а) Неправильний облік унеможливлює якісне виконання своїх функцій відділом матеріально-технічного постачання (логістики). У сучасних умовах більшість промислових підприємств із метою збереження й зміцнення своїх позицій на ринку прагне до збільшення асортименту своєї продукції. При великому асортименті номенклатури продукції виникає потреба у використанні великої кількості комплектуючих виробів. У свою чергу, відстеження великої кількості позицій комплектуючих без застосування технічних засобів стає майже неможливим, внаслідок цього доводиться постійно реагувати на вже виниклі дефіцитні потреби в матеріалах. Підприємство несе значні витрати, які пов'язані із простоями у виробництві, нераціональним використанням транспортних засобів, переплат у ціні за матеріали (тому що ймовірність покупки потрібного товару в постійних оптових постачальників без попередніх домовленостей знижується).

б) Неякісний або неправильний облік позбавляє можливість проводити багато видів аналізу зв'язаних, з рухом матеріалів. Наприклад, зіставлення реальних і нормативних показників або відслідковувати зміни цін на матеріали.

в) Неякісний облік створює благодатний ґрунт для крадіжок.

Мета введення системи матеріального заохочення складається в запобіганні даних загроз.

Необхідно розділяти методи стимулювання на етапі впровадження інформаційних систем і на етапі коли система вже якісно функціонує. У роботі ми розглянемо два методи матеріального стимулювання за ведення складського обліку, при цьому перший метод доцільно застосовувати на етапі становлення, а другий, тоді коли процес обліку вже налагоджений.

На етапі становлення необхідно більше приділяти уваги якості складового обліку матеріалів, далеко не завжди обов'язково починати з контролю над всією номенклатурою, контроль над номенклатурою можна брати поетапно, при цьому вірніше починати з найбільш дорогих позицій. В основі першого методу лежить ствердження, що доплата дається за кожний правильно контрольований матеріал. У списку матеріалів (довіднику матеріалів) програми можна зробити позначку «контрольований» або подібну, обравши яку співробітник складу бере відповідальність за його правильний облік і відповідно за нього і одержує премію, якщо співробітник складу не взяв відповідальність за ведення матеріалу в програмі він відповідно і не одержить доплати. Працівник складу не має права брати відповідальність за ведення тих матеріалів, які перебувають поза зоною його відповідальності. Якщо обов'язки фіксування приходу й списання матеріалів між співробітниками складу розділені, то всі повинні нести загальну відповідальність за результат, і у випадку неправильного введення втратяться винагороди без з'ясування винних. При розрахунку програмою розміру премії величина доплат за матеріал повинна залежати від суми витрат на покупку даного матеріалу підприємством за певний проміжок часу. При цьому премія може налічуватися як певний відсоток від суми витраченої на придбання матеріалу. Може також застосовуватися регресивна шкала (наприклад, якщо підприємство витратило на придбання даного матеріалу за останні 3 місяці більше 10000 грн., то премія складе 1.5 грн., а від 2000 до 10000грн.- 0.7грн.). Суму доплати, яку співробітники відділу одержать, у випадку правильного введення інформації, програма повинна розрахувати автоматично, як суму доплат за всі обрані матеріали.

В основі другого методу лежить твердження, що доплата дається за обсяг роботи, якому треба виконати, щоб забезпечити повний облік матеріалів. Однією з головних переваг електронних баз даних є можливість абсолютно будь-якого запиту до інформації, що в них утримується, при цьому із програмної точки зору абсолютно неважливо, що хоче користувач довідатися. За допомогою запиту можна довідатися не тільки вартість і кількість привезеного матеріалу, але й кількість введених накладних, кількість позицій матеріалів введених і списаних вручну (більшість інформаційних систем повинні передбачати як автоматичне списання, так і списання вручну, але про це пізніше) за певний проміжок часу. Середній час на виконання всіх цих операцій можна досить таки легко виявити, тому що ці дії, у відмінності, наприклад від хронометражу дій робітників, може виконати майже кожний. А час досить таки легко можна прирівняти до грошей.

Однак й у першому й у другому випадку, необхідно здійснювати контроль. Якщо співробітники складу не пройшли перевірки на якість введення інформації в програму, то вони можуть позбавитися премії або її частини. Критерієм правильного введення інформації може бути точне відбиття руху матеріалу з підтвердженням реального складського залишку матеріалу в програмі в будь-який момент часу. Перевірка далеко не обов'язково повинна бути повною, доцільно застосовувати вибіркові перевірки, але досить регулярно. Перевірку можуть проводити призначені наказом співробітники підприємства, для них повинна бути встановлена стабільна доплата. При підготовці до перевірки вони повинні підготувати звіт (цей звіт згодом повинен стати основою для виплати премії) керуючись програмними звітами про рух матеріалів і розрахунок премії. Перевіряючі можуть на свій розсуд вибрати будь-які матеріали (у першому випадку з тих, за які взята відповідальність) для перевірки в кількості не більшій ніж встановлено в наказі або положенні, що буде регламентувати перевірку. Кількість матеріалів, що перевіряють, і умови зняття премії повинні встановлюватися виходячи з вимог до якості обліку. Чим більше буде виявлено відхилень реальних даних з даними програми, тим більшою повинна бути величина штрафу, аж до 100%. У свою чергу кожний зі співробітників який буде проводити перевірку у випадку виявлення відхилень повинен одержувати премію (від 5 до 20 % знятої винагороди зі співробітників складу). Ця міра необхідна для стимулювання інтересу перевіряючих до результатів перевірки. Крім того якісне виконання даних положень звільняє підприємство від необхідності проведення річних інвентаризацій.

4. Комплектація замовлень

Співробітники складів можуть виконувати різні складські процеси, які можуть додавати цінність товарам, що зберігається там, такі як консолідація, маркірування, пакетування, розформування, сортування, фасування. Однак всі перераховані вище функції переважно