Найбільше значення в роботі менеджера мають адміністративні (організаційно-розпорядчі) документи та документи з особового складу.

Адміністративні документи (ОРД) діляться на три групи:

організаційні (положення, статути, правила, інструкції);

розпорядчі (накази, розпорядження, вказівки, рішення);

довідково-інформаційні (листи, доповіді і пояснювальні записки, довідки, плани, звіти, акти, договори, протоколи, оголошення).

Документи щодо особового складу: заявка, автобіографія, характеристика, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка, доручення, направлення на роботу, посвідчення про відрядження та ін.

Службові листи-найбільш масовий вид управлінських документів, що служать засобом спілкування й обміну інформацією між підприємством і приватними особами. Вони становлять до 80% вхідної і вихідної документації.

Текст службового листа присвячується одному питанню і складається, як правило, з двох частин: підстава для складання листа (мотиви, факти, обставини, вказівки вищого органу); висновки, пропозиції, прохання.

Складаються листи на спеціальних бланках для листів.

Є багато різновидів листів, що мають свої особливості і структуру.

Листи-запрошення - запрошення взяти участь у певному заході, повідомлення про термін, місце й умови участі.

Листи-пропозиції - за характером тексту і структурою близький до листа-запрошення.

Лист-повідомлення - повідомлення про факт, подію, інформацію, яка може бути корисною для адресата.

Гарантійний лист – підтверджує можливість оплатити який-небудь фактурний рахунок. Він підписується керівником і бухгалтером і це вимагає відповіді.

Лист-нагадування – нагадування про наближання термінів проведення заходу, виконання яких-небудь робіт, повернення взятих документів.

Супровідний лист направляється адресату разом із документом, що додається до нього і має роз’яснення або завдання до нього.

Лист-прохання (запит) – прохання (запит) про надання необхідних відомостей або здійснення яких-небудь дій.

Накази – видаються керівниками державних підприємств. Вони діляться на накази із загальних питань (поліпшення організації праці, правила зберігання матеріальних цінностей, порядок роботи підприємства тощо) та накази щодо особового складу (призначення, звільнення і переміщення працівників, відрядження, заохочення, стягнення та ін.).

Наказ складається з двох частин: констатуюча – підстави(причини) для наказу; розпорядча – заходи, що викладаються по пунктах із зазначенням виконавців та термінів виконання.

По бруднення і виправлення у наказах не допускаються. У випадку помилки видається новий наказ. Накази щодо особового складу ведуться окремо.

Розпорядження (вказівки) – видаються при вирішенні поточних організаційних питань, переважно інформаційно-методичного характеру або виконання наказів. Частіше всього розпорядження аидають керівники підрозділів.

Протоколи – складаються під час зборів, нарад, засідань. Текст такого питання у протоколі укладається за формою: слухали, витупили, ухвалили(вирішили). До протоколу записують також питання , які надійшли.

Акти – це документи, що складаються декількома особами для підтвердження вставлених фактів або подій.

У тексті акта зазначають підставу для його складання і перераховують посади, ініціали і прізвища осіб, що склали акт та осіб, що були присутні при цьому. Після цього викладають факти і події, роблять висновки. Складаються акти звичайно у двох екземплярах або за кількістю зацікавлених сторін.

Різновиди актів: акти перевірки, приймання-передачі справ, інвентаризація, обстеження, приймання об’єктів, списання.

Пояснювальні записки – складаються як додатки до окремих документів ( до річного звіту, акти ревізії ) для пояснення окремих фактів що є в цих документах, як пояснення яких-небудь дій або вчинків (причини порушення дисципліни, невиконання інструкцій та ін.)

Доповідні записки – повідомлення вищестоящим керівником про обставини, пов’язані з виконанням певного доручення або роботи (про хід збирання врожаю, результати обстеження посівів, підготовка худоби до зимівлі та ін.).

Залежно від цілі та змісту вони можуть бути ініціативного, інформаційного та звітного характеру.

Розписки – документи, що підтверджують факт передачі і приймання документів або матеріальних цінностей (звіти, кошти тощо). Вони можуть бути особистого або службового характеру.

Довідки – документи, що засвідчують які-небудь факти, обставини, біографічні дані, діяльність окремих осіб.

Довідки можуть видаватися на прохання працівників (про зарплату у даному підприємстві), за вимогою керівника для одержання інформації про стан справ підприємства ( про хід реалізації продукції), на запит зовнішніх організацій.

Заяви – письмові звернення працівника до адміністрації підприємства з різних питань( про прийом на роботу і звільнення, поліпшення діяльності підприємства, надання матеріальної допомоги тощо).

Заяви, в яких громадяни скаржаться на порушення своїх прав, називаються СКАРГАМИ.

Заяви можуть бути простими (без обґрунтування і додатків) і складними, у яких прохання обґрунтовується та додається перелік документів.

Характеристики – документи, у яких дається оцінка ділових і моральних якостей працівника. Вона складається з чотирьох частин:

анкетні дані (посада, прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, національність, освіта);

дані про трудову діяльність ( професія, стаж, кваліфікація, просування по службі);

відношення до справи (сумлінність, працьовитість, підвищення кваліфікації, відносини з колегами, заохочення та ін.);

висновки, де зазначається призначення характеристики.

Діловодство – це діяльність із створенням й організацією роботи з документами.

Основними елементами діловодства в організації є:

Документообіг – рух документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Він складається з ряду послідовних операцій з документами: прийом і реєстрація, резолюція керівника, виконання, контроль виконання, оформлення в справу або відправлення, зберігання, передача в архів.

Документообіг ділиться на такі три документопотоки:

потік вхідної документації;

потік вихідної документації;

потік внутрішніх документів.

Кожний документопотік характеризує визначеною спрямованістю, складом і кількістю документів, що рахуються.

Систематизація документів – розподіл усіх документів підприємства за ознаками подібності (акти, накази, контракти та ін.).

Справа – сукупність документів одного виду, що підшили в загальну папку. Товщина справи не повинна перевищувати 30-40 мм (250 аркушів). Розподіл документів по справах відповідно до номенклатури справ.

Номенклатура справ – систематизований перелік (список) справ, що заводяться в організації із