3. Оптимізувати використання людських ресурсів (для завдань, що вимагають міркування, ініціативи, оцінки).[ 24].

Технічні засоби механізації операцій та процедур управління в компанії поділяються на:

засоби виготовлення документів (засоби комп’ютеризованого набору, диктофони);

засоби копіювання та розмноження документів (копіювальна техніка, комп’ютерні засоби оброблення та зберігання інформації);

засоби оброблення інформації (комп’ютерні системи та спеціалізовані АСУ);

засоби зберігання, групування і пошуку документів (стелажі, каталоги, бази даних);

засоби обчислюваної техніки (механічні та електронні обчислювані машини)[ 24].

Інформаційна система - організаційно впорядкована сукупність інформаційних ресурсів, інформаційних технологій і засобів забезпечення інформаційних процесів. Процеси в інформаційній системі приводять інформацію, яку вводять при ухваленні рішень . В процесі введення інформації збираються і фіксуються всі неперевірені дані всередині цієї організації або в зовнішньому середовищі. В процесі обробки цей матеріал перетворюється в більш значущу форму.

Відділи ПП „Час-Н” обладнано сучасними комп’ютерами, на базі процесорів з тактовою частотою не нижче 1,7ГГц. Загальна кількість комп’ютерів – 9 штук. Всі вони об’єднані в локальну мережу, що має вихід через спільний шлюз маршрутизатор до мережі Інтернет. Пропускна спроможність зовнішнього каналу мережі Інтернет складає 128 Кбіт/с. Крім того, підприємство обладнано двома лазерними принтерами та одним струменевим, сканером, копіювальним апаратом формату А3,А4. Кожне робоче місце телефонізовано, телефони об’єднані внутрішньою міні АТС. Також у відділах збуту та бухгалтерії наявні факси.

На підприємстві можна виділити кілька інформаційних систем, що забезпечують працівників необхідною інформацією. В більшості інформаційне забезпечення здійснюється за допомогою мережі Інтернет та електронної пошти оскільки майже кожне робоче місце автоматизоване, і відповідно підключене до мережі Інтернет. Дякуючи цьому працівники завжди мають змогу отримувати і ознайомлюватися з найновішою інформацією необхідною для здійснення їхньої діяльності. Отримані за допомогою мережі Інтернет документи передаються на опрацювання безпосередньо працівникам.

Для забезпечення ефективної бухгалтерської діяльності, а також в інформаційному відділі використовується інформаційна система „1С: Бухгалтерія 7,7”. Ця програма дозволяє повністю автоматизувати бухгалтерський та податковий облік, оскільки програма дозволяє здійснювати облік банківських та касових операцій; розрахунки з підзвітними особами; облік необоротних активів; нарахування та виплата заробітної плати; розрахунки з бюджетом; облік балансової вартості основних засобів; ведення, зберігання та друк первинних документів, таких як, платіжні доручення, прибуткові та видаткові ордери, накладні, податкові накладні, авансові звіти, інші документи. Треба завважити, що за допомогою даної інформаційної системи можна отримати досить гнучкі можливості обліку, та формувати і друкувати різноманітні звіти, тобто це можуть бути звіти за будь-який інтервал часу, які можна деталізувати до рівня проводок, можна отримати синтетичний облік – оборотно-сольдову відомість, аналіз рахунку, головну книгу, зведені проводки, аналітичний облік – оборотно-сальдову відомість по рахунках, картки рахунків, обороти між субконто. Система також передбачає бухгалтерську, статистичну, податкову звітність та інші різноманітні звіти.

Як елемент інформаційних систем на підприємстві встановлена офісна автоматична система, яка має на меті підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників через удосконалення документообігу і передавальних процесів. Це: селекторне передавання інформації, електронний календар.

Інтернет та його системи відіграють найважливішу роль в організації. Він використовується для:

- зв’язків між офісами;

- надсилання заявок;

- безпосередньої роботи із сервером.

У своїй щоденній роботі торгові представники фірми використовують КПК – кишеньковий персональний комп’ютер. Він і служить засобом передачі інформації на сервер. Він з’єднаний через Bluetooth із мобільним телефоном (телефон служить як модем), далі телефон дзвонить на сервер і передає дані. Даний КПК має також систему GPS яка дозволяє знайти торгового представника в будь-якій точці міста. В ньому є програми:

- Microsoft Excel;

- Microsoft Word;

- Windows Mobile 2005.

Завдяки цьому комп’ютеру можна зробити заявку на товар, внести залишок і одразу відправити на сервер операторам для опрацювання даних.

2.4. Вдосконалення комунікаційного процесу на ПП «Час-Н»

Як уже зазначалося вище на ПП»Час-Н» функціонують, як формальні так і неформальні, усні та письмові комунікації. Проаналізувавши всі види комунікацій на підприємстві ми визначили , що письмові комунікації даного підприємства ще потребують вдосконалення. Адже вони є рушійною силою при прийнятті важливих рішень. На фірмі можна виділити вхідну документацію, що надходить з головного офісу ТзОВ «ТД «Західна молочна група» та клієнтів підприємства «Час-Н», а також вихідну, що включає документи, які розсилає підприємство у відділи постачання своїх клієнтів, а також головній фірмі – виробнику із центральним офісом у місті Луцьку. На даному приватному підприємстві, ступінь використання документів однократний, що виступає позитивним моментом для раціоналізації документообігу. Це пояснюється наявністю меншої кількості рівнів управління, високою відповідальністю за виконувану роботу. На відміну від великих підприємств, з кількістю працівників понад 100 чоловік, де спостерігається дублювання документів, що вимагає від таких підприємств приділення значної уваги вдосконаленню проходження інформації через один-два канали.

Велику перевагу на даному підприємстві мають комунікації за формою фіксації: ділові листи, розпорядження, інструкції, протоколи, накази службові листи та записки. Саме ці розпорядчі та інформаційно-довідкові документи складають основу доекументного забезпечення підприємства. Адже кожного дня з центрального офісу приходить приблизно один-два накази, від трьох до п’яти службових листів та записок, а також приблизно до десяти факсограм. На фірмі встановлено добрий зворотній зв'язок, який дозволяє відіслати відгук на отримані документи. Ми виділили переваги даного виду комунікацій:

- вони дають можливість більш широко розповсюджувати інформацію;

- зменшувати її перекручення;

- ліквідувати суперечності в ній.

Проте існують і певні недоліки, а саме:

несвоєчасне оновлення програмного забезпечення, що тягне за собою неможливість, час від часу, встановлення зворотного зв’язку;

лавинний потік інформації, який іноді ускладнює роботу працівників відділів із вхідними документами.

Тому,