РЕФЕРАТ

Як привернути й утримати увагу слухачів

Дж. Гелбрейт визначив проектування організації як постійний пошук найбільш ефективного поєднання організаційних змінних. Чинники, які впливають на цей процес, як показують досліди, мають ситуаційний характер. Можна виділити чотири групи таких ситуаційних чинників:

¦ стан зовнішнього середовища;

¦ технологія роботи всередині організації;

¦ стратегічний вибір керівництва організації по відношенню до її цілей;

¦ поведінка працівників.

Рис. 1. Ситуаційні чинники проектування організації

Вказані чинники можуть окремо чи у взаємодії впливати на рішення з питань проектування організації.

1. Зовнішнє середовище.

Інколи різниця між організаціями полягає в тому, яке середовище оточує ту чи іншу організацію.

Зовнішнє середовище складається з двох рівнів:

1) загальне оточення;

2) безпосереднє оточення.

Інститути зовнішнього середовища, які безпосередньо контактують з даною організацією, є чи організаціями, чи індивідуумами (приватними особами). Вони виконують роль посередників між силами загального оточення та частинами чи підрозділами організації, формуючи через задачі, які вони вирішують, попит на будь-яку функцію організації.

Виявлення цих інститутів є першим кроком у проектуванні організації, тому що допомагає визначити в першому наближенні основні функціональні частини чи підрозділи організації, які здійснюють прямий контакт з ними. Другим кроком є оцінка характеристик цих інститутів та їх важливості для організації. Зовнішнє середовище характеризується:

1. Складністю. Складність зовнішнього середовища визначається тим, як багато чинників впливає на проектування організації та наскільки вони схожі між собою.

2. Динамізмом. Динамізм зовнішнього середовища характеризується тим, як швидко змінюються фактори, які впливають на проектування організації. Чи залишаються вони сталими, стабільними, чи змінюються, нестабільні.

У теперішній час переходу до ринкової економіки на підприємства з боку споживачів, постачальників впливають нові вимоги, які змінюються. Тому багато підприємств переглядає свою структуру, створюються нові підрозділи, скорочуються ті підрозділи, які втратили контакт із зовнішнім середовищем.

Така двомірна класифікація чинників зовнішнього середовища, які впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожна з яких відповідає певному виду бізнесу.

1. Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю, є найбільш сприятливою для керівництва організації.

Чинників мало, вони схожі та не змінюються. Приклад: виробництво гравію.

2. Ситуація помірної невизначеності є більш напруженою для керівництва. Висока ступінь складності зовнішнього оточення вносить елемент ризику в процес прийняття рішень. Потрібна підготовка, досвід.

Чинників багато, вони не схожі та не змінюються.

Приклад: переробка сировини.

3. Ситуація помірно високої невизначеності вимагає від керівництва гнучкості, тому що змінюється характер взаємодії з факторами зовнішнього середовища. Схожість полегшує за допомогою ЕОМ приймати вірні рішення.

Чинників мало, вони схожі, але постійно змінюються.

Приклад: товари народного споживання широкого попиту.

4. Ситуація високої невизначеності - найбільша складність для прийняття рішень. Зовнішнє середовище повне невизначених ситуацій.

Чинників багато, вони не схожі та постійно змінюються.

Приклад: виробництво ЕОМ.

Кожна з розглянутих ситуацій вимагає особливого вирішення щодо структури організації.

Рис. Основні типи ситуації у залежності від характеру факторів (чинників) зовнішнього середовища

Зовнішнє середовище

Інститути зовнішнього середовища, що вступають з організацією в безпосереднє стикання, є або організаціями, або групами індивідів. Для конкретної аналізованої організації вони виконують роль посередників між силами загального оточення і частинами або підрозділами організації, формуючи через задачі, що вони вирішують, попит на ту або іншу функцію організації. Виявлення цих інститутів є першим кроком у проектуванні організації, тому що допомагає визначити в першому наближенні головні функціональні частини або підрозділи організації, які, як правило, здійснюють прямий контакт із тим або іншим «посередником» із зовнішнього середовища.

Наступним кроком є оцінка характеристик цих інститутів і їхньої відносної важливості для організації.

Зовнішнє середовище характеризують складність і динамізм.

Складність зовнішнього оточення визначається тим, як багато чинників впливає на проектування організації і наскільки ці чинники схожі між собою.

Динамізм зовнішнього оточення характеризується тим, як швидко змінюються чинники, що впливають на проектування організації. Чи залишаються вони в головному незмінними, стабільними, або ж вони змінюються, не стабільні. У нашій країні в зв'язку з переходом до ринкової економіки на переважну більшість підприємств із боку споживачів, постачальників, банків, трудових ресурсів і т.д. почали впливати нові вимоги, що сильно змінилися під плином часу. У зв'язку з цим багато підприємств почало переглядати схеми своєї побудови, створювати нові підрозділи, вносити зміни в роботу існуючих служб, скорочувати ті з них, у яких зник контакт з інститутами зовнішнього середовища.

Двомірна класифікація чинників зовнішнього середовища, що впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожен з яких найбільше відповідає тому або іншому виду бізнесу. Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю є найбільш сприятливою для керівництва організацією.

Ситуація, що характеризується помірною невизначеністю, є вже більш напруженою для керівництва. Високий ступінь складності зовнішнього оточення вносить елемент значного ризику в процесі ухвалення рішення. Підвищений ризик підштовхує керівництво організації до більшої альтернативності в діях. Щоб ефективно управляти, керівники в даній ситуації повинні мати серйозну підготовку і наявність досвіду. Наприклад, нафтопереробне підприємство має справу з багатьма несхожими між собою інститутами зовнішнього середовища: охорона навколишнього середовища, постачальники, споживачі, закордонні конкуренти та інші. Проте ця взаємодія відбувається в межах достатньо стабільних процедур і не терпить частих серйозних змін.

Ситуація, що характеризується помірно високою невизначеністю вимагає від керівництва і самої організації достатньої гнучкості. Це необхідно через часту зміну характеру взаємодії з чинниками зовнішнього середовища. Проте схожість чинників дозволяє керівникам справлятися із ситуацією, маючи достатній рівень підготовки і мотивації.

Великою допомогою керівнику в даній ситуації є система електронного опрацювання даних, яка дозволяє відслідковувати зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі.

Ситуація, що характеризується високою невизначеністю являє собою найбільшу складність для