фірмах активно використовуються, наприклад, спеціальні форми-анкети на конкретного управлінця, які заповнюють вищі керівники і які кожен заповнює сам на себе. У свою чергу, з допомогою такої ж анкети оцінюють підлеглі керівника. Заповнені анкети здаються в управління кадрами. Таким чином, в японських фірмах дістала поширення так звана тристороння оцінка кадрів. Інколи для оцінки робітників запрошуються ще й спеціалісти зі сторони. Тоді оцінка стає чотиристоронньою. Вона проводиться щороку. У результаті служба кадрів має досить повне уявлення про всіх менеджерів або кандидатів у менеджери. Кожна фірма, як правило, готує анкети, виходячи зі своїх потреб, тому не можна говорити про повну уніфікованість. Але дещо є загальним. Як правило, така форма-анкета складається з трьох блоків: а) здібності; б) досвід роботи: в) розвиток. .Форма-анкета для самооцінки включає ще блок "бажання".
Блок "здібності" у своїй основі побудований на визначенні професійних особливостей, необхідних для здійснення головних функцій управління.
На відміну від американців, які в своїх інструкціях розписують ці функції до найменших подробиць, японці подають їх у досить загальних формулюваннях. Г. Семеяк у книзі "Наука про людину для управляючих" наводить такий приклад-випадок. Японська група туристів у США замовила у менеджера готелю, ,де вона зупинилася, автобус для поїздки по місту, і вранці, як зазначалося в заявці, при вході в готель стояв автобус, але без водія. Менеджер готелю пояснив розгубленим японцям, що вони замовляли лише автобус, але не включили в замовлення водія.
В Японії не прийнято робити тільки те, на що конкретно вказано. Якщо в США панує принцип - "не втручайся не в свою справу", то в Японії - "вникай у всі пори життя". На думку Японців, це - важливий фактор у справі вдосконалення виробництва. Так розуміють головне завдання менеджменту в Японії. .:Це завдання диктує і той конкретний набір здібностей, якими повинен володіти менеджер. Як правило, при визначенні рівня здібностей менеджера, оцінці підлягає його здатність: а) приймати рішення; б) планувати; в) вести переговори, бесіду; г) організовувати людей; д) здійснювати контроль за діяльністю підлеглих. Для виявлення цих та інших здібностей застосовують різноманітні методи - від оцінки біографії до спеціально підготовлених завдань або тестів.
Блок "досвід роботи" включає підблоки: а) відповідає - не відповідає своїй посаді; б) якість професійної діяльності; в) устремління в майбутнє; г) план посадового просування. Підблоки наповнюються інформацією, одержаною на основі спостережень за поведінкою оцінюваного.
Висновки тісно пов'язують з даними блоку "розвиток", призначення якого - оцінка рис характеру та їх удосконалення у необхідному для розвитку менеджерських здібностей напрямі. В анкеті наводяться такі риси характеру: настирливий, оптимістичний, який посміхається, грубіян, гнучкий, скритий, відчужений, балакун, швидкий у роботі, ретельний, логічний, мовчазний, впевнений у собі, егоїст, безпечний, товариський, мислячий, упертий, схильний залишатися в затінку, буркотун та ін. З перелічених рис вибирають вісім найхарактерніших для оцінюваної особи, зазначивши, в якому напрямі вони еволюціонують, і на цій основі роблять висновок про ступінь його відповідності менеджерським функціям.
Призначення блоку "бажання", який включається в анкети самооцінки, - вивчення справжніх прагнень оцінюваного. Вважається, що людина не завжди говорить віч-на-віч про свої мрії та наміри. Частіше вона схильна викладати їх у письмовій формі. Крім того, оцінка спонукає оцінюваного до вільної форми опису свого досвіду, труднощів та успіхів у роботі за минулий рік. Він заохочується також до викладу своїх роздумів про шляхи використання його фірмою найближчим часом, а також у майбутньому.
При вивченні заповненої анкети кадровики намагаються виділити з неї інформацію про наявність творчих здібностей в оцінюваної посадової особи, її кмітливість, творчий елемент при прийнятті рішень, широку ерудицію. Все це, на думку японців, допомагає визначити ступінь придатності оцінюваних до менеджерської діяльності.
Серед різних методів, які застосовуються японськими фірмами при визначенні здібностей і особистих рис менеджерів, є такі, які можна назвати універсальними. Це - вивчення біографії, оцінка даних особистої справи, виконання письмових завдань та усні іспити.
Вивчення біографії. При оцінці менеджера багато уваги приділяється його життєвому досвіду, тісно пов'язаному із стажем практичної роботи на фірмі. Саме під таким кутом зору вивчається біографія. Головним аспектом аналізу є: а) сімейний стан; б) характер освіти; в) фізичний розвиток; г) головні потреби, інтереси; д) особливості інтелекту; е) схильність до спілкування. Одержана інформація дає можливість кадровій службі скласти відповідні уявлення про оцінюваного.
Розгляд даних особової справи. На кожного робітника в японській фірмі заводиться досьє, в яке вносяться анкетні дані та відомості, одержані на основі щорічних оцінок. Особова справа дає змогу скласти портрет оцінюваного, передусім з'ясувати риси його характеру та здібності. За даними особової справи також роблять висновки про його перспективи.
Аналіз виконання письмових завдань. Методика письмових завдань детально розроблена. Часто пропонуються, наприклад, розробка проекту, підготовка ділового листа, складання доповіді. На виконання завдань дається одна година. Особа, яка екзаменується, здає роботу комісії експертів для перевірки або відразу після написання доповідає екзаменаторам.
Оцінка за усні іспити. Такі екзамени часто мають форму співбесіди, інтерв'ю, групових дискусій. Співбесіда ведеться як діалог; запитання - відповідь. Тема - здебільшого виробничі проблеми, пов'язані з посадою, яку обіймає або на яку претендує екзаменований. Поряд з названими методами оцінки менеджерів застосовують і спеціальні тести. Тест - це стандартизоване, обмежене в часі випробування. Відомі тести інтелекту, досягнень, особистості, здібностей, оцінки групових явищ (колективізму, спеціальності та ін.). За результатами тестів головним чином створюється загальне уявлення про кандидата на посаду