Сам процес створення документа складає таку функцію управління, як документування.

Документування — це відповідним чином упорядкована множина процесів щодо створення і опрацювання всіх документів, які існують у відповідній системі соціального управління.

Система документування припускає наявність певних форм і вимог не лише до створення та оформлення документа, а й до порядку роботи з ним, опрацювання, руху, зберігання. Такі норми на юридичному рівні закріплюються, в свою чергу, законодавчими, підзаконними і методичними нормативами.

В умовах інформатизації управління, коли дані, що мають ознаки документа, закладаються в пам'ять ЕОМ, стало можливим швидко отримати будь-яку частину інформації і в будь-яких її комбінаціях. Це

змінює правовий статус сутності категорії "документаційне забезпечення управління соціальними системами".

Документаційне забезпечення управління соціальними системами — це вид забезпечення, яке включає всю множину операцій отримання, опрацювання, зберігання, видачі та використання інформації у формі документів як її носіїв

Інформатизація документообігу включає весь комплекс робіт як до створення документів, так і робіт, пов'язаних із готовими документами, що надійшли іззовні до системи: отримання, розподіл, реєстрація, доставка, контроль за виконанням, довідкова робота, формування і зберігання справ (досьє), передархівне опрацювання документів. З інформатизацією технологічний ланцюг (послідовність) документообігу повинен оптимізуватися шляхом переведення паперових форм документів в електронну форму у вигляді комп'ютерної інформації.

Соціальний ефект досягається за рахунок підвищення виконавчої дисципліни співробітників апарату управління, оперативності складання та оформлення документів, що в цілому сприяє удосконаленню роботи управлінського апарату і підвищує якість управлінських рішень.

Головними завданнями в інформаційно-аналітичній діяльності є удосконалення форми документів:

а) при уніфікації — зменшення різноманітності документів за формою та правилами оформлення;

б) при стандартизації — формування і впровадження обов'язкової норми обмежень, що дає змогу відбирати найефективніші форми, правила зіставлення та оформлення документів і забезпечення їх подальшого застосування.

Важливим аспектом документології є визначення принципів стандартизації документів в умовах інформатизації. До принципів стандартизації документів відносяться:*

встановлення необхідної юридичної сили документів;*

комплексність стандартизації документів;*

стабільність вимог до документів;*

уніфікованість для опрацювання за допомогою засобів комп'ютерної техніки.

Документи також забезпечують контрольну функцію управління — містять дані для обліку результатів діяльності органів управління соціальними системами. Це дає змогу об'єктивно оцінювати проведену ними роботу.

Із зазначеного можна дати таке узагальнене визначення категорії "управлінський документ".

Управлінський документ — це діловий акт, який виходить із повноважного органу управління чи від відповідної посадової особи про результати Ті діяльності.

У процесі здійснення органами управління соціальними системами своїх функцій утворюється множина документів. Вони класифікуються за різними ознаками, принципами, змістом:*

за змістом — організаційно-розпорядчі (управлінські), адміністративні;*

за місцем складання та напрямом руху — вхідні, вихідні, внутрішні (внутрішньосистемні);*

за формою викладення інформації — типові, спеціальні, особисті;*

за способом виготовлення — рукописні, машинописні, топографічні, фото-, фоно-, кінодокументи тощо;*

за кількістю відображених питань — прості (які містять одне питання) та складні (які містять кілька питань);*

за участю зацікавлених осіб у складанні та підписі документів — односторонні, двосторонні, багатосторонні;*

за відносністю між собою документи поділяються на первинні (документи, що містять у собі вихідну інформацію) та вторинні (документи, що є результатом аналітико-синтетичної та іншої переробки первинних документів (одного або кількох).

У діяльності органів управління соціальними системами широко використовується організаційно-розпорядницька документація. Документи, що входять у систему організаційно-розпорядницької документації, традиційно поділяються на три групи:*

організаційні (положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи);*

розпорядницькі (постанови, директиви, розпорядження, накази, вказівки, рішення, плани роботи);*

довідково-інформаційні (звіти, огляди, висновки, службові листи, телеграми, рапорти, доповідні та пояснювальні записки, протоколи, довідки тощо).

За останні роки в результаті інформатизації у сфері організаційного управління відбулися якісні зміни і в технології документування. У зв'язку з цим з'явився термін "автоматизоване документування", під

яким розуміється процес підготовки документа з використанням засобів комп'ютерної техніки.

Як показала практика експлуатації подібних систем, вони не можуть повністю розв'язати проблеми автоматизації роботи з документами. Вся справа в тому, що управлінські документи, які мають специфічні правила підготовки і оформлення, лишилися осторонь інформатизації управління. До причин такого становища можна віднести, з одного боку, обмежені можливості технічних засобів, а з другого — комплекс проблем, що виникає при взаємодії людини та машини. До цього можна додати й те, що принципово нові можливості комп'ютерних технологій спонукають переглянути теоретичні питання документології, проаналізувати логіку та закономірності документаціиних процесів. Це дасть змогу зробити певні висновки щодо наукового обґрунтування і прогнозування розвитку діловодства майбутнього.

З цією метою для розробки теоретичних основ і практичних шляхів удосконалення документів в окремих органах управління соціальними системами, їхніх підрозділах існує потреба формування спеціальних принципів організації документообігу. На цих принципах повинні розроблятися рекомендації щодо упорядкування документопотоків в умовах інформатизації та інших проблем документоведення. Це в свою чергу викликає потребу визначення удосконалення документообігу як функції управління соціальними системами з визначенням структури, яка її реалізовуватиме. Тобто потрібно визначити структурну одиницю в системі управління щодо вивчення проблем документування та діловодства. Це дасть можливість визначити шляхи розвитку та удосконалення документообігу в умовах інформатизації.

Це створює передумови формування окремого напряму у правовій інформатиці та інформаційному праві — комп'ютерної документології (або кібердокументології).

Список використаної та рекомендованої літератури

Гайкович В. Ю., Першин А. Д. Безопасность электронных банковских систем. — М.: Единая Европа, 1994.

Гасанов Р. М. Шпионаж особого рода. — М., 1989.

Гуцалюк М. В. Впровадження нових інформаційних технологій в управлінську діяльність пожежної охорони // Пожежна безпека,К., 1997. — Вип. 4.

Гуцалюк М. Інтернет у боротьбі з корупцією та організованою злочинністю // Крок.