Рис. 3.2.9 Організаційна структура торгового відділу Центру "Торгпреса"

Одним з напрямків розподілу праці в організації є формування задач. Задача - це приписана робота, серія робіт або частина роботи, яка повинна бути виконана , раніш встановленим способом і в раніш обумовлений термін. Задачі призначаються не працівникові, а його посаді. Задачі організації традиційно поділяються на три категорії: робота з людьми, предметами та інформацією. В даному випадку начальник торгового відділу займається в основному, роботою, яка полягає у контактуванні з людьми та складанні документів. В його задачі входить: організація вивчення попиту, укладання угод на постачання періодичних видань; надання методичної та практичної допомоги продавцям роздрібної торгівлі, налагодження реклами, організація вивчення та розповсюдження досвіду з питань торгівлі в роздріб; організація контролю за виконанням на робочих місцях правил охорони праці; здійснення заходів по зменшенню скарг на роботу відділу, організація розслідування заяв і пропозицій, що надходять; здійснення якісного складання замовлень на газети та журнали, які включені до каталогу України, обласні газети та періодичні видання Росії; контролювання відповідності цін на газети, журнали та інші товари; відповідає за повну реалізацію періодичних видань; займається списанням застарілих газет та журналів; щодня готує розпорядження по регіонам на газети та журнали, інші товари; виконання окремих доручень комерційного директора; організовує перевірку кіоскової мережі в м. Сміла та м. Золотоноша.

Отже, аналізуючи задачі начальника торгового відділу можна судити про функціонування відділу в цілому. Начальник виконує свої завдання делегуючи частину своїх повноважень організаторам роздрібної торгівлі по м. Черкаси, м. Сміла та м. Золотоноша, які в свою чергу приймають замовлення на постачання окремих видів товарів, журналів та газет, які користуються підвищеним попитом. Заяви надходять до начальника, який, на їх основі, вивчає попит і укладає угоди на постачання потрібних періодичних видань та товарів. Отримавши, згідно укладених угод, журнали, газети та товари він встановлює на них відповідні ціни.

Потім начальник готує розпорядження по регіонам на газети та журнали, складає накладні і необхідна продукція в необхідній кількості надходить до торговельної мережі в м. Черкаси - до магазину "Кругозір, а також до 37 кіосків. В м. Сміла її одержує організатор роздрібної торгівлі, який розподіляє її по 17 кіоскам, така ж система діє і в м. Золотоноша.

Якщо ж продукція залишається нереалізованою, це стосується газет та журналів, то вони повертаються до складу і списуються. Це фіксується у звітній формі кожним продавцем і передається до відповідного організатора роздрібної торгівлі.

Далі цикл повторюється , кіоскери складають звіти про реалізовану продукцію, вони надходять до організаторів роздрібної торгівлі, які на їх основі складають заяви на постачання того чи іншого товару, проводять аналіз діяльності і реалізації продукції. На основі цієї інформації начальник вивчає попит, приймає певні рішення і заходи по покрашенню реалізації товарів.

Також, у звітні періоди, начальник відділу організовує перевірку кіоскової мережі в містах, яку здійснюють організатори роздрібної торгівлі по м. Черкаси, та м. Сміла і Золотоноша.

Таким чином відбувається спеціалізація тобто поділ роботи на більш мілкі операції, що підвищують продуктивність, а отже знижуються потенційні витрати, які вимірюються витратами часу. Чим швидше організація відреагує на зміну попиту споживачів тим більша ймовірність одержання прибутку від цього.

Зміст кожного завдання визначається рядом факторів: вимогами ринку; кваліфікацією працівників; вибором технології; характером послуги (індивідуальна чи колективна).

По суті торговий відділ в організації виконує одну з важливіших функцій, без якої неможливе успішне функціонування організації, це функція маркетингу. Ця функція визначає поведінку організації на ринку і внутрішні процеси функціонування організації, що дозволяють їй здійснювати той варіант поведінки, який виявляється найбільш успішним. Основою цієї функції є забезпечення збуту товарів та послуг, а в умовах ринкової економіки це не так просто. Тому на думку автора, доцільно вести до штату працівників організації посади маркетолога та менеджера.

Діяльність торгового відділу залежить від здійснення багатьох процесів іншими відділами, таких як експедирування преси та товарів, відділ виробничо-технічного забезпечення та бухгалтерія. Всі ці відділи беруть участь у збуті товарів та друкованої продукції. Так відділ виробничо-технічного забезпечення відповідає за транспортування. Воно здійснюється одним з філій ОППЗ "Черкасипошта" - автобазою зв'язку, яка має свій парк машин. Тип транспортування в значній мірі залежить від виду товару, відстані та типу самого ринку.

Функція збуту також передбачає стандартизацію і сортування отриманого товару. Цю функцію здійснює відділ експедирування. Необхідно забезпечити відповідність товару необхідним стандартам, а також сортуванню, тобто розподілу по сортам різних категорій товару. Саме цим займаються сортувальники відділу експедирування при отриманні товарів від постачальників. Стандартизація і сортування дозволяють бути впевненим, що товар є таким, яким його уявляє покупець.

Акт фінансування теж є необхідним елементом функції збуту. Цією проблемою займаються бухгалтерія і економіст. Іноді виникає необхідність зберігати товар, тому що він є, наприклад, сезонним або тому, що необхідний час для його транспортування до роздрібної торговельної мережі. Виникає необхідність у фінансуванні того, щоб купити товар у постачальника, профінансувати зберігання, транспортування та інші операції збуту.

Отже, на основі проведеного аналізу робимо висновок, що :

1) торговий відділ в більшій мірі залежить від зміни зовнішнього середовища і функціонування інших відділів організації відділу експедирування, відділу виробничо-технічного забезпечення та бухгалтерії;

2) працівники торгового