Чисельність персоналу визначається характером, масштабами, складністю, трудомісткістю виробничих процесів, ступенем їхньої механізації, автоматизації, комп'ютеризації. Ці фактори задають її нормативну (планову) величину, що на практиці майже ніколи не вдається забезпечити. Тому персонал більш об'єктивно характеризується обліковою (фактичною) чисельністю, тобто кількістю співробітників, які офіційно працюють в організації в даний момент.

В обліковий склад працівників на кожний календарний день включаються як фізично працюючі, так і відсутні з будь-яких причин. В умовах дефіциту кадрів облікова чисельність може істотно відрізнятися від нормативної, тому доцільно постійно контролювати співвідношення цих двох показників як в абсолютному, так і у відносному значенні, і не допускати їхньої значної розбіжності. Облікова чисельність персоналу станом на визначену календарну дату включає всіх працівників, у тому числі прийнятих з певної дати, та всіх звільнених, починаючи з неї. У складі облікової чисельності виділяють три категорії працівників:

постійні, які працюють у даній організації більше одного року на основі контракту чи на безтерміновій основі;

тимчасові – на 2–4 місяці;

сезонні – на виконання сезонних робіт терміном до 6 місяців.

Не включаються в облікову чисельність і відносяться до працівників облікового скаду зовнішні сумісники, які виконують разові роботи, які працюють на основі договорів цивільно-правового характеру, а також ті, які направлені на навчання з відривом від виробництва і отримують стипендії за рахунок підприємства; деякі інші.

Персонал організації характеризується кількістю, структурою, професійною придатністю та компетентністю. Кількість персоналу визначається характером, масштабами, складністю, трудомісткістю виробничих процесів, рівнем їх механізації, автоматизації та комп'ютеризації. Ці фактори визначають нормативну кількість працюючих, якої у виробничих умовах практично не буває. Тому більш об'єктивною характеристикою кількості персоналу вважається середньооблікова кількість, тобто кількість працівників, що офіційно працюють в організації на даний момент.

В теорії управління персоналом існують різні підходи до кваліфікації персоналу залежно від виконуваних функцій. Ця класифікація передбачає дві основні категорії персоналу за участю в процесі виробництва: управлінський та виробничий.

Управлінський персонал – це працівники, трудова діяльність яких спрямована на виконання конкретних управлінських функцій. До них відносяться лінійні і функціональні керівники і спеціалісти. Керівники, які спрямовують, координують і стимулюють діяльність виробництва, розпоряджаються ресурсами організації, приймають рішення, несуть повну відповідальність за досягнення цілей організації і мають право приймати рішення, відносяться до лінійних. Керівники підрозділів, основне завдання яких полягає у сприянні ефективній роботі лінійних керівників відносяться до функціональних. Керівники і головні спеціалісти в сукупності створюють адміністрацію. Спеціалісти (інженери, економісти, техніки, технологи, психологи), зайняті створенням і впровадженням у виробництво нових знань, технологій та розробкою варіантів рішень окремих виробничих і управлінських проблем. Технічні спеціалісти (службовці), які надають технічну та інформаційну допомогу апарату управління (збір, обробка, збереження і передача інформації). Специфіка їх діяльності полягає у виконанні стандартних процедур і операцій, які переважно піддаються нормуванню.

Виробничий персонал - це виконавці, які запроваджують у життя рішення керівників, безпосередньо реалізують план організації, зайняті створенням матеріальних цінностей або наданням виробничих послуг і переміщенням вантажів. Сюди ще відносять прибиральниць, охоронців, кур'єрів, гардеробників. В аналітичних цілях виробничий потенціал ділять на основних робітників, які безпосередньо беруть участь у виробничому процесі зі створенням матеріальних цінностей, та допоміжних, які виконують функції обслуговування основного виробництва.

Важливим напрямком класифікації персоналу є його розподіл за професіями та спеціальностями.

Професія - це вид трудової діяльності, здійснення якої потребує відповідного комплексу спеціальних знань та практичних навичок. Сукупність знань, умінь і навиків, особистих здібностей, потрібних людині для успішного виконання професійних обов'язків, називається професійною придатністю, яка може бути потенційною і реальною. Перша ґрунтується на задатках, здібностях, фізичних і психологічних властивостях людини. Друга формується поступово в результаті оволодіння людиною нових знань і умінь. У межах кожної професії внаслідок поділу праці виділяються спеціальності, пов'язані з виконанням вужчого кола обов'язків. Наприклад, спеціальність у межах професії юриста – це господарське право, адміністративне право тощо.

Досвід і практика поєднують навики, знання й уміння в одне ціле, формуючи кваліфікацію, тобто міру професійної підготовки, яка потрібна для виконання певних трудових функцій. Проте не варто плутати поняття „кваліфікація працівників” і „кваліфікація робіт”. Перше характеризується сукупністю вимог до того, хто має виконувати роботу, а друге – сукупністю набутих людиною професійних якостей. Кваліфікація працівника визначається системою факторів:

рівнем загальних і професійних знань;

стажем роботи на даній чи аналогічній посаді, що сприяє освоєнню професії. Кваліфікація присвоюється спеціальною комісією на основі всебічної перевірки знань, досвіду людини і закріплюється документально в юридичному порядку.

За рівнем кваліфікації працівників прийнято поділяти на такі групи: висококваліфіковані працівники, які закінчили ПТУ і середні спеціальні навчальні заклади з терміном навчання 2-4 роки; кваліфіковані працівники, які закінчили середнє ПТУ, технічні училища або на виробництві навчались 6–24 місяці; низькокваліфіковані працівники, які пройшли підготовку на виробництві протягом 2–5 місяців; некваліфіковані працівники, які пройшли практичне навчання або інструктаж на робочих місцях протягом кількох тижнів. Рівень кваліфікації працівника характеризує його професійну придатність, тобто визначається здатність працівника якісно виконувати свої функції як у звичайних, так і в екстремальних умовах, успішно оволодівати новими знаннями і вміннями, швидко адаптуватись до умов, що змінюються.

Рівень кваліфікації працівника, який дозволяє успішно вирішувати поставлені завдання, називається компетенцією. Розрізняють декілька видів компетенції: функціональна компетенція характеризується професійними знаннями і уміннями їх застосовувати; інтелектуальна компетенція виражається в здібностях до аналітичного мислення і комплексного підходу до виконання своїх обов'язків; ситуаційна компетенція вбачає