2.4.2 Критерії ефективності роботи постачання і суть системи матеріального стимулювання праці

На відміну від більшості працівників, діяльність працівників матеріально-технічного забезпечення не підлягає чіткій регламентації. Загальна ефективність цього відділу залежить не від якості виконання кожного конкретного обов'язку, а залежить від комплексного виконанням всіх обов'язків, і полягає в мінімізації відносних витрат підприємства як прямих так і непрямих. Так і винагорода працівникам цього відділу повинна даватися не за виконання за загальний результат.

У даній роботі запропоновано методику, що буде як визначати критерії ефективності роботи постачання так і стимулювати співробітників відділу матеріально-технічного до поліпшення якості роботи по всіх основних напрямках у комплексі за винятком одного. Дуже складно вписати в загальну систему оцінки ефективності роботи відділу постачання й описати окремо чітко виражену систему мотивації, яка б стимулювала відділ постачання до пошуку більше вигідних цінових пропозицій, хоча цей аспект є одним з найважливіших у роботі даного відділу. Складність розробки та застосування системи мотивації, спрямованої на пошук більше вигідних цінових пропозицій, обумовлена необхідністю аналізу й головне пошуку великого об’єму інформації. У першу чергу пошуку інформації, яка пов'язана зі зміною індексу цін по кожному окремому виду продукції, з огляду на той факт, що абсолютна більшість матеріалів займають зовсім не велику питому вагу в загальному обсязі закупівель така робота може зайняти левину частку витрат які виникають при роботі з подібними матеріалами. Проте, відсутність чітких меж при визначенні ефективності роботи відділу на даному напрямку не означає, що не можна на ньому досягти успіху. Використовуючи можливості інформаційних систем можна організувати ефективний моніторинг, пов'язаний з відстеженням зміни рівня закупівельних цін. Виділивши інформацію з матеріалів, ціна на які найбільше підвищилася або впала в порівнянні з попередніми закупівлями, загальний питомий обсяг витрат на придбання яких виріс або впав, або матеріали динаміка закупівельних цін яких дуже часто мінялася, можна приймати правильні рішення по заохоченню або покаранню співробітників відділу постачання. Підсумовуючи усе вище сказане можна зробити висновок, що для досягнення істотних результатів на даному напрямку досить мати ефективну систему контролю над діями співробітників постачання й уміння правильного прийняття рішень при наявності більшості необхідних інформацій. Тепер можна почати опис системи оцінки ефективності роботи відділу постачання і похідної від неї - системи мотивації.

Якщо погодиться з тим, що методика визначення оптимального розміру замовлення (EOQ) є у своїй основі вірною та розмір замовлення кожного матеріалу значною мірою залежить від співвідношення величин статей витрат які підприємство несе внаслідок роботи з ним (і які можна визначити), то з'являється можливість зробити додатковий висновок. Якщо можливо знайти кожну окрему складову витрат які виникають внаслідок роботи з матеріалом, то можна знайти загальну величину витрат які виникають при роботі з кожним окремим матеріалом. Можна здогадатися, що загальна сума витрат пов'язаних з роботою по всіх матеріалах дорівнює загальним логістичним витратам підприємства, чим ефективніше ведеться робота з кожним окремим матеріалом тим меншими є питомі логістичні витрати й ефективніше ведеться робота на даному напрямку. Знання відносної величини витрат які підприємство несе при роботі з кожним матеріалом (або внаслідок його відсутності) може дозволити визначити рівень ефективності роботи з ним. За основу або опорну точку при визначенні ефективності роботи з кожним окремим матеріалом можна прийняти вартість роботи з одиницею будь-якого матеріалу або коефіцієнт який можна розрахувати як частку загальних витрат пов'язаних із забезпеченням процесу роботи з ним за певний період часу на витрати пов'язані із придбанням даного матеріалу. Однак треба пам'ятати, що для кожного окремого матеріалу і особливо для кожної окремої категорії матеріалів існує своя опорна точка, для кожного матеріалу існує свій критерій ефективності роботи з ним. Це пояснюється тим, що всі матеріали дуже розрізняються по параметрах, які впливають на вартість роботи з ними, а саме: габаритами (впливає на характер транспортування й вантажопереробки), строками зберігання (впливає на швидкість товарообігу, а як слідство і рівень складських залишків, розмір поставок і частоту поставок), характером виробництва і розподілу (впливає на час попередження замовлення) і багатьма іншими параметрами. Крім цього питомі витрати на роботу з однією фізичною одиницею якої-небудь продукції можуть варіюватися залежно від кількості використовуваних фізичних одиниць матеріалів. Чим більше одиниць певного матеріалу використаються організацією тим меншими є витрати пов'язані із забезпеченням робіт з кожної окремої одиниці даного матеріалу. Таку залежність можна виразити функцією:

(2.1)

де n - кількість одиниць матеріалу придбаного за певний за період;

х - величина, що відображає залежність зниження величини витрат при роботі з одиницею матеріалу від кількості використовуваних матеріалів, при цьому величина даної функції завжди повинна бути менше 1, бажано в межах 0.9-0.97;

На наступному малюнку буде показаний приклад графічної залежності.

Так як пошуку відносної величини витрат за допомогою можливостей інформаційних систем, які підприємство несе при роботі з кожним матеріалом будуть присвячені наступні розділи, то в цьому розділі будемо виходити з того, що