Реферат на тему:

Взаємозв'язок документології і правової інформатики в організації інформаційно-аналітичного забезпечення управління соціальними системами

Важливим аспектом інформаційно-аналітичної роботи як функції управління соціальними системами є її документаційне забезпечення. Як правило, в управлінській діяльності інформація фіксується у відповідних документах.

Призначення документів полягає передусім у фіксації та збереженні інформації, необхідної для практичного здійснення в певній сфері управління соціальною системою. Особливість документів серед інших носіїв інформації полягає в тому, що вони зосереджують інформацію, яка попередньо опрацьована і яку необхідно надійно зберігати протягом певного часу.

Варто зазначити, що дослідження документування, документообігу, діловодства може здійснюватися в різних аспектах:*

організаційному;*

технічному;*

економічному;*

юридичному;*

математичному;*

психологічному;*

ергономічному;*

інше.

Однак це не виключає, а припускає потребу оперування загальними поняттями. Звернемо увагу на зміст поняття "документ".

У перекладі з латинської document означає доказ, свідоцтво. Тобто за своєю сутністю традиційно зміст категорії "документ" розглядається як письмовий акт, який здатний правити доказом юридичних відносин чи фактів, з наявністю яких чинне право пов'язує юридичні наслідки.

Також категорія "документ" може розглядатися як матеріалізований об'єкт (твір), який містить, зберігає і передає деякі результати розумової (інтелектуальної) діяльності людини, свідомо (або підсвідомо) закріплені (зафіксовані) будь-якими засобами.

У Законі України "Про інформацію", в ст. 27, подано юридичне визначення категорії "документ", що повинно розглядатися як загальний семантичний стандарт у всіх сферах соціального управління.

Документ — це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

У контексті інформаційно-аналітичного забезпечення робота з документами є одним із головних напрямів функціонування будь-якого органу управління соціальною системою. Раціоналізація документування та документообігу як складових документології — важлива передумова практично всіх напрямів управлінської діяльності. Незалежно від того, які функції управління розглядати, завжди виникає проблема фіксування їх та обліку у певній формі через спеціальні реквізити, які перетворюють просте відображення інформації в документ.

Практика вимагає удосконалення документування та документообігу лише одним методом — машинним. Машинне опрацювання документів висуває власні вимоги до системи документування та документообігу, не залишаючи місця для попередніх традиційних "паперових" форм і технологій. Тому перед тим як безпосередньо досліджувати питання документування і документообігу, звернемо увагу на ті передумови і причини, які дають змогу використовувати методи інформатики для раціоналізації роботи з документами.

Передусім звернемо увагу на причини актуалізації попередніх етапів інформатизації у сфері документування та документообігу.

Першою причиною, звичайно, є ускладнення функцій управління, динамічні зміни в системі та структурі органів управління соціальними системами. Це безпосередньо відображається на ускладненні діловодства та документообігу зростанням кількості документів і підвищенням вимог до їхнього складання, оформлення, операцій щодо опрацювання.

Другою причиною слід назвати масовість зайнятості роботою з документами працівників. Практично опрацюванням документів у будь-якому органі управління соціальною системою зайнятий весь персонал. Оволодіння засобами раціоналізації роботи з документами на основі здобутків інформатики скорочує час на їх складання і опрацювання, дає можливість працівникам приділяти більше уваги головним функціям за посадою.

Ми не поділяємо думки тих дослідників, які вважають, що діловодство, документообіг, документологія в апараті управління — це галузь занять допоміжного технічного персоналу. Працівник, незалежно від посади, мусить мати достатній мінімум знань щодо документологи про те, що вважається діловодством, документом, документообігом, щоб правильно орієнтуватися в необхідній інформації, правильно складати різні документи, оцінювати їхню юридичну силу тощо.

Але найважливіше — кожен працівник повинен бути готовим через документи вступити до діалогу з автоматизованою (комп'ютерною) інформаційною системою, опанувати комп'ютерні інформаційні технології "електронного офісу".

Третьою причиною є потреба забезпечення якості документів, їх правильного оформлення на машинних носіях. У зв'язку з цим практика управлінської діяльності перед інформатикою ставить завдання:*

неправильно оформлений документ не повинен проходити в автоматизовану базу даних;*

машинний контроль (тобто відповідна комп'ютерна програма контролю) повинен припинити подальшу роботу з неправильно оформленим документом;*

при необхідності автоматично повинно проводитися оповіщення виконавця про недоліки у формуванні документа.

Ергономічні дослідження свідчать, що при ручному опрацюванні даних працівники часто фізично не в змозі проконтролювати правильність оформлення реквізитів документів. Це призводить нерідко до суттєвих помилок, які межують з порушенням законності чи є порушенням законності у діяльності відповідної структури соціального управління.

Четверта причина полягає в тому, що як загальні, так і спеціальні функції, права та обов'язки посадових осіб закріплюються в документах, які не можна розуміти чи використовувати довільно. Дотримання правил діловодства посилюється з його інформатизацією. Вона потре-

бує поглиблення гарантії використання тієї інформації, яка зафіксована в документах. Порушення правил діловодства в умовах чітко організованого машинного опрацювання інформації трапляється досить рідко, що, в свою чергу, підвищує якість управління.

П'ята причина полягає в тому, що машинне опрацювання документів не терпить "порожньої" інформації, яка не містить у собі розумового навантаження. Тим самим вже сама технологія машинного документування та документообігу підіймає на новий рівень якість документів, що готуються за допомогою комп'ютерних технологій.

Актуалізація впровадження нових інформаційних технологій у сферу операцій з документами в системі управління вказує на потребу розкриття основних понять предмета дослідження, що складає загальну передумову проблеми удосконалення роботи з документами.

У юридично-когнітологічному аспекті за допомогою природної чи штучної мови, технічних чи технологічних засобів інформація вважається як оформлений документ тоді, коли відомості розміщені у встановленому порядку, що, відповідно до чинного законодавства, має правове значення.

З погляду правової інформатики, в усіх випадках документ — це носій інформації або засіб закріплення інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Тобто документ передусім виконує інформаційну функцію, однак він також