Формальні комунікації відображають зв'язки, необхідні для виконання функцій і повноважень, зв'язки, визначувані характером і системою розподілу функцій. Такі комунікації зазвичай бувають у вигляді письмового повідомлення.

Обмін письмовою інформацією здійснюється в рамках фірми шляхом видання і поширення різного роду документів наказів, інструкцій, службових записок і т. п. Письмові комунікації у даній установі функціонують у формі звітів та записів. Бухгалтерія відповідно веде свої фінансові звіти, торгові представники кожної п’ятниці подають звіти про результати роботи.

До складання документів на фірмі підходять вельми ретельно, і насамперед з точки зору їх мети. У якості такого виступають: інформування співробітників, надання на них необхідного управлінського впливу, інструктаж в зв'язку із здійсненням тієї або іншої роботи, контроль за її результатами, звіт про зробленого за певний період, повідомлення про які-небудь події і т.п.

Відповідно до мети створення документи тут є розпорядчі (накази, вказівки, службові листи та записки); організаційні (положення, статут, інструкція, протокол); інформаційно-довідкові (довідки, доповідна або пояснювальна записка, акт, , телеграма, - телефонограма, факсограма,); особисті (автобіографія, заява, довіреність).

Іншою вимогою до документа є чітке визначення його змісту і об'єму. Об'єм документа звичайно пов'язаний з характером і інтерпретацією відомостей, що містяться в йому. На підприємстві сюди відносять відібрані і класифіковані за тим або іншим принципом факти; обґрунтовані думки; висновки і рекомендації, що спонукають людей до необхідних дій.

Вся інформація, що є в документі звичайно не включається, бо він не повинен бути дуже великим; при необхідності вона відбивається в додатку або запитується додатково. Самі питання освітлюються в тексті в порядку убування відносної важливості, а малозначні не включаються зовсім. У той же час документи складаються досить повними і містять всю основну інформацію, необхідну для розуміння суті проблеми. Спірних питань в документах звичайно стараються тут не зачіпати, або в крайньому випадку давати їх, як і роз'яснення в додатку

Ще одна вимога до документа, яку ставить ПП «Час-Н» - визначеність відносно одержувача, тобто адресата. Формуючи його працівники стараються уявляти собі, яку інформацію має в своєму розпорядженні адресат з питань, що містяться в документі і яке відношення до них і до відправника (згода, довір'я, підтримка, байдужість, сумнів, упередження, опір і . Все це дозволяє правильно відібрати інформацію, що включається в документ, і відповідним образом розставити акценти в ній, а також сформулювати пропорційні можливостям одержувача задачі.

Зміст документа викладається зрозумілою, лаконічною мовою, що виключає подвійне тлумачення його значення, по певній схемі. У заголовку і перших фразах розкривається суть проблеми; далі формулюються причини появи документа, робляться висновки і рекомендації. Нарешті, на закінчення приводяться необхідні обґрунтування її рішення.

Розміщення на першому місці в тексті документа самої важливої інформації дозволяє зацікавити адресата, отримати у нього необхідну підтримку, так і взагалі допомогти йому відразу ж ухвалити рішення про те, як з даним документом поступити: підтримати чи ні; займатися їм або відправити в архів; працювати над ним самостійно або передати іншим (підлеглим, колегам з інших підрозділів по приналежності).

Інформація, що вміщується в документі, складається з окремих елементів, званих реквізитами.

Працівники ПП «Час-Н» виділяють наступні переваги письмової комунікації:

- письмова інформація є незмінною впродовж тривалого часу,є такою що може зберігатися;

- письмова інформація є відчутною (на дотик), помітною;
- письмова інформація піддається перевірці;

- письмова інформація , як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною.

Письмові повідомлення мають і недоліки. Люди можуть бути уважними і точними при складанні повідомлень, але вони цього часто не роблять. Погано написані повідомлення роблять кінцеве повідомлення і дорогим і плутаним.

Письмові комунікації мають одну функцію - збереження документів в юридичних цілях.

Отже, комунікаційний процес в компанії «Час-Н» відбувається із врахуванням елементів, властивим даній компанії. Тобто тут він здійснюється в декілька етапів:

зародження ідеї;

кодування інформації і вибір каналу передавання;

- розшифрування символів відправника мовою отримувача – декодування.

- відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями – здійснення зворотного зв’язку, який являє собою інформацію, яка містить певну реакцію на поведінку партнерів по спілкуванню. Мета зворотного зв'язку полягає в наданні допомоги іншим людям в усвідомленні того, як ми сприймаємо їх вчинки, як вони впливають на нашу поведінку.

2.3. Дослідження впливу інформаційних систем на результативність комунікаційного процесу підприємства

Застосування сучасних технологій націлене на впровадження "безпаперових" методів роботи. Існує розхожа думка, що керівники проводять велику частину робочого часу на ділових зустрічах і в телефонних переговорах. З розвитком сучасної технології і її впровадженням в роботу офісу ми не тільки зберігаємо інформацію в електронній або цифровій формі, але і зберігаємо паперові копії. Таким чином, кількість інформації, що зберігається, подвоюється, металева шафа з масивними теками на колишньому місці! Епоха "безпаперової" роботи ще попереду. Опір людей впровадженню 100-процентного електронного офісного середовища продовжується. Дійсно, збереження всієї інформації на жорсткому диску не позбавляє вас від паперів, що поступають. Технологія поки що не досягла того рівня, яке нам хотілося б. Ми вважаємо, що знаємо, чого хочемо, але технологія поки що не може повністю задовольнити наші потреби. Позитивна сторона інформаційної технології.

Як зазначають працівники підприємства інформаційна технологія дозволяє досягти наступних цілей:

1. Скоротити час отримання інформації (тобто звести до мінімуму затримки в отриманні інформації із-за її можливої недоступності, через пошту, через відправлення інформації за неправильною адресою або просто унаслідок вихідного дня на фірмі).

2. Ліквідовувати зайву роботу, що повторюється (непотрібні завдання типу передруку і нудне сортування і пошук