При формуванні норм у всіх інформаційних системах закладений один принцип. З однієї сторони формується список специфікацій, що, як правило, відповідає конструкторської і технічної документації, що використовується на підприємстві та описує деталі і збірні вузли. З іншої сторони формується список використовуваних у виробництві матеріалів, що використовуються при виробництві специфікацій. Норми витрат формуються шляхом створення зв'язків між списком специфікацій і списком матеріалів. У тому випадку якщо користувач точно знає кількість використовуваних одиниць визначеного матеріалу при виробництві специфікації (наприклад, полку кріплять 4 болтами), то норма формується шляхом приєднання матеріалу до специфікації і вказівкою його кількості. По матеріалам, нормативну потребу, у яких не можна вказати точно, не вдавшись до додаткових розрахунків, норма витрат може встановлюватися в різних видах. Найбільш розповсюдженими є норми, що визначають питому величину витрат матеріалів на одиницю розрахункової величини, наприклад витрати фарби визначеної марки у вагових одиницях, затрачуваної на обробку одиниці площі визначеного матеріалу. Але нерідко норма виражається в кількості продукції, що може бути отримана з одиниці затрачуваної сировини, наприклад вихід міді у вагових одиницях з тонни руди. Якщо всі вихідні дані для проведення нормування по вищевказаних та інших матеріалах вірні, то сам процес при застосуванні інформаційних систем не буде складним. В інформаційній системі для подібних матеріалів описується формула розрахунку, що посилається на дані специфікацій виробів, що виготовляються або на їх складові, при цьому вона може посилатися як на інший матеріал, що входить у дану специфікацію, так і на параметри самої специфікації. Після того як сформовані всі специфікації, починається формування дерева продукту (структури виробу) шляхом створення зв'язків між ними. На підставі сформованої конфігурації специфікацій в інформаційній системі розраховується нормативна потреба по всіх матеріалах, що входить до неї. Сам по собі процес формування норм не є складним, однак у деяких випадках досягти збігу реальних і нормованих обсягів споживання не так просто. Нижче будуть приведені лише деякі можливі ситуації, що можуть виникнути в процесі введення або створення норм в інформаційній системі:

Норматив не є вірним, тому що введено по технічній документації, у якій не відбиті зміни, що відбулися: а) на виробництві при виготовленні визначеної номенклатури продукції був замінений матеріал, що використовується або його кількість, але ніхто не вніс зміни в технічну документацію інформацію про заміну б) підприємство перейшло на використання інших матеріалів, однак у технічній документації не була відображена інформація про минулу заміну;

Внаслідок різних причин (відсутністю на підприємстві чітко визначеної документації, по якій видаються матеріали, заміні одержуваних матеріалів внаслідок їхньої відсутності на складі в момент одержання або недостатньої якості нормативного матеріалу) асортимент і кількість використовуваного матеріалу постійно змінюється і тому не збігається з нормативним;

Внаслідок того, що в прибуткових накладних може міститись не коректна інформація, внаслідок не повного знання номенклатури продукції при фіксації приходу або видачі матеріалу може відбутися задвоїння інформації, що вводиться, (в інформаційній системі буде зафіксований рух не по тим матеріалам, по яким необхідно). Не повертаючись більше до цього пункту, слід зазначити, що всі запити на придбання продукції краще підтверджувати не усно, а за допомогою факсу або електронних носіїв інформації, при цьому, вказуючи необхідну номенклатуру під тими назвами, якими вона позначається на підприємстві;

При визначенні норм витрат у матеріалах потребу, у яких необхідно визначити розрахунковим шляхом (сорторозміри металів, лакофарбові матеріали, допоміжні матеріали, інше) у вихідних розрахункових даних були допущені помилки.

Перераховані ситуації особливо характерні для підприємств які мають велику номенклатуру продукції, випускають її одиничними і дрібносерійними партіями або мають широкий перелік, використовуваних у процесі виробництва, матеріалів. Далі будуть описані методи роботи, застосування яких може дозволити уникнути прорахунків при формуванні норм. Незалежно від того чи відбувається введення норм в інформаційну систему з нуля, або нормативи були складені раніш і активно використовувалися в роботі, до даного процесу необхідно підійти дуже відповідально. Така робота повинна проводитись системно і послідовно. Спочатку визначаються категорії і під категорії матеріалів, що можуть використовуватися на підприємстві у різних цілях (складається «кістяк» довідника номенклатури матеріалів). По цих категоріях розносяться матеріали, що на думку нормувальника використовуються на підприємстві. Варто врахувати, що, як правило, відповідальність всередині відділу постачання за забезпечення підприємства необхідним поділяється між його співробітниками по категоріях матеріалів, тому необхідно створювати категорії (або змінювати сферу відповідальності співробітників) таким чином, щоб за матеріали в кожній створеній категорії, хтось би міг нести персональну відповідальність. Створений список матеріалів передається співробітникам відділу постачання для перевірки, вони повинні ознайомитися зі списком і відповісти на наступні питання:

Які з присутніх у списку матеріали або ніколи, або вже давно не закуповуються підприємством;

Які з не присутніх у списку матеріали використовуються у виробничих цілях (бажано довідатись мету, з якою вони використовуються);

Чи влаштовує відділ постачання пропоновані найменування матеріалів, якщо ні то як, на їхню думку, варто позначити дані матеріали;

Чи влаштовує відділ постачання одиниця виміру кожного конкретного матеріалу (останнє питання необхідно задати і співробітникам складу).

Не варто займатися нормуванням доти, поки не будуть погоджені всі питання, що виникли за списком матеріалів.

На другому етапі створюються категорії номенклатури продукції, що виробляється. Категорії виробів потрібно створювати таким чином, щоб по кожній з них можна було виявити конкретного майстра або іншого співробітника