Треба намагатися щоб витрати на підвищення достовірності інформації були порівнянні з ефективністю її використання.

Межі інформації

Визначення інформації з точки зору її меж має такий вигляд.

1. Інформація, що виникає і використовується в межах організації, називається внутрішньою, а все, що знаходиться поза межами цієї організації, є інформацією про зовнішнє середовище.

2. Якщо скласти перелік потоків, що перетинають межі, то потоки, що йдуть від навколишнього середовища всередину організації, є вхідними даними, а потоки, що виходять з організації в зовнішнє середовище, називають вихідними даними.

Функціонування управлінської технології

Характер функціонування управлінської інформаційної технології в межах "загальної системи" організації відображений на рис. 2. Тут потік інформації в управлінській технології об'єднаний із потоками чотирьох видів ресурсів (коштів, робочої сили, матеріалів, устаткування і споруджень) і елементами виробничої технології з метою створення системи управління для усієї організації. Інформація для конкретної системи складає вхідні дані, що перетворюються в системах обробки даних (людина, ЕОМ і т. ін.), з метою вироблення вихідних даних, що являють собою необхідну для управління інформацію.

Рис. 2. Схема функціонування управлінської технології

Для оцінки параметрів вихідних даних і процесу перетворення даних мають бути передбачені контрольні елементи. Певну частину контрольного елемента складають ті повідомлення, що порівнюють стан вихідних даних зі встановленими нормами здійснення процесу перетворення даних.

Якщо результати, що досягаються в організації (підприємстві), не відповідають встановленим нормам, ця інформація надходить в орган із планування, аналізування і контролювання, який приймає рішення щодо одного або двох видів дій: при зміні вихідних даних здійснюється альтернативний перерозподіл ресурсів або до процесу перетворення даних вносяться модифікації.