Інформація мусить бути мінімальною, достатньою і потрібною, вірогідною і надійною, актуальною і оперативною. У ході організації автоматизації інформаційних процесів в управлінській діяльності треба враховувати можливість інформації для використання її у машинному опрацюванні (максимальна уніфікація, класифікація носіїв інформації тощо).

Інформатизація на всіх стадіях управлінського циклу передбачає постійне впровадження нових комп'ютерних інформаційних технологій. Але при впровадженні нових технологій слід зробити аналіз стану наявних (старих) апаратно-програмних засобів і можливість їх адаптації до нових технологій.

Наприклад, у сучасних умовах у системі органів управління соціальними системами вже певним чином автоматизовані на рівні комп'ютерних інформаційних систем такі функції управління:*

збір і реєстрація вхідних даних;*

об'єднання інформації в єдиний інформаційний ресурс і створення на його базі локальних, "робочих" інформаційних ресурсів (розподілених автоматизованих баз даних);*

виконання арифметичних статистичних дій (калькуляції);*

логічний аналіз даних (зокрема, розподіл їх за різними класифікаційними схемами);*

аналіз на основі опрацювання статистичних даних тенденції розвитку тих чи інших явищ;*

розрахунок варіантів багатофакторного аналізу з використанням конкретних напрацьованих моделей і алгоритмів.

Усе це може виконуватися за допомогою відповідних комп'ютерних апаратно-програмних комплексів як за допомогою стандартних систем прикладних комп'ютерних програм (на рівні комп'ютерних програмних оболонок), так і за допомогою спеціально розроблених пакетів прикладних комп'ютерних програмних продуктів.

До стандартних систем комп'ютерних програмних продуктів належать такі: електронні таблиці, ділова графіка, геоінформаційні системи, стандартні автоматизовані системи управління базами даних.

Спеціальні пакети прикладних програм розроблялися і розробляються індивідуально для кожного органу управління соціальними системами.

Дослідження впровадження нових комп'ютерних інформаційних технологій в органах управління соціальними системами свідчать, що кардинальна проблема удосконалення їх організаційної структури та здійснюваних там процесів управління зводиться в основному до таких чинників:*

підвищення місткості та пропускної здатності приймачів інформації;*

оптимізації каналів зв'язку між елементами системи і системою та зовнішнім середовищем.

Головна технологічна мета інформатизації органів управління соціальними системами — прискорення процесу збору, аналізу та синтезу інформаційних ресурсів — використання якомога більших обсягів інформації.

Зазначене вимагає дослідження "пропускної здатності" та місткості каналів і приймачів інформації. Всі ці напрями раціоналізації організаційної структури в сучасних умовах практично не можуть здійснюватися без інформатизації. Але для їх реалізації потрібний колективний інтелект управлінців, правників, інформатиків.

Аналіз практики інформатизації соціального управління показує, що зміни, які відбуваються у функціях, структурі та методах апарату управління, можна розподілити на такі групи:

1. Зміни в структурі та штатній чисельності апарату управління:*

організація нових структурних ланок;*

об'єднання кількох структурних підрозділів на основі однорідності виконуваних функцій;*

деяке скорочення чисельності управлінського персоналу в результаті автоматизації окремих обчислювальних процедур і процесу документування.

2. Зміни в роботі щодо виконання функції управління:*

перерозподіл роботи між структурними підрозділами і окремими працівниками апарату (в результаті зміни їх підпорядкованості);*

перерозподіл функції збору та опрацювання інформації між органами управління;*

зміни у співвідношенні різноманітних груп функцій, що виконуються апаратом управління, у зв'язку з передачею ЕОМ ряду розрахунково-аналітичних функцій та збільшенням питомої ваги творчих функцій (формування цілей, задач, оцінок варіантів різних рішень).

3. Зміни в структурі та обсягах інформації:*

скорочення одних та поява інших нових видів документів і показників;*

зміна питомої ваги окремих видів інформації, обсягів і напрямів її руху;*

централізація та інтеграція процесів збору та опрацювання інформації.

4. Зміни в процесі підготовки та ухваленні управлінських рішень:*

централізація (а в ряді випадків і децентралізація) деяких повноважень щодо прийняття управлінських рішень (ПУР);*

зміни у змісті роботи на різних стадіях підготовки та виконання рішень (співробітники апарату мають можливість безпосередньо спілкуватися з машиною у режимі "запит — відповідь", що впливає на якість і оперативність рішень);*

виникає можливість розгляду різноманітних варіантів у процесі підготовки рішення.

5. Зміни в засобах роботи апарату управління:*

використання якісно нових показників, що дає змогу аналізувати складніші системи зв'язків;*

підвищення ролі методів координації, узгодження різноманітних ланок управління; скорочення кількості оперативних указівок, конкретніше завдань визначення управління, що дає можливість контролювати їх виконання, оперативніше вносити різного роду корективи до планів, нормативів та ін.;*

більш чітка регламентація взаємодії складових частин управлінського апарату за допомогою регламентів, положень та інструкцій;*

підвищення вимог щодо дисципліни посадових осіб в органах управління соціальними системами.

Ці зміни у зв'язку з інформатизацією приводять не лише до підвищення ефективності організації діяльності, але й породжують проблеми, які треба розв'язувати в процесі використання інформаційних технологій.

Інформатизація вимагає широкого використання системного підходу при розмежуванні компетенції між органами управління, більш чіткого її визначення, виявлення специфіки виконання однотипних управлінських функцій на тому чи іншому рівні управлінської системи та стандартизації термінології через закріплення її у відповідних юридичних документах.

Список використаної літератури:

Цимбалюк В. С, Гавловський В. Д., Корочанський О. Ј Проблеми юридичної деліктології в інформаційних відносинах // Бізнес і безпека. — 1998. — № 6.

Цимбалюк В. С, Гавловський В. Д. Інформаційне право. Навч.-метод. комплекс для підготовки фахівців за спеціальністю правознавство. — К.: ІЕУГП, 1999.

Цимбалюк В. С Правове регулювання відносин власності: Метод, комплекс навч. дисципліни. — К.: Інститут економіки, управління та господарського права, 1999.

Цимбалюк В. С Проблеми латентності комп'ютерної злочинності // Правове, нормативне та метрологічне забезпечення системи захисту інформації в Україні. — К.: НТУУ "КПІ", 2000.

Чумаченко Н. Г., Заботина Р. И. Теория управленческих решений. — К., 1983.

Швец Н.Я. Автоматизированные системы управления органами внутренних дел. — К., 1983.

Шеннон К. Э. Работы по теории информации и кибернетике. —М., 1963.

Эшби У. Р. Система и информация // Вопр. философии. — 1964. — №3.

Ярочкин В. И. Безопасность информационных систем. — М.: Ось, 89, 1996.

Ярочкин В. И. Информационная безопасность: Учеб. пособие. — М.: Междунар. отношения, 2000.