Встановлення належної комунікації пов'язано з розв'язан-ням багатьох питань. Це готовність партнерів встановлювати комунікацію, виявлення та усунення перешкод, до цього вибір способів комунікації, правильне поєднання усної, візуальної та письмової форм комунікації тощо. Людську комунікацію прийнято вивчати не тільки в її теоретичних аспектах, але і як мистецтво, і практику. Саме так розглядається здатність до комунікації (вміння говорити, слухати, писати, читати) і, зокрема, ораторське мистецтво, схильність до журналістики, викладацької роботи, рекламної справи, літератури, радіо- і телемовлення тощо.

На практиці ефективність комунікацій знижується, якщо неточно формулюється повідомлення, має місце помилковий переклад або нечітке тлумачення, допускаються втрати інформації у процесі передачі її зберігання має місце неуваж-ність працівників, недостатній час для адаптації, передчасна оцінка, страх, відсутність передачі та ін.

На думку проф. Р.К. Юксвярава, серйозною перешкодою у налагодженні ефективних комунікацій в ділових організаціях є авторитарне відношення адміністрації до підлеглих, нечіт-кість або небажання керівників виконувати свої обов'язки, відсутність здорової атмосфери у розробці ділової політики і мотивації для спілкування працівників між собою, неправиль-не визначення прав і відповідальності, страх керівників і підлеглих за наслідки при передачі надто відвертої інформації тощо [12,с.26].

До суб'єктивних факторів, що знижують ефективність контактів між окремими працівниками, слід віднести той факт, що люди, які обмінюються інформацією, по-різному витлумачують одні і ті ж поняття, мають неоднаковий рівень знань, перебувають у різному емоційному стані та ін. Тому в процесі спілкування і передачі інформації виникають переш-коди, спотворення інформації, непорозуміння, уповільнення інформаційного процесу тощо. До того ж потрібно мати на увазі, що одержувачі інформації сприймають насамперед ту інформацію, яку вони сподіваються одержати й іноді ігно-рують дані, які протирічать уявленням, які у них склалися.

2. Види і форми комунікацій

У підприємницькій діяльності використовуються різні засоби, види і форми комунікації. Завдання полягає у тому, щоб насамперед вміло використати різноманітні види комунікації, серед яких можна назвати такі: а) передача інформації, утримання, інформування (читання лекції в ауди-торії, виступ по радіо тощо); б) експресивна — виразна, що характеризується експресією — силою прояву почуттів, переживань (наприклад, зустріч після довгої розлуки); в) пе-реконуюча — прагнення вплинути на інших, висловлення захоплення, прохання, що особливо важливо для політичних діячів, юристів, торгових працівників; г)соціально-ритуальна — використання норм і звичаїв соціально-культурної поведінки (процедура знайомства, звичаї гостинності); д)паралінгвістична комунікація — спілкування за допомогою міміки, виразу очей і рота, а також позі рухів (передача різних відтінків повідомлення, його окритого змісту).

Рис.1. Місце комунікацій у процесі управління

Можливості несловесних повідомлень, які становлять істотну частину людського спілкування, не слід применшу-вати. Справа в тім, що дуже часто одними словами не можна передати наші емоції, душевний стан, занепокоєння і т. п., якщо не скористатись мімікою, певними рухами, виразом обличчя, тональністю голосу та ін.

Різноманітні види і способи комунікації можна розбити на три групи: усну, письмову і візуальну. На думку психологів, у багатьох ситуаціях найбільш ефективним є безпосередній усний контакт, за допомогою якого можна передавати усі деталі, уточнити неясні питання і цим виключити неправиль-не розуміння завдання і ін. Якщо людина може задавати питання, то, на думку американських дослідників, ймовірність того, що вона правильно зрозуміла повідомлення, підви-щується на 20%, а якщо вона може робити зауваження, то її розуміння підвищується ще на 15% [4,с.265].

Доповнює і підкріплює усну комунікацію. Наприклад, ко-ли потрібно передати важливе повідомлення, яке не допускає найменших неточностей, або передається дуже відповідальне розпорядження і т.п. Одночасно слід пам'ятати, що надто великий наголос на письмову комунікацію веде до зайвої бюрократизації управлінського процесу.

Ключем до ефективної письмової комунікації є дотриман-ня певних вимог до інформації: ясність, повнота, надійність і правильність.

Перелічені види комунікацій не вичерпують усю їх різноманітність. Так, за цільовою спрямованістю комунікації бувають інструктуючі, мотивуючі та інформуючі, які поста-чають інформацію для прийняття управлінських рішень, організації і контроль за їх виконанням. Для досягнення цілей організації та ефективного обміну інформацією використо-вуються висхідні, низхідні і горизонтальні комунікації. Висхід-ні комунікації, як правило, здійснюються у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок. Метою їх є оповіщення вищого ешелону влади (вищого керівництва) про те, що робиться на більш низьких рівнях ієрархічної системи. В Японії, США та інших країнах створюються спеціальні групи працюючих (осередки якості), завданням яких є розробка і регулярне інформування керівництва про виникаючі пробле-ми і шляхи їх розв'язання.

Існують певні правила успішного здійснення вертикальних комунікацій: а) правильний, ввічливий стиль мови; б) дос-татня гласність, що унеможливлює домисли, плітки; в) недо-пущення дріб'язкової опіки над підлеглими; г) не допускати передачу інструкцій, вказівок від вищестоящого керівника безпосередньо до останнього адресата; що веде до втрати відповідальності, порушення встановленої ієрархії.

Перед низхідними комунікаціями ставиться задача довести до відома і свідомості вищих рівнях, стратегічні напрямки майбутньої діяльності.

Яскравим прикладом горизонтальної комунікації є обмін інформацією між різними відділами та іншими структурними підрозділами, в результаті чого досягається координація і узгодження діяльності для досягнення загальних цілей органі-зації. Умовою ефективного здійснення горизонтальних кому-нікацій є чіткий розподіл обов'язків, повноважень і відпо-відальності структурних підрозділів, дотримання службової етики взаємовідносин, використання сучасних засобів зв'язку тощо [4,с.265].

Комунікації між організацією і зовнішнім середовищем здійснюються у низхідному і висхідному напрямках. Тут вико-ристовуються різноманітні