Суть роботи даного механізму полягає в тому, що всі дані не статичні, їх програма перераховує при кожному новому розрахунку. Тому, коли згідно документу була зроблена оплата, програма при перерахуванні проводить коректування вартості оплати по наступній формулі:

Sз'= Sсп - ?((СрпМiЧРпр)Ч(tп-tпр)); (2.5)

де СрпМi— середньоденні витрати матеріалу за певний проміжок часу (величина береться на підставі запиту програми до бази даних, середньоденна величина, загальне споживання за певний останній проміжок часу ділиться на кількість днів у цьому проміжку).

tп— дата оплати;

tпм— дата одержання матеріалів;

У програму необхідно внести умову, відповідно до якої величина вартості грошей не може бути негативною. Після того як визначена скоректована величина оплати, програма коректує вартість приходу матеріалів (оплачених після приходу) по формулі:

Рпр=Рпр1+…+Рпрn+РпрiЧ(Sск/Sпр); (2.6)

Де — Рпр1+…+Рпрn— більш ранні складові частини ціни одиниці матеріалу, якщо частина вартості була оплачена до або під час приходу матеріалів;

У тому випадку, якщо вся або частина вартості була оплачена до їхнього одержання, то програма збільшує розмір складських залишків на дану суму.

Другою значною (вже прихованою) складовою загальних витрат, пов'язаною з величиною складських запасів, є збитки, пов'язані з можливими втратами внаслідок старіння, псування, крадіжок матеріалів. При розрахунку витрат пов'язаних з використанням матеріалів передбачається використати простий механізм їхнього знаходження використовуючи формулу:

(2.7)

де Взni—средняя вартість запасів за минулий проміжок часу t (при цьому середня вартість запасів розраховується як сума добутку фізичної запасів по днях на останню вартість придбаних матеріалів, після цього отримана величина ділиться на число днів у розрахунковому проміжку часу);

rbi — величина, що враховує розмір втрат (в % до вартості запасів) для i-го матеріалу (вказується для кожного матеріалу вручну);

t - минулий проміжок часу;

Складніше всього при проведенні даного розрахунку оцінити коефіцієнт втрат. Дану величину оцінити дуже важко по цілому ряду причин, в даній ситуації абсолютно точна оцінка не потрібна, достатнім буде її теоретична оцінка. На думку Дональда Уотерса вона становить 4-6% у рік від середньої вартості запасів. У реальності ця величина має набагато більший діапазон коливань залежно від багатьох факторів як залежних, так і ні від самої організації. Величина коефіцієнта може встановлюватися на особистий розсуд користувача, однак доцільніше при його встановленні користуватися певною методологією, наприклад, використаю перекладну таблицю для розрахунку коефіцієнта. У наведених для прикладу таблицях будуть наведені деякі показники, які впливають на дану величину. Дані, що наведені в таблиці не є беззаперечними, однак головним є не розмір показника, а його вплив на політику керування запасами.

Таблиця № 2.6 Основні показники, що впливають на рівень втрат внаслідок крадіжок  |

1 | 2 | 3 | 4

1 | Характеристика місця (об'єкта) зберігання 

Закритий об'єкт або огороджений простір на території підприємства | Відкритий простір на території підприємства | Закритий простір за територією підприємства або будівельний об'єкт | Відкритий простір за територією підприємства

2 | Доступність матеріалів для одержання на складі або місці зберігання 

Режим видачі матеріалів тільки по документах, часта зміна співробітників складу | Режим видачі матеріалів тільки по документах, співробітники складу працюють давно | Документообіг по видачі матеріалів спрощений, можливий доступ до матеріалів без співробітників складу | Доступ до матеріалів можливий без документів супроводу

3 | Частота доступу співробітників підприємства до місця зберігання матеріалу 

Щоденна | Регулярна | Нерегулярна | Дуже рідка

Продовження таблиці №2.6

4 | Можливість підміни або заміни сортності матеріалу 

Присутня | Відсутня

5 | Організація зберігання на складі (місці зберігання) 

Незадовільна | Задовільна | Гарна

6 | Охоронний режим об'єкта 

Часта зміна охорони, строгий режим при виході (1- із застосуванням тих коштів, 2-без застосування) | Часта зміна охорони, спрощений або вибірковий режим огляду | Охорона працює довго, режим огляду спрощений | Пропускний режим відсутній

7 | Транспортабельність матеріалу 

Розміри матеріалу дозволяють йому бути непомітним під одягом | Розміри матеріалу дозволяють, йому вміститься в засобах для транспортування речей | Розміри матеріалу не дозволяють його візуально сховати, однак, він транспортабельним для людини | Матеріали можна транспортувати тільки за допомогою технічних коштів

8 | Частота списання матеріалу внаслідок псування  

Часто | Регулярно | Нерегулярно | Дуже рідко

Таблиця №2.7 Основні показники, що впливають на рівень втрат внаслідок псування матеріалів  |

1 | 2 | 3 | 4 

Строк зберігання матеріалу при оптимальні умови зберігання

1 | Зі зменшенням строку коефіцієнт зростає 

Відповідність реальних умов зберігання необхідним (як правило, на умови зберігання впливають 2 показники: температурний режим і рівень відносної вологості)

2 | Повна відповідність | Умови зберігання здебільшого відповідають необхідним | Часткова відповідність необхідним умовам | Повна невідповідність необхідним умовам 

Можливість втрати матеріалами частини своєї вартості внаслідок морального старіння

3 | Можливість відсутня | Імовірність втрати частини вартості не велика | Імовірність втрати частини вартості значна | Матеріали дуже швидко знецінюються (наприклад, компоненти високотехнологічної продукції)

Величина коефіцієнта визначається як сума втрат внаслідок можливих крадіжок і псування матеріалів.

2.4.6 Приклад № 1

Зараз 21 число, а першого числа фірма А приступила до будівлі будинку використовуючи (для спрощення), тільки 2 матеріали: цеглу й цементний розчин. Першого числа були закуплені 30 тон цегли та 10 тон цементного розчину, при цьому, так як на ринку багато продавців цегли, вдалося домовитися, що оплата вантажу цегли відбудеться 5 числа, така ж поставка на таких же умовах була зроблена 8 числа. Поставка 16 числа була оплачена при відвантаженні