Делегування повноважень в організації йде зверху вниз, і навпаки. Це, з одного боку, вимагає достатньої довіри до підлеглих, а з іншого боку, суттєво підвищує відповідальність керівника за якість персоналу

Менеджер фактично не втручається в окремі дії підлеглих, а несе відповідальність за кінцевий результат завдань, що виконуються.

Делегування повноважень може бути функціональним і федеративним. При функціональному делегуванні підлеглим передаються повноваження, які відносяться до якоїсь окремої функції, а при федеративному делегуванні в усіх галузях його діяльності.

Отже, делегування забезпечує кожному керівнику самостійно вирішувати

найбільш важливі проблеми своєї сфери діяльності й передавати повноваження на прийняття рішень іншим особам.

Раціональне делегування обов'язків і повноважень забезпечує:

швидке і своєчасне прийняття рішень

скорочення витрат часу і засобів на інформаційне забезпечення рішень

розширення можливостей більш повного прояву працівниками здібностей, залучення в управління безпосередніх виконавців;

передачу тимчасових доручень підлеглим для: виконання завдання, яке не передбачене його прямими обов'язками.

Таким чином, делегування підвищує результативність роботи підрозділу, мотивацію виконавця і керівника. Завдання слід делегувати, передбачаючи конкретні строки виконання. В обов'язки менеджера входять як визначення мети завдання, так і контроль за його виконанням.

Делегувати слід операції, що повторюються й плануються, а виконання їх може забезпечити високу якість прийняття рішень.

Делегування спрямоване на підвищення ефективності управління, тоді менеджер звертає найбільшу увагу на найважливіші завдання. Перевагу треба давати делегуванню тих питань, у яких підлеглі компетентні, а також завдань, виконання яких пов'язано зі значними витратами часу.

Мистецтво делегування полягає в умілому поєднанні специфічних методів і знань психології підлеглих, взаємної довіри.

Для здійснення успішного делегування доручень і відповідальності менеджер повинен:

Не вважати себе незамінимим і підбирати собі надійних і кваліфікованих працівників; розвивати свої власні знання і уміння, одночасно турбуватись про розвиток компетентності співробітників, навчати їх брати на себе виконання більш складних питань і відповідальність.

Вірно вибирати час видачі доручень, визначати методи виконання.

Не жалкувати часу і засобів на навчання персоналу виконанню доручень, які не входять у коло їх прямих обов'язків.

Знайомити виконавця з правилами контролю та оцінки виконання завдання.

При видачі завдання довіряти підлеглому і надавати йому визначену свободу дій і право на ініціативу.

Оцінювати результати виконаної роботи.

Заохочувати успішне виконання доручення, надавати право на помил-ку, послідовне поліпшення результатів.

При видачі і виконанні доручень підлеглим використовувати такі фори особистої участі в цьому процесі:

дотримувались виконання визначних умов;

за необхідністю допомагати виконавцю;

постійно спостерігати над ходом виконання завдання, аналізувати одержані результати з метою можливого коригування дій;

контролювати виконання робіт за встановленим графіком.

1.2 Особистий план роботи менеджера

Фактор часу — один із вирішальних у науці управління. При плануванні
використання свого робочого часу керівник організації повинен чітко визначати форми своєї участі у виконанні основних функцій всього апарату управління. Згідно з цим здійснюється розподіл праці між керівником і апаратом управління.

Загальний фонд робочого часу працівників апарату управління складається із витрат на виконання корисної роботи, непродуктивної роботи, але необхідної (підготовка, пересування тощо), а також втрат робочого часу (чекання у приймальних вищого керівництва, чекання транспорту тощо).

Корисний час — це час, використаний на різні роботи, склад яких залежить від сфери діяльності і рівня керівника. У результаті досліджень одержано дані про витрати часу за 24 показниками, що характеризують види діяльності керівників і менеджерів торговельних фірм.

Менеджер здійснює безпосередній вплив на підлеглих. Він контролює, бере участь у реалізації всіх функцій управління. Ця участь може бути прямою або непрямою, повною або частковою.

Пряму і повну участь менеджер здійснює при реалізації функцій загального керівництва. Він розробляє головні напрями і стратегію діяльності підприємства, регулює і координує роботу усіх основних служб і підрозділів, визначає мету функціонування і перспективи розвитку персоналу, узгоджує дії між ними, забезпечує зв'язки з зовнішнім середовищем.

Непряму та часткову участь менеджер здійснює при реалізації усіх інших функцій управління: технологічному керівництві, оперативному регулюванні виробничих процесів тощо. Виконання цих функцій здійснюють лінійні та функціональні менеджери організації. Тут керівник тільки затверджує або схвалює розроблені спеціалістами проекти рішень, заходи; заслуховує звіти відповідних служб; здійснює огляд виробничих ланок; підбір і, розстановку персоналу;особистий контроль за роботою підлеглих.

Апарат управління буде ефективніше працювати у тих організаціях, де ке-рівник вважає своїм першочерговим завданням створення найбільш сприятливих умов для самостійної роботи усіх служб управління.

За сучасних умов ринкових відносин у роботі менеджерів зростають витрати часу на координування і об'єднання зусиль різних підрозділів і служб у єдину систему управління організації.

Чим вище рівень менеджера, тим більшу вагу займає функція загального керівництва.

Важливою умовою раціонального використання робочого часу менеджера є планування особистої роботи.

У особистому плані роботи менеджер визначає:

завдання, що стоять перед організацією;

питання, які потребують вирішення;

посадові особи, які готують необхідні інформаційні матеріали;

строки виконання визначених питань.

Окремо формулюється зміст завдань, які буде вирішувати менеджер осо-бисто, порядок виконання, координація зусиль і система контролю.

Складання такого плану не викликає труднощів. Головне полягає у правильному виборі форми своєї участі у вирішенні завдань, організації взаємодії окремих виконавців і взаємозв'язків з іншими організаціями зовнішнього середовища.

План повинен чітко визначати час роботи з документами, приймання відвідувачів, перебування у структурних підрозділах, участь у зборах акціонерів і трудового колективу, проведення нарад з підлеглими тощо. Розробка такого плану створює нормальний ритм роботи апарата управління забезпечує черговість виконання завдань, дає можливість виділити час для творчої роботи, інноваційної діяльності, підвищення своєї кваліфікації. Тут менеджер компетентно і завчасно може займатись постановкою і рішенням стратегічних питань, продуктивно працювати.

Якщо у менеджера немає особистого плану роботи, то в колективі організації