Курсова робота - Комунікації у менеджменті
79

правильність нумерації листів справи; наявність у справі, у необхідних випадках, внутрішнього опису справи і її правильність; правильність оформлення обкладинки справи; наявність і правильність завіряючого напису справи. У випадку виявлення порушення встановлених правил формування й оформлення справ вони повинні бути усунуті У випадку виявлення відсутності справ, що значаться по номенклатурі справ організації, структурним підрозділом приймаються заходи для їхнього розшуку. Виявлені справи включаються в опис. Якщо вжиті заходи не дали результатів, то на відсутні справи складається довідка про причини відсутності справ, що підписується керівником структурного підрозділу і передасться разом з описом справ структурного підрозділу у відомчий архів. 4.2.8. Описова стаття опису справ структурного підрозділу містить у собі наступні елементи: - порядковий номер справи (тому, частини) по опису, - індекс справи (тому, частини); - заголовок справи (тому, частини), що цілком відповідає його заголовку на обкладинці справи; - дата справи (тому, частини); - кількість листів у справі (том, частині); - терши збереження справи. 4.2.9. При складанні опису справ структурного підрозділу необхідно дотримуватись наступних вимог: - кожна справа вноситься в описування під самостійним порядковим номером. .Якщо справа складається з декількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься в опису під самостійним номером; - систематизація справ в описі і присвоєння номера опису структурного підрозділу встановлюється відомчим архівом. Як правило, систематизація справ в описі структурного підрозділу відповідає їхній систематизації в номенклатурі справ організації, а номер опису структурного підрозділу складається з цифрового позначення структурного підрозділу по штатному розкладу з додаванням прописної початкової літери найменування категорії документів, що складають опис, і останніх двох цифр року, у якому заведені справи, включені в опис. Так, опис справ постійного, тимчасового збереження і по особовому складі структурного підрозділу №5, що значаться по номенклатурі і заведені в 1981 р., будуть мати номери: 5п-81, 5в-81 і 5 л/с-81; - графи опису заповнюються у точній відповідності з тими відомостями, що винесені на обкладинку справи; - при внесенні в опис підряд справ з однаковими заголовками пишеться цілком заголовок першої справи, а всі інші однотипні справи позначаються словами «те ж саме», при цьому інші відомості про справи вносяться в опис цілком (на кожному новому листі опису заголовок відтворюється цілком); - графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стішу справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам організації, про наявність копій і т.п. Оформлення опису справ структурного підрозділу 4.2.10. Наприкінці опису слідом за останньою описувальною статтею робиться підсумковий запис, у якому вказується (цифрами і прописом) кількість справ, що значаться по опису, перший і останній номера справ по опису, а також обумовлюють особливості нумерації справ в описі (літерні номери справ і пропущені номери). 4.2.11. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із вказівкою його посади, погоджується з керівником служби діловодства організації і затверджується керівником структурного підрозділу. При наявності в структурному підрозділі організації експертної комісії (ЕК), опис до її утвердження повинен бути розглянутий і схвалений ЕК. За вимогою відомчого архіву до опису можуть складатися окремі види науково-довідкових оправок (зміст, список скорочень, покажчики). 4.2.12. Опис справ структурного підрозділу організації складається в двох екземплярах, один із яких передається разом із справами у відомчих архів, а другий залишається в якості контрольного екземпляра в структурному підрозділі. При наявності в структурному підрозділі ЕК, опис складається в трьох екземплярах, тому що один екземпляр опису повинний бути прикладений у якості підстави до протоколу засідання ЕК, на якому вона була розглянута і схвалена. 4.2.13. На обкладинках справ, внесених в опис структурного підрозділу, за узгодженням із відомчим архівом, м'яким чорним графітним олівцем робиться тимчасова шифровка справ. 4.2.14. Описи структурних підрозділів є основою для упорядкування річного розподілу зведеного опису справ організації, підготовка якого покладається на відомчий архів (особа, відповідальна за архів). 4.3. Передача справ у відомчий архів. 4.3.1. У відомчий архів передаються справи постійного, тимчасового (понад 10 років) збереження і по особовому складу, їхня передача робиться тільки по описам. 4.3.2. Справи тимчасового (до 10 років включно) збереження передачі у відомчий архів, як правило, не підлягають, вони зберігаються централізовано службою діловодства або в структурних підрозділах і після закінчення термінів збереження підлягають знищенню у встановленому порядку. Вони можуть передаватися в архів тільки у виняткових випадках за рішенням керівника організації. Передача їх може здійснюватися по розсуді відомчого архіву або по описам чи номенклатурам справ. 4.3.3. Передача справ у відомчий архів здійснюється за графіком, складеним архівом, погодженим з керівниками структурних підрозділів (громадських організацій) і організацій, що передають документи в архів, і затвердженим керівником організації. 4.3.4. В період підготування справ структурним підрозділом (громадською організацією) до передачі у відомчий архів співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення і відповідність кількості справ, включених в опис, кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Всі виявлені при перевірці недоліки у формуванні й оформленні справ працівники структурного підрозділу (громадської організації) зобов'язані усунути. При виявленні відсутності справ складається довідка. 4.3.5. Прийом кожної справи робиться завідуючим (спеціальним співробітником) відомчого архіву (особою, відповідальною за архів) у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох екземплярах опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного екземпляра опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номера

---

Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24