Курсова робота - Комунікації у менеджменті
79

та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом. У випадку надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи посади та прізвища адресата, слід зазначати точну поштову адресу (поштовий індекс, місто, область, вулиця, номер будинку.). 4. Організація контролю за виконанням документів Завдання контролю - забезпечення своєчасного та якісного виконання документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання. Обов'язковий контроль виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень президента України; постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні), резолюції керівника, безпосередні виконавці. Коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є перший зазначений у резолюції. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на канцелярію. У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконання документів здійснює секретар. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строк - у самому документі чи встановлений актом законодавства. Наприклад: листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом ЗО днів, телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів. Документи без зазначення строку виконання - повинні виконуватись не пізніше як за ЗО календарних днів. "Терміново" - 7 днів. Контроль за виконанням документів включає такі види робіт: постановку документів на контроль, формування картотеки контрольованих документів; перевірку своєчасного доведення документів до виконавців; попередні перевірки і регулювання ходу виконання; облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів; інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (на оперативних зборах, засіданнях колегіальних органів); зняття документів з контролю; - формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Проставляють літеру К на лівому полі документа, документ передають виконавцю, а додатковий примірник РКК ставлять до контрольної картотеки. РКК групуються у контрольну картотеку чи у розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, накази, рішення). В установі з обсягом документообігу більше 25 тис. документів на рік періодично складаються переліки не виконаних у встановлений термін документів і надсилаються до структурних підрозділів. При контролі за допомогою ПК пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом. Після виконання документ знімається з контролю, та ж особа робить помітку на документі (РКК) про зняття з контролю. 5. Систематизація документів. Складання номенклатур справ Документи відносяться до певної справи та систематизуються у середині її. Формування справ повинно відповідати таким основним вимогам: оперативність обробки та пошуку документів; надійність документаційного обслуговування; зберігання документів. Формування справ повинно здійснюватися централізовано за місцем реєстрації документів. Може бути централізоване та децентралізоване формування справ. Назва справ повинна відповідати фактичному складу та змісту документів у них. До справи підшивають тільки виконанні документи (оригінал чи завірені копії), що оформлені згідно вимог ДСТУ. Документи постійного зберігання групують в окремі справи (окремо оригінали та копії, річні, квартальні, місячні плани та звіти та інше). До справи групують документи одного діловодчого року. Виключення складають: справи, що переходять на судові справи; особова документація, що формується на протязі всього періоду роботи цього лиця в установі; учбова документація, що утворюється в учбових закладах; документи постійних комісій. Додатки великого обсягу підшивають в окремі справи; невеликі додати додаються до документів, до яких вони відносяться. Окремо групують екземпляри документів, що розмноженні масовим тиражем (обзори, сводки та інше), що отримуються для інформації із інших підприємств, деякі керівні (рахунки, наряди) документи. У справі має бути не більш як 250 листів (30-40мм). При великій кількості документів з них формують самостійні справи з вузьких питань чи за хронологією. Документи у середні справ можна розмістити: з питань, з хронологічного, алфавітного, нумераційного принципу. Частіше всього використовують логічно-запитний спосіб, тобто документи розміщуються у справі згідно логічної послідовності рішення того чи іншого питання. За алфавітною систематизацією використовують прізвища їх авторів, назви установ - кореспондентів, назви адміністративно-територіальних одиниць, об'єктів і тому подібне. У нумераційному порядку групують однорідні документи, що мають порядкову нумерацію (квитанції, накладні і так далі). Систематизація окремих категорій документів Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Накази за основною діяльністю та по особовому складу формують окремо. Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення колегії та документи до засідання колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше). Доручення вищих організацій групують у справи за направленостями діяльності. У середині справи документи розміщують у хронологічній послідовності. Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом. Документи в особових справах розміщують у такій послідовності: внутрішній опис документів; заява про приймання на роботу; анкета; листок з обліку кадрів; автобіографія; документи про освіту", витяг з наказів про призначення, переміщення, звільнення. Копії наказів про стягнення, заохочення - до особової справи не заносяться, а записуються у доповнення до особового шістка. Лицьові рахунки робітників та службовців групують в окремі справи у межах року та розміщують за алфавітом. Претензії клієнтів розміщують у хронологічному чи в алфавітному порядку. Листування формують у справи за період календарного року та систематизують у хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

---

Сторінки: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24