Намагайтеся встановити зворотний зв’язок. Наведемо приклади засобів встановлення зворотнього зв’язку  шляхом задавання запитань.

1. “Біл, як ви вважаєте, з чого потрібно почати, щоб усе пішло гладко?”.

2. “Боб, я  не впевнений, що охопив усі моменти, тому будь ласка розкажіть мені, які питання ви вважаєте найбільш важливими щодо з проектом, над яким ви будете працювати?”

3. Політика відкритих дверей _одну годину щоденно ви готові вислухати будь-кого з будь-якого питання. У будь-якому разі, розумно написати підлеглому записку про зміни в його роботі.   

Висновок: Процес обміну інформацією - це система із зворотнім зв’язком та шумом.

Процес комунікації в організаціях.

Керівник від 50 % до 90 % часу витрачає на комунікації. => Для успіху індивіду та організації необхідні ефективні комунікації.

-зі споживачами _реклама та інші програми просування товарів на ринок,

-у сфері відношень з громадськістю _за допомогою створення “іміджу”

-з державними організаціями _письмові звіти, використання лобі, капітальних груп.

Обговорення, збори, телефонні розмови, службові записки, відеострічки, звіти тощо, що циркулюють в організації _часто є реакцією на можливості або проблеми з боку зовнішнього середовища.

Комунікації між рівнями та підрозділами. Міжрівневі комунікації.

-керівник - підлеглий, керівник

-робоча група,

-неформальні комунікації (або  канал розповсюдження чуток).

Оскільки каналами чуток інформація передається набагато швидше, ніж формальними каналами, то керівники використовують їх для запланованої “втрати” інформації. 80-99 % чуток точні щодо інформації про фірму, але не особисту.

Типова інформація, що передається по каналах розповсюдження чуток

1. Скорочення робітників.

2. Нові стягнення за запізнення.

3. Зміни в структурі організації.

4. Пересування кадрів.

5. Детальне викладення суперечки двох керівників на останній нараді.

6. Хто кому призначає побачення після роботи.

Комунікації між підрозділами використовують для координації завдань та дій.

МІЖ ОСОБИСТІ комунікації

Перепони на шляхах обміну інформацією:

1. Сприйняття

Люди інтерпретують інформацію з подальшим її тлумаченням по-різному в залежності від:       

-досвіду; 

-кола інтересів;       

-потреб;       

- емоційного стану;       

- зовнішністю середовища;       

- соц.іальних відмінностей людей;       

-культурних відмінностей.

В атмосфері довіри та відкритості зростає  

-інформаційний потік,  

-точність інформації,  

-задоволення від контакту

2. Семантичні бар’єри

Повний словник англійської мови наводить близько 14 тис. можливих означень 500 слів (79 значень слова round).

Для ефективного обміну потрібно розуміти та використовувати точні значення слів.

Невербальні перешкоди

-обмін поглядами, вираз обличчя, посмішка, підняті брови, живий чи зупинившийся погляд;

-використання пальця, дотик, поза, реакція зіниць;

-інтонації, модуляції голосу (те, як ми кажемо, важливіше за слова, які промовляємо).

55 % повідомлень сприймається через вираз обличчя, жести, пози.

38 % через інтонацію.

7 % через слова.

Необхідно, щоб невербальні символи, що використовуються, відповідали ідеї, яку вони мають передати.

Невміння слухати

Менеджер слухає з 25 % ефективністю. Природа наділила людину двома вухами та одним язиком, тонко натякнувши, що краще більше слухати ніж говорити. Випромінюйте симпатію - готовність “влізти в шкуру”, побачити проблеми з погляду іншої людини.

Не робіть швидкі висновки. (Це зовсім не означає, що потрібно погоджуватися зі словами співрозмовника)

5. Відсутність  зворотніх зв’язків

Організаційні комунікації           

(Перепони та шляхи поліпшення)

Перепони в організаційних комунікаціях.

1. Викривлення інформації

-свідоме _не згодний з повідомленням,

-несвідоме _через міжособисті перепони в комунікаціях,

-у процесі фільтрації _страх перед покаранням,

- тенденція подавати позитивну інформацію, _

відчуття некорисності справи.

2. Перевантаження інформаційних каналів. Може подавити здібність керівника думати та діяти.

3. Незадовільна структура організації

Шляхи покращення обміну інформацією в організаціях.

1. Створення системи зворотного зв’язку (опитування робітників).

2. Регулювання інформаційних потоків (якість, кількість інформації).

3. За допомогою управлінських дій (обговорення, контроль, звіти).

4. Через системи збирання пропозицій:

-друку матеріалів інформативного характеру,

-шухляди для пропозицій,

-телефонні розмови,

-програма конфіденціального двобічного письмового зв’язку,

-створення груп робітників, які регулярно, 1 год. за тиждень збираються для обговорення та вирішення проблем у виробництві та обслуговуванні “кажи вільно”, “кружок якості”.

-застосування досягнень сучасних інформаційних технологій (електронна пошта, відеоконференції, різні типи інформаційних систем на базі ЕОМ).

5. ОСНОВНІ СПОСОБИ РОЗВ’ЯЗАННЯ КОНФЛІКТІВ В ОРГАНІЗАЦІЯХ

Конфлікт – стосунки, які викликають напружену ситуацію між 2-ма або більше особами з приводу наявності протилежних мотивів, потреб, інтересів, ідеалів, поглядів, цілей.
Першоджерелом конфлікту або умовою його виникнення вважається конфліктна ситуація - тобто, ситуація, у якій одна із складових змінює свої кількісні чи якісні значення, що призводить до загострення стосунків між конфліктуючими сторонами.
Конфліктна ситуація, що вимагає вирішення, передбачає існування кількох обов'язкових елементів:
* учасників конфлікту (дві або більше сторони, що переслідують не схожі чи прямо протилежні цілі);
* об'єкт конфлікту (конкретне явище, причина, стан справ, навколо якого розгортається суперечка);
* рушійну силу - інцидент (факт зіткнення протилежних сил).
Запобігання виникнення конфлікту – це комплекс заходів, спрямованих на недопущення його виникнення або на зниження деструктивного впливу наслідків конфлікту, який може виникнути.
Профілактика конфлікту – це вид управлінської діяльності, що полягає у своєчасному розпізнаванні, усуненні чи ослабленні конфліктогенних факторів і обмежені таким чином можливості їх виникнення чи деструктивного розв'язання у майбутньому.

Загальні правила поведінки, дотримання яких дає змогу знизити ризик виникнення і розвитку дисфункціональних конфліктів:
намагайтесь адекватно оцінити власну поведінку у конфліктній ситуації;
поглянте на ситуацію очима іншої людини;
уникайте виносити роздуми з приводу дій і висловлювань інших людей;
контролюйте свої емоції;
залучайте іншу людину до процесу обговорення спірних питань, навіть якщо ви можете взяти ініціативу на себе;
враховуйте можливість перекручування інформації при її передаванні;
пам'ятайте два правила: а) не треба хвилюватись через дрібниці; б) все у цьому житті дрібниці.

Блокування конфліктогенів

Зниження вмісту конфліктогенів у спілкуванні призводить до попередження конфліктів. Напрями блокування