою спеціальних контролюючих програм перевіряти правильність вводу даних з статистичних бюлетнів та наявність кодів в масивах НДІ.

Для захисту інформації доступ до програми здійснюється при вводі правильного паролю, крім того інформація повинна копіюватися кожен день на дискети. Дискет повинно бути дві: на одній - копія парних робочих днів, на другій - копія непарних робочих днів. Це робиться для того, щоб при збоях електроживлення, не була загубле---на інформація.

Масиви, що надходять від джерела, повинні відповідати принципу повноти представлення інформації при її мінімальному обсязі. Інформація повинна бути перевірена на правильність і чіткість заповнення.

По мірі заповнення БД новими даними про типи товарів, нових назв товарів, нових постачальників, клієнтів, співпрацівників, створюється архив БД на магнітних носіях, який час від часу поповнюється. Це робиться для того, щоб при збоях електроживлення або по іншій непередбаченій причині, не була загублена інформація.

3.6.3. Побудова системи класифікації та кодування

Система класифікації - сукупність методів і правил класифікації і її результатів. Класифікація являє собою один з методів вивчення природи досліджувальних об'єктів шляхом їх впорядкування і систематизації. Класифікація є одним з найважливіших етапів проектування інформаційного забезпечення систем автоматизації.

Класифікація - це поділ об'єктів на підмножини за їх подібністю чи відмінністю відповідно до прийнятих методів, який є основою для кодування інформації та подальшої обробки за допомогою обчислювальної техніки.

Існує два методи класифікації:

- ієрархічний метод - послідовне розділення множини об'єктів на підпорядковані класифікаційні групировки;

- фасетний метод класифікації - паралельне розділення множини об'єктів на незалежні класифікаційні групировки.

Кодування - утворення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню чи об'єкту класифікації.

Код - це знак або сукупність знаків, прийнятих для означення класифікаційного угрупування або об'єкту класифікації.

Присвоєні об'єктам класифікації коди, фіксуються в спеціальних документах - класифікаторах.

Існують наступні методи кодування:

- порядковий - створення коду з чисел натурального ряду і його присвоєння;

- серійно-порядковий - створення коду з чисел натурального ряду з закріпленням окремих серій або діапазонів цих чисел за об'єктами класифікації з однаковими ознаками і його присвоєння;

- послідовний - створення коду з використанням кодів послідовно розташованих підпорядкованих угрупувань, отриманих при ієрархічному методі класифікації і його присвоєння;

- паралельний - створення коду з використанням кодів незалежних угрупувань, отриманих при фасетному методі класифікації і його присвоєння.

По методу розробки коди можуть бути зовнішні і внутрішні.

До внутрішніх кодів відносяться коди розроблені на організаціях для щоденної оперативної роботи.

При побудови кодів, що використовуються при розв’язанні задачі «Інформаційна система по дослідженню кон’юнктури товарного ринку» враховані такі вимоги:

- коди мінімальні по значності;

- коди включають всі об'єкти множини, що розглядаються;

- забезпечена єдність і однозначність номенклатурних позицій;

- коди враховують можливість розширення номенклатури без порушень існуючої системи кодування;

- коди враховують відмінності окремих класифікаторів підрозділів.

В даній автоматизованій інформаційній системі застосовуються коди: