Інформаційне забезпечення системи управління персоналом представляє собою сукупність реалізованих рішень по об’єму, розміщенню та формах органзації інформації, що циркулює в системі управління при її функціонуванні.

Отже, у керівників головний предмет праці – інформація, модифікуючи яку, вони розробляють і приймають рішення, які необхідні для зміни стану об’єкта управління. Тому в якості засобів праці керівника, перш за все, виступають засоби првці з інформацією, а результат іх діяльності проявляється в управлінській дії, прийнятті рішень і оцінюється на основі досягнень цілей організації.

Як відомо, основні ресурси підприємства – це люди, капітал, матеріали, технологія. Процес використання ресурсів можна проаналізувати на будь-якому підприємстві: як виробничому, так і нфа функціональному у сфері послуг. Фонди акціонерів і банків (капітал) використовують для купівлі деталей (матеріали), для будівництва збірних ліній (технологія) і для оплати праці персоналу (трудові ресурси), щоб виготовляти продукцію, яка в майбутньому буде реалізована з прибутком (результати). У свою чергу, ресурси інформації використовуються безперервно для зв’язку та координування кожної фази процесу виробництва. Інформація, яка ввідноситься до дослідження ринку, допомагає керівництву вирішувати, яка продукція, в якому асортименті і якої номенклатури сподобається покупцеві (переваги споживачів). Спілкування з персоналом дає інформацію, необхідну для якісного виконання цієї задачі.

Жодна організація не може здійснювати свою діяльність без інформації. У процесі нормального функціонування організації, управління нею, інформація необхідна всім її працівникам – від робітника до кервника навищої ланки управління.

Таким чином, використання інформації можна зобразити в формі схеми (дивись Додатки “Схема 3.”)

Як ми бачимо, на кожному етапі упарвлінської діяльності керівники потребують інформації як зовнішнього, так і внутрішнього середовищ. Володіння інформацією сьогодні є головним рецептом успіху, бо саме інформація, якщо вона оперативні, своєчасна і достовірна, дає можливість менеджерові прийняти менеджерові правильне рішення.

Інформація потрібна на будб-якому рівні управління, в будь-якій галузі і сфері організації. Однак лише для керівника такий ресурс, як інформація, є головним. Отримання, пошук інформації, відсіювання недоречної і зосередження уваги на релевантній інформації, обробка інформації та прийняття на основі цих результатів адекватного даній ситуації рішення – головна задача керівника. Потреба в інформації існує постійно, і ресурси інформації використовуються безперервно для користування та зв’язку кожної фази виробництва.

Таким чино, керівник виступає у якості посередника між зовнішнім середовищем та внутрішнім середовищем підприємства. Отримуючі і обробляючи зовнішню інформацію, менеджер представляє її на розгляд персоналу організації, при цьому важливе значення має зворотній зв’язок, який характерезує той факт, що інформація отримана, оброблена і відправлена одержувачем інформації відправнику. Отже, інформація у першому випадку виступає як предмет праці, а в другому – як редмет обміну між керівництвом та персоналом, і навпаки.

Сучасний підхід до управління відкриває сьогодні перед менеджерами значні права та свободи у виборі та прийнятті рішень, однак це не виключає можливих помилок з боку останніх ха рахунок помилкового розуміння інформації. Крім того, стоїть гостро проблема своєчасності інформації. Ці та інші проблеми, пов’язані з отриманням інформаціїзку.

У зв’язку з цим було розглянуто підприємство скляної промисловості, на якому сьогоднівідбувається процес впровадження нової оптимальної інформаційної технології в межах міжурядової угоди між Україною та Голландією. Яка, в свою чергу, дасть можливість вирішити низку проблем, пов’язаних з модернізацією та розширенням виробництва, складністю обробки інформації у таких маштабах, вивільнення часу на вирішення соціальних проблем тощо.

Вирішення дагих проблем прискорить процес прийняття рішень, що, с свою чергу, приведе до позитивних наслідків освоєння виробничих процесів.

Інформацію передають організовано (формально) і стихійно (неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований звортній зв’язок, а стихійне поширення чуток – неформальні зв’язки між людьми.

2.5 Сучасні вимоги до інформації.

При розгляді інформації в сучасних умовах використовують наступні показники: обсяг, вірогідність, цінність, насиченість, відкритість, своєчасність надходження.

Надлишкова інформація підвищує якість наступних управлінських рішень, але вимагає великих витрат часу для її передачі й аналізу. Недолік інформації ускладнює вироблення правильного рішення.

Вірогідність інформації – це показник відповідності отриманих відомостей реальним. Чим менше ланок бере участь у передачі інформації, тим вона достовірніша. Перекручування може відбудися з об’єктивних і суб’єктивних причин.

Цінність інформації може розглядатися з двох позицій: цінність для одержувача по відношенню до майбутньої прибутковості (споживча цінність) і цінність з погляду понесених витрат.

Насиченість інформації – це співвідношення корисної і фонової інформації. Фонова інформація необхідна для кращого сприйняття корисної інформації через поліпшення емоційного настрою, зосередження уваги, підкреслення цінності. Якщо фонової інформації немає, то інформація сприймається як “суха”.

Відкритість інформації характерезує можливість її надання різним групам людей. Секретна інформація надається тільки обмеженому колу працівників підприємства. Конфіденційна інформація може бути передана досить широкому колу працюючих, але за умовою її збереження в секреті від працівників інших підприємств.

Своєчасність надходження інформації важливе значення для ефективного функціонування системи управління. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією фірмою, яка одержана із запізненням.

Впровадження техніки і технології у сферу обробки інформації привело до підвищення продуктивності порівняно з тим, що дали стандартизація і складальні конвеєри у виробництві на початку промислової революції.

Ефективність діяльності підприємства визначається правильністю прийнятих управлінських рішень. Відсутність при цьому необхідної інформації виявляється головною причиною помилок менеджерів.

Інформація є одним з ресурсів організаційної системи. Її відмінність від інших видів ресурсів у тому, що інформація не зникає у процесі переробки, але змінює свою корисність. Характерезується інформація формою представлення,